Правила оформления организационных документов, актов, протоколов, договоров

Правила оформления организационных  документов, актов, протоколов, договоров0

Актом называется документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события, действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи и  списывания ТМЦ, прием работ и  т.п. Акт оформляется на общем  бланке с угловым расположением  реквизитов. Название документа (вид) печатается с начала строки с двойной разрядкой: АКТ. Состав реквизитов аналогичен письму. Акт в необходимых случаях  включает в себя реквизит 17 (гриф утверждения). Текст состоит из двух частей –  вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом.

 

Требования к оформлению протокола. Протокол – документ, в котором  фиксируется последовательность и  содержание обсуждения коллегиальным  органом (совещанием, конференцией, советом  и т.п.) поставленных вопросов и принятых решений. Важность протокола как  документа определяется тем, что  это основной способ выработки решений  на всех уровнях коллективного управления. Протоколы бывают:

 

1)  развернутыми (полными), которые содержат не только суть, но и характер обсуждения;

 

2)  краткими – без приведения обсуждения.

 

В состав реквизитов протокола входят:

 

1.  Наименование документа (ПРОТОКОЛ).

 

2.  Дата заседания.

 

3.  Коллективный орган.

 

4.  Номер протокола.

 

5.  Место заседания.

 

6.  Гриф утверждения (если  он утверждается).

 

7.  Заголовок.

 

8.  Текст.

 

9.  Подписи: председатель и  секретарь.

 

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.

 

Основная часть строится в такой  последовательности: Слушали – Выступили  – Постановили (Решили). Все реквизиты  и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов слушали-выступили-постановили, печатают от начала строки.

 

Схематически пример протокола  выглядит так:

 

Протокол

 

00.00.00. №00

 

Место составления

 

Форма заседания

 

Председатель И.О.Фамилия

 

Секретарь И.О.Фамилия

 

Присутствовали 00 человек (указываются  Ф.И.О или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом)

 

Повестка дня:

 

1.  Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности,  Ф.И.О в родительном падеже).

 

2.  Второй вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности,  Ф.И.О в родительном падеже).

 

1. Слушали:

 

И.О.Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое  изложение содержания выступления (от первого лица).

 

И.О.Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в  скобках может быть приведена  должность выступающего).

 

Постановили:

 

1.1. Излагается формулировка постановления  по первому вопросу – указывается  действие в неопределенной форме  (поручить, организовать и т.п.), исполнитель  (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

 

1.2. Аналогично оформляется п.2 по  первому вопросу.

 

2. Слушали:

 

Оформление второго вопроса  повестки дня строится аналогично первому.

 

Председатель (личная подпись) И.О.Фамилия

 

Секретарь (личная подпись) И.О.Фамилия

 

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

 

Требования к оформлению договора (контракта). Договор – это документально  оформленное соглашение двух и более  сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее  права, обязанности и ответственность  договаривающихся сторон.

 

Договор может заключаться как  между юридическими, так и юридическими и физическими лицами. Разновидностями  договора являются договор купли-продажи, договор аренды, договор поставки, трудовое соглашение и т.д.

 

Договор включает три группы реквизитов:

 

1.  Реквизит углового штампа.

 

2.  Текстовая группа реквизитов.

 

3.  Заключительная часть реквизитов.

 

Реквизиты углового штампа (продольного) включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок  к тексту.

 

Текстовая группа реквизитов состоит  из вводной части, в которой указываются  договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих  договор, их полномочия; и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и  т.п.

 

Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. При наличии печати ставится печать (если хотя бы одна из сторон –  юридическое лицо).

 

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется  разрабатывать специальные трафаретные  бланки.

 

 

 

 

Организационные документы : устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

 

Деятельность учреждений фиксируется  в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия  издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных  документов.

 

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности  и ответственность руководства  и специалистов предприятия.

 

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с  другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере  государственной или хозяйственной  деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия  можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

общие положения;

организационное единство;

регламент деятельности;

финансово - материальная база;

отчетная и ревизионная деятельность;

порядок ликвидации и ответственность  по делам организации.

 

Общие уставы утверждаются высшими  органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают  и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий  утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

наименование министерства или  ведомства;

название организации;

название вида документа;

дата, номер;

место издания;

гриф утверждения;

текст;

подпись руководителя.

 

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место  занимают должностные инструкции. Должностная  инструкция - организационный документ длительного или постоянного  срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны  деятельности должностных лиц.

 

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и  должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается  начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и  утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной  инструкции:

общие положения;

должностные обязанности;

права;

ответственность.

 

В первом разделе указываются область  деятельности специалиста; порядок  его назначения на должность и  освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе  перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем  разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для  выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность  специалист.

 

Реквизиты формуляра должностной  инструкции:

наименование министерства или  ведомства;

наименование организации;

наименование вида документа;

дата, номер;

место издания;

заголовок в именительном падеже;

гриф утверждения;

текст;

подпись автора;

визы.

 

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия  определяется положением о нем. Положение  – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию  работы предприятия в целом или  его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и  типовые. Индивидуальные – это положения  о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

 

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий  руководитель, которому подчиняется  данное подразделение, и разработчик.

 

Проект положения согласовывается  с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они  излагаются на втором экземпляре или  на отдельном листе, приложенном  ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение  руководителю предприятия. Положение  об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения  документа, если в тексте не указана  другая дата.

 

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

общие положения;

основные задачи;

функции;

права;

организация работы.

 

Формуляр - образец положения состоит  из реквизитов:

наименование ведомства,

название организации,

наименование структурного подразделения,

гриф утверждения,

наименование вида документа - положение,

дата, номер,

место издания (город),

заголовок,

текст,

подписи,

гриф согласования,

визы.

 

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда  заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных  окладов, надбавках и месячном фонде  заработной платы.

 

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

 

В соответствии с уставом предприятия  разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. Структура и штатная  численность - организационный документ, в котором указываются все  структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности  и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается  заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную  численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

 

Правила внутреннего трудового  распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие  вопросы:

организация работы предприятия;

взаимные обязанности работников и администрации;

предоставление отпусков;

командирование сотрудников;

внутриобъектный режим.