Виды информационно-справочных документов. Их назначение и правила оформления

   Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности: во-первых, иначе оформляется адресная часть; во-вторых, номер факса, сведения о  получателе и отправителе, дата отправления  и количество страниц составляют единый блок; в-третьих, указывается вид документа — « Fax - message ».

   Электронный документ - документ, передаваемый посредством электронной связи. Он должен содержать следующие реквизиты: наименование организации, регистрационный номер, дату, заголовок, текст, фамилию и имя лица, подписавшего документ. При наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, для придания документу юридической силы может быть использована электронная цифровая подпись.

   2.5 Жалоба

   Жалоба - документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц. Жалоба не имеет строго регламентированной формы. От автора требуется последовательное перечисление и описание фактов, событий, а также их документальное подтверждение. Документы оформляются в качестве приложений. Жалобы составляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора.

   2.6 Претензия

   Претензия — составляемый при нарушении  договорных обязательств документ, целью  которого является требование о возмещении убытков со стороны, нарушившей эти обязательства. Претензии могут быть предъявлены как юридическими, так и физическими лицами в отношении качества товара, нарушения условий договора, объемов и сроков поставки. При составлении претензии нужно опираться на конкретную доказательную базу, т. е. ссылаться на определенные документы, которые оформляются как приложения. Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

   Ответом на претензию может быть:

• принятие претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
• удовлетворение претензии полностью или частично с указанием номера платежного поручения при оплате и даты;
• отклонение претензии полностью или частично.

   Ответ на претензию должен быть также документально подтвержден (документы оформляются как приложение).

   2.7 Записка

   Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть подана как по инициативе работника, так и по инициативе руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

   Текст докладной записки делится на две части:

• описание сложившейся ситуации (констатирующая часть);
• выводы, предложения, просьбы.

   Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию). Докладная записка обычно оформляется на простом листе бумаги формата А4 и содержит следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату и регистрационный номер; место составления; должность и фамилию адресата, подпись составителя. Заголовок этого документа, как правило, начинается с предлога «о» («об»). Если записка адресована руководству учреждения, то достаточно подписи составителя, а если она направляется в вышестоящие инстанции, то необходима подпись руководителя учреждения-отправителя.

   Объяснительная записка — документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

   Объяснительная  записка адресуется конкретному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

   Можно выделить две группы объяснительных записок:

• документы, сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;
• документы, составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников.

   Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для составления документа, во второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

   Объяснительную  записку подписывает составитель.

   Служебная записка — документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения.

   Служебная записка оформляется на листе  формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная и объяснительная записки.

   Текст такого документа состоит из двух частей:

• обоснование;
• предложение, просьба, заявка.

   Служебную записку подписывает составитель  или руководитель подразделения.

   2.8 Справка

   Справка — документ, содержащий описание и  подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т. д.

   Справки бывают двух видов:

• содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;
• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов. Такие справки оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров).

   Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю — на стандартном листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка.

   Текст справки состоит из двух частей:

• в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;
• во второй - приводятся конкретные данные.

   Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

   Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную  информацию, или разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами.

   Выводы  и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

   В справке  фиксируют сведения определенного  периода времени. Датой справки является дата её подписания.

   Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, а второй - подшивается в дело.

   Формуляр  справки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись; печать. 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

   Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а  сообщают сведения, побуждающие принимать  определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Основные виды информационно-справочных документов: протокол, акт, письма, телеграмма, телефонограмма, факс, электронный документ, жалоба, претензия, записка: докладная, объяснительная, служебная).

   Оформление  различных информационно-справочных документов имеет много общего. Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в  органы власти, в вышестоящие инстанции  и др.), готовят исполнители по заданию руководителя. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители организации (или их заместители). Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены в ГОСТ Р 6.30-97 и являются едиными для всех документов.

   В ходе выполнения данной работы были получены знания о видах информационно-справочных документов, их назначении и правильности оформления. Полученные знания   позволят правильно оформлять документы при работе на предприятии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 

1. Андреева  В.И., Делопроизводство: Практическое пособие- 8-е изд. – М.:ЗАО "Бизнес школа "Интел-Синтез"2004 год, 129 с.
2. Лопатникова Е.А., Делопроизводство: Образцы документов с комментариями. – М.: Омега-Л, 2005. – 288 с
3. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М,2003, 304 с.