Деловая документация. Правила оформления

Распорядительная часть документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»!

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

При оформлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

 

3.2. Указание

 

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного бюро»;

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

 

3.3. Протокол

 

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и т.п.). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

При составлении протокола должна быть обеспечена его юридическая полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и достоверностью изложенной информации. Реквизитами протокола являются:

- наименование органа (организации), от имени которого составляется документ;

- название вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- регистрационный индекс;

- место составления;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа. Проставляется дата председателем или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы в организации регистрируются отдельно по видам.

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (в случае если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?».

Текст протокола делится на две части: вводную и основную.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. В случае если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

При превышении количества членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках - «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Если приглашенных более 10 человек, то их список составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в документе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

На расширенных заседаниях и собраниях (нет постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали - 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня в предложном падеже перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется. Если на заседание выносится два вопроса или более, то они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», исключаются слова: «так сказать», «значит» и т.д. В тексте выступления каждая новая мысль оформляется с красной строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ». Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения и оформления текста аналогичны разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается».

В раздел «ВЫСТУПИЛИ» кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу.

Текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается одно решение независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающему одно решение. Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме: «СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текстов выступлений. Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание.

Поскольку протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами. В подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель и секретарь).

 

3.4. Акт

 

В системе организационно-распорядительной документации акт - это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации. Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

К оформлению актов предъявляется ряд общих требований. При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты: