Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Декабря 2014 в 14:50, контрольная работа
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
- «Государственный герб Республики Беларусь».
Его изображение помещается на бланках документов в центре верхнего поля, а также на угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.
Оформление реквизитов документа 3
Оформление бланка документа 12
Оформление отдельных видов документов 16
Приказ 16
Указание 18
Протокол 20
Акт 24
Докладная записка 28
Содержание
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
- «Государственный герб Республики Беларусь».
Его изображение помещается на бланках документов в центре верхнего поля, а также на угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.
- «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь, если же изображения Государственного герба Республики Беларусь на бланке отсутствует, то эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка.
- «Код документа» проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.
- «Наименование вышестоящей организации».
При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.
- «Наименование организации» обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.
- «Наименование структурного подразделения» указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.
- «Почтовый адрес отправителя» оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
- «Коммуникационные и коммерческие данные».
Коммуникационные данные включают номер телефона, факса и так далее и помещаются ниже почтового адреса отправителя.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.
- «Название вида документа» определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации. На письмах название вида документа не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.
- «Дата документа» оформляется цифровым способом, а в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.
Датой документа является дата его подписания или события, зафиксированного в документе, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения.
Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.
- «Регистрационный индекс» документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел или другими условными обозначениями.
- «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
- «Место составления или издания» располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
- «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа.
- «Адресат».
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели.
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
- «Гриф утверждения».
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.
- «Резолюция» - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. На документе должно быть не более одной резолюции.
Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.
Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, и невозможности ее размещении в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.
- «Заголовок к тексту».
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
- «Отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
- «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке указывается только количество листов и экземпляров.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров.
Если к документу прилагается документ с приложением, то в отметке указывается общее количество листов приложений.
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа.
- «Подпись».
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу полностью оформленным, проверенным, согласованным вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
Реквизит "Подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.
При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
- «Гриф приложения» располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.
- «Гриф согласования».
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается, собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.
Информация о работе Деловая документация. Правила оформления