Правила деловых отношений

Тема 8. Правила деловых отношений.

Правила подготовки публичного выступления. Правила  подготовки и проведения деловой  беседы, служебных совещаний. Правила  проведения собеседования. Правила  конструктивной критики. 

Введение           4

1. Правила  подготовки публичного выступления    5

1.1 Структура публичного выступления      6

1.2 Поведение  во время публичного выступления    7

2. Правила  подготовки и проведения деловой  беседы    7

2.1 Деловая  беседа при очной встрече      8

2.2 Факторы, способствующие  успеху деловой беседы   8

2.3 Деловая беседа  по телефону       9

2.4 Правила подготовки  и проведения служебных совещаний  10

3. Правила проведения  собеседования      10

4. Правила конструктивной  критики      12

5. Термины  и определения        14

6. Общие термины и определения по этике деловых отношений  15

7. Литература          17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение.

     Слово "этикет" пришло к нам из французского языка (etiquette). Этикет – это установленный порядок поведения.

     На  дворцовых приемах у короля Людовика XIV гостям вручались карточки с написанными на них правилами поведения. Карточки назывались этикетками, от этого названия и произошло слово "этикет".

     Этикет  возник в период зарождения абсолютных монархий. Придерживаться определенных правил поведения было необходимо для возвеличивания царственных особ, для закрепления иерархий. Так было в Древнем Египте, Китае, Риме, Золотой Орде.

      Естественно, что определенных норм поведения  нужно было придерживаться и при  деловом общении. Деловое общение (в процессе трудовой, профессиональной деятельности) занимает одно их ведущих мест среди огромного многообразия разновидностей и форм человеческого общения. Многовековая практика деловой жизни убедительно свидетельствует о том, что важнейшим его элементом являются нравственные принципы и правила поведения людей, а также их речевая культура.

     Этикет  делового общения – это система нравственных норм и принципов, правил и стандартов, ритуалов и традиций, обычаев и представлений, регулирующих деятельность и поведение людей, их речевую культуру в сфере деловых отношений.

     Спецификой  делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным  правилам. Правила в свою очередь  определяются типом делового общения, конкретными целями и задачами, национально-культурными  традициями и общественными нормами поведения.

     С точки зрения формы речи деловое  общение делится на устное и письменное.

     Устная  деловая речь представлена деловыми беседами и переговорами, публичными выступлениями, собеседованиями и т.д. Письменная деловая речь – документами, фиксирующими социально-правовые отношения (контракты, договоры, соглашения, деловые письма).

     Особый  тип протокольного устно-письменного  общения представляют собой совещания  и собрания, состоящие из монологической деловой речи и существующие сразу в двух формах – устной и письменной. 
 
 
 
 

     1. Правила подготовки публичного выступления. 

     Хорошо  подготовленное публичное выступление — это, с одной стороны, знак уважения к аудитории, а, с другой — возможность заявить о себе как о хорошем специалисте и интересном человеке

      Существуют нормы и правила, которые  способны любую речь сделать понятной и интересной для слушателей. Умение говорить грамотно и красиво называется ораторское искусство. В его основу вошли общие правила риторики.

     В деловой жизни приходится часто выступать перед разным кругом слушателей. Хороший оратор знает, насколько важна подготовка к таким мероприятиям. Подготовленное публичное выступление это не только представление себя как высококлассного специалиста, но и выражение уважения к публике. Аудитория всегда это чувствует.

     Подготовительный  процесс к публичному выступлению  начинается с предварительной отработки  навыков. Еще задолго до намеченной даты выступления следует заняться такой подготовкой. Существует несколько  простых искусственных приемов, позволяющих привыкнуть к публичности. Можно представить себе любую группу, выбрать конкретную тему и членов этой группы. Как правило, сразу выбирают тему близкую к той, что и настоящая тема выступления. Но это не обязательно, начинать можно с чего угодно и плавно придвигаться к нужной теме. Такие выступления позволяют правильно формулировать предложения, точнее быть в высказываниях, подобрать более эмоциональные, образные примеры к сказанному. По желанию, поменяв мысленно аудиторию, подбираются уже другие, более подходящие, примеры, термины. Воображая себе разную аудиторию, разные темы и ситуации, отрабатывают навыки публичного выступления. Впоследствии, если в реальности возникнут какие-либо нестандартные ситуации, выступающему человеку будет намного проще с ними справиться. Второй прием подготовки - это краткое изложение выбранного текста. За основу может быть взят любой отрывок, газетная статья. Применение этих двух способов ранней подготовки способствует формулированию основных фраз будущей речи. Будет уместно попросить доверенных лиц послушать ваши пробные выступления и дать оценку вашей речи, ее интонациям, самому тексту выступления, общему стилю.

     Возможно  применение аудио- и видеозаписи. Это позволяет со стороны оценить себя. Иногда это оказывается более информативным, чем мнения доверенных лиц. Человек может и не подозревать, как он выглядит со стороны и какие ошибки допускает в момент выступления.

     Следует четко ориентироваться во всех применяемых  терминах и понятиях. Выступление  можно сделать более лаконичным, с логическими обобщениями. Фразы должны быть более короткими и точными. Четкое ориентирование в понятиях так же позволяет избавиться от так называемых слов-паразитов, которые засоряют выступление.

     Это все упрощает восприятие доклада аудиторией.

     Не  следует пренебрегать уже накопленным  опытом других людей. Стоит внимательно  изучить их способы построения выступления, их способы выразительности при  прочтении доклада. Важно анализировать  выступления, не только если вам понравился чей-то доклад, но и если он вам, напротив, не понравился. Понять, что именно и почему не понравилось, и учесть это при подготовке к своему выступлению. На чужых ошибках всего проще учиться. 

     1.1 Структура публичного выступления. 

     Далее начинается непосредственно подготовка к самому выступлению. Здесь происходит отработка правил риторики.

     Начинается  доклад с вступления, с донесения  общей идеи доклада. Потом переходят  к непродолжительному описанию истории  рассматриваемой проблемы. Далее  идет описание тенденций развития данной проблемы. Потом рассматривается уже приобретенный опыт, вне зависимости от того, положительный он или отрицательный, в решении этого вопроса. Следующий пункт - предложения по решению рассматриваемого вопроса. И заключительная часть доклада. Эта структура регулируется такими особенностями доклада, как регламент, содержание, подготовленность аудитории и так далее.

     Вступление должно быть непродолжительным, концентрируйте внимание слушателей на предмете доклада. Лучше, если оно будет как можно более неожиданным, впечатляющим. Это позволит привлечь внимание аудитории к докладу.

     История рассматриваемого вопроса, особенности развития и предыдущий опыт в решении. Рекомендуется построить свое выступление так, чтоб эти три части занимали около половины или максимум две трети общего объема доклада. Это своего рода подготавливающая основа для следующего пункта выступления.

     Основной  в выступлении считается часть, где выносятся и рассматриваются  предложения по решению излагаемой проблемы. На эту часть и отводится от одной трети до половины предусмотренного времени.

     Заключительная часть выделяется при длительном, объемном докладе. В ней напоминают о предмете выступления и проговаривают главные предложение по решению рассмотренной проблемы.

     Структурирование  не обязательно только в случае очень краткого выступления, не более минуты. Во всех остальных случаях оно необходимо. Докладчик при этом оставляет за собой право менять структуру выступления при определенно возникших условиях. Он может и вовсе отказаться от какой-либо части выступления. 

     1.2 Поведение во время публичного выступления. 

     Существуют  специальные средства для повышения  выразительности речи. С их помощью  обычный доклад превращается в живую  интересную речь. Следует заранее  сделать заготовку выступления, с пометками о разной тональности. Так же обозначить те места, где надо сделать кратковременную паузу или повысить высоту голоса. Основные моменты следует проговаривать более медленно, а комментарии к ним быстрее. Важную информацию следует произносить твердым и более громким голосом, акцентируя тем самым на ней внимание. Так же внимание слушателей можно концентрировать на важной мысли путем ее повторения в ходе выступления. Так, материал, представленный цифрами, запоминается плохо и дается в повторении, хотя целесообразней перевести его в наглядные таблицы, если это необходимо по условию доклада. А в речи использовать только коэффициенты и проценты.

     В текст доклада также можно  включить риторические вопросы, где  ответ может быть только однозначный: да или нет. Это будет способствовать вовлечению слушателей в процесс и более активному их восприятию темы, поможет установить контакт с аудиторией. Но следует помнить, что задавать эти вопросы следует по ходу событий, в соответствии со складывающейся ситуацией в аудитории.

     В процессе подготовки следует изучить  и учитывать особенности поведения  во время выступления. Несоответствующее  поведение во время чтения доклада, будет отвлекать слушателей от основного смысла выступления. За этим надо четко следить, делая себе напоминающие записи рядом с текстом доклада. С помощью видеозаписи легко можно отследить все моменты, которые требуют исправления в дальнейшем. Поведение должно быть спокойным, без лишней нервозности и соответствовать теме доклада и собравшейся аудитории.

     Итак, мы рассмотрели процесс подготовки к публичному выступлению. Она состоит  из трех обобщенных правил. Первое: предварительная  отработка навыков, где мы говорили об искусственных приемах, таких  как воображаемая аудитория и  так далее. Второе: непосредственно сама подготовка к выступлению. И третье - изучение навыков поведения во время публичного выступления. 

     2. Правила подготовки и проведения деловой беседы. 

     В деловом общении принято разделять  деловую беседу на беседу при очной  встрече и беседу по телефону.

     Деловая беседа — это процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности.

     Правила подготовки и проведения деловой  беседы представляют собой основные действия, предпринимаемые в определенной последовательности и взаимосвязи, направленные на достижение цели беседы и создание положительного образа участников.

     Овладение искусством проведения беседы происходит путем неоднократного тренинга как  в процессе профессиональной деятельности, так и в повседневной бытовой обстановке.  

     2.1 Деловая беседа при очной встрече. 

     Как правило, деловые беседы планируются  заранее. В процессе подготовки определяются предмет беседы, круг вопросов, который  целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении беседы используются заранее подготовленные документы и материалы.

     Особое  внимание при подготовке следует  уделить отработке хода беседы: продумать  вопросы, которые необходимо задать собеседнику, определить желаемый конечный результат, регламент и место проведения беседы, определить ее стратегию и тактику. Во время беседы нельзя перебивать речь собеседника, негативно оценивать его высказывания, подчеркивать разницу между собой и партнером.

     Чаще  всего участники деловых бесед допускают следующие ошибки:

     - пренебрежение этапом подготовки  к беседе, на котором закладываются  возможные элементы модели будущей  беседы;

     - невнимательное отношение к отдельным,  незначительным, с субъективной  точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы.