Деловая документация. Правила оформления

Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства и поручений вышестоящих органов, злоупотреблять применением обращения не стоит.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

Однако до настоящего времени выставленные архивом счета по погашению указанной задолженности не оплачены, в результате чего решение КРУ Министерства финансов Республики Беларусь по г.Минску остается не исполненным (основная часть).

Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

Достаточно часто вместе с письмом адресату направляются другие документы, связанные с содержанием этого письма, а также разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Все они имеют обобщенное название - «приложение». В некоторых случаях приложение разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы, изложенные в письме. В этом случае письмо является основным документом, направляемым адресату. С другой стороны, основным документом может быть приложение, а письмо лишь разъясняет, с какой целью он направляется адресату (эту функцию выполняет так называемое сопроводительное письмо). В любом случае при наличии приложения в письме об этом делается специальная отметка («Отметка о наличии приложения»).

Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. «Подпись» является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Подписанное письмо регистрируется службой ДОУ: сведения о письме заносятся в регистрационно-учетные формы (журнал или регистрационно-контрольную карточку), а на самом документе проставляется регистрационный индекс. Дата, проставляемая на письме, должна совпадать с датой подписания и проставляется лицом, подписавшим документ. Регистрационные данные переносятся на отпуск, после чего 1-й экземпляр письма отправляется адресату, а его заверенная копия подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

 

4. Приложение 1

СОВМЕСТНОЕ БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКОЕ

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ИЗОТОПНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

 

ПРИКАЗ

03.02.2014 №  14/ОД

г.Минск

 

О внеплановой инвентаризации кассы

 

В связи с проведением инвентаризации кассы, согласно Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012) «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Для проведения инвентаризации кассы с полным пересчетом наличных денег и других ценностей, создать постоянную комиссию в составе:

Председатель комиссии – Цапелик Г.З., зам. директора по коммерческим вопросам;

Члены комиссии: 1. Талай А.П., главный инженер;

2. Пархута Т.Н., зам. главного бухгалтера.

2. Приказ № 50/ОД от 12.01.2007 считать утратившим силу.
3. Контроль над исполнением приказа возложить на заместителя директора по коммерческим вопросам Цапелик Г.З.

 

Директор Подпись Б.Ю.Бушуев

 

Заместитель директора по

коммерческим вопросам

Подпись Г.З.Цапелик

03.02.2014

 

Главный бухгалтер

Подпись З.А.Патоцкая

03.02.2014

 

С приказом ознакомлены:  Подпись А.П.Талай

03.02.2014

 

Подпись Т.Н.Пархута

03.02.2014

 

5. Приложение 2

 

СОВМЕСТНОЕ БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКОЕ

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ИЗОТОПНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

 

УКАЗАНИЕ

03.12.2013       № 96

г.Минск

 

О составлении графика

отпусков на 2013 год

 

В целях составления графика отпусков на 2014 год

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки работников с указанием предполагаемых сроков трудовых отпусков в 2014 году.

Срок представления - 10.12.2013.

2. Отдел кадров составить сводный график отпусков работников СЗАО «Изотопные технологии» на 2014 год и представить его на утверждение дирекции.

Срок представления - 22.12.2013.

3. Контроль над исполнением указания возложить на заместителя директора Семенова С.М.

 

Директор Подпись Б.Ю.Бушуев

 

Главный инженер

Подпись А.П.Талай

03.12.2013

 

Заместитель директора

Подпись С.М.Семенова

03.12.2013

 

Главный бухгалтер

Подпись З.А.Патоцкая

03.12.2013

 

Начальник отдела кадров

Подпись С.Г.Овчарова

03.12.2013

 

6. Приложение 3

 

СЗАО «Изотопные технологии»

ПРОТОКОЛ

17.10.2014 № 4

г.Минск

 

заседания наблюдательного

совета

 

Общее число членов наблюдательного совета - 4.

Председатель наблюдательного совета - Князькин И.А.

Секретарь наблюдательного совета - Кузнецов Р.А.

Присутствовали на заседании члены наблюдательного совета:

1. Куртиков Е.И.- член наблюдательного совета

2. Бабичев Л.Ф. - член наблюдательного совета

 

Приглашены: Бушуев Б.Ю., Цапелик Г.З.

 

Повестка дня:

О созыве внеочередного общего собрания акционеров Общества.

 

Слушали:

Князькина Игоря Александровича, который информировал о необходимости созыва внеочередного общего собрания акционеров СЗАО «Изотопные технологии».

 

Решили:

1. Созвать внеочередное  общее собрание акционеров Общества 28 октября 2014 года в 9 часов 10 минут по адресу: г.Минск ул.Академика Красина, 99, корп. РХЛ.

2. Утвердить следующую повестку дня внеочередного общего собрания акционеров:

№ п/п	Формулировка вопроса повестки дня
1	О рассмотрении и принятии Отчета директора СЗАО «Изотопные технологии» за III квартал 2014 года

 

 

Председатель Подпись И.А. Князькин

 

Секретарь Подпись Р.А.Кузнецов

 

7. Приложение 4

 

Совместной белорусско-российское закрытое акционерное общество «Изотопные технологии» АКТ 08.11.2014 № 7 г.Минск

УТВЕРЖДАЮ Директор СЗАО Подпись Б.Ю.Бушуев 03.06.2013

 

 

Списания имущества

 

 

Основание: приказ директора СЗАО «Изотопные технологии» от 05.10.2014 № 58/ОД «О проведении инвентаризации имущества»

Составлен комиссией:

Председатель – Цапелик Г.З., зам. директора по коммерческим вопросам.

Члены комиссии: 1. Патоцкая З.А., главный бухгалтер;

2. Левый А.А., начальник административно-хозяйствен-ного отдела;

3. Полещук Г.И., заведующая складом.

В период с 06.10.2014 по 07.10.2014 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.

 

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в дело  № 7-13;

2-й экземпляр - в административно-хозяйственный  отдел;

3-й экземпляр - в бухгалтерию.

 

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 5 л. в 1 экз.

 

 

Председатель комиссии Подпись Г.З.Цапелик

 

Члены комиссии: Подпись З.А.Патоцкая

 

Подпись А.А.Левый

 

Подпись Г.И.Полещук

 

8. Приложение 5

 

Коммерческий отдел   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА	Директору СЗАО «Изотопные технологии» Бушуеву Б.Ю.
20.06.2014 № 19 г.Минск       О премировании	Овчаровой С.Г. Подготовить приказ о премировании Миськовой К.В. и Козыро Е.И. Подпись Б.Ю.Бушуев 20.06.2014

 

14-19 июня 2014 г. в г. Минске прошел конгресс Европейской ассоциации ядерной медицины и посещения выставки в рамках конгресса, организованный нашей организацией. В подготовке и проведении конгресса активное участие приняли специалист по ВЭС коммерческого отдела Миськова К.В. и специалист коммерческого отдела Козыро Е.И. Ими подготовлена программа проведения конгресс, проведено редактирование текстов докладов и выступлений участников конгресса.

За активное участие в подготовке и проведении указанного конгресса считаю необходимым поощрить специалиста по ВЭС коммерческого отдела Миськову К.В. и специалиста коммерческого отдела Козыро Е.И.

 

 

Начальник коммерческого отдела Подпись З.Д.Шестак

 

9. Приложение 6

 

СУМЕСНАЕ БЕЛАРУСКА- РАСІЙСКАЕ ЗАКРЫТАЕ АКЦЫЯНЕРНАЕ ТАВАРЫСТВА «ІЗАТОПНЫЯ ТЭХНАЛОГІІ» (СЗАТ «Ізатопныя тэхналогіі»)   вул. акад.Красіна, 99, корп. РХЛ 220109, г. Мінск, а/я 102  тэл. 391 14 91, факс 391 14 89 р/р 3012005036008 у ААТ "Банк БелВЭБ"   у г. Мінску, УНП – 101553117, ОКПО – 37525631

СОВМЕСТНОЕ БЕЛОРУССКО- РОССИЙСКОЕ ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИЗОТОПНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ» (СЗАО «Изотопные  технологии»)   ул. акад.Красина, 99, корп. РХЛ 220109, г. Минск, а/я 102  тел. 319 14 91, факс 391 14 89 р/с 3012005036008 в ОАО "Банк БелВЭБ"   в г. Минске, УНП – 101553117, ОКПО – 37525631

07 ноября 2013 г. №  01-13/778

На №__________от__________

 

 

 

При осмотре физического состояния корп. РХЛ после эксплуатации его в осенне-зимний период на стене со стороны корпуса нулевых реакторов в районе шестого окна отмечено разрушение надоконного участка стены, крыши и нарушение целостности окна, выполненного из стеклоблоков. Вследствие этих неисправностей возможно несанкционированное проникновение посторонних лиц в корп. РХЛ, т.е. нарушение физической системы охраны корп. РХЛ. Подобная ситуация отмечена и в районе десятого окна. Следует отметить, что крыша с этой стороны корпуса требует ремонта, а также необходим ремонт отмостки вокруг корп. РХЛ и ремонт стен фасада.

Прошу Вас принять положительное решение для устранения указанных выше неисправностей.