Деловая документация. Правила оформления

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: лист согласования прилагается.

- «Визы».

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

- «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение. Печати организаций подразделяются на гербовые и простые.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

- «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа.

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, инициалами составителя, датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

- «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом организации.

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Организация может заверять копии тех документов, которые созданы в самой организации, документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

- «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

- «Отметка о поступлении» проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса поступления документа.

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

 

2. Оформление бланка документа

 

Единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении устанавливает СТБ 6.38-2004.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Организации независимо от формы собственности разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, а также уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять - семь строк текста.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.

Для изготовления бланков организации типографским способом необходимо составить макет бланка в масштабе 1:1. На чертеже должны быть проставлены:

размеры бумаги для бланка формата А4 (210 x 297 мм) и (или) А5 (148 x 210 мм);

размеры полей;

площади каждого реквизита.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов).

При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе - каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе - начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов - общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Название вида документа".

Государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее - гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

 

3. Оформление отдельных видов документов

 

1. Особенности оформления приказов

 

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Приказ обязательно должен иметь заголовок, который печатается сначала строки, без отступов, без кавычек и подчеркиваний, таким же шрифтом, что и текст. Точка в конце заголовка не ставится.

Как правило, текст документа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания документа. Текст констатирующей части документа начинается, как правило, со слов: с целью, для, в связи. Пример:

В связи с увеличением объемов заказов по проектированию и разработке радиоизотопной продукции

Если основанием для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т. е. указываются вид документа, дата, номер и заголовок. Начинается со слов: на основании, в соответствии, во исполнение. Пример:

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 17.07.2006 г. № 460 «О мерах государственного регулирования ввоза и вывоза специфических товаров (работ, услуг»

Констатирующая часть в распорядительных документах может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом – ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительное слово печатается прописными буквами от  границы левого поля, без кавычек и пробелов.