Деловая документация. Правила оформления

- наименование вышестоящей  организации (если имеется);

- наименование организации;

- название вида документа;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения (если оно имеется);

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:

- гриф утверждения;

- печать;

- код организации по  Общегосударственным классификаторам  Республики Беларусь «Органы  государственной власти и управления» (ОКОГУ) или «Юридические лица  и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП);

- код документа по Общегосударственному  классификатору Республики Беларусь  «Унифицированные документы» (ОКУД);

- отметка о контроле;

- отметка об ознакомлении  с актом.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита «адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, единых, жестких правил формулирования заголовка к акту не установлено. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и предлога «о». В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже. В любом случае заголовок должен согласовываться с названием вида документа: «акт - чего?» или «акт - о чем?».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта включает:

- основание для составления  акта (указывается распорядительный  или нормативный документ, устное  указание руководителя, послужившие  основанием для составления акта; основанием может быть плановое  задание; оформляется с использованием  слова «Основание»);

- состав комиссии (указываются  наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии  в именительном падеже, наименования  должностей, инициалы, фамилии членов  комиссии (располагаются в алфавитном  порядке)). Если в работе комиссии  принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта при написании должностей указываются наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (если отражается несколько фактов, то текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагаются выводы и предложения по установленным фактам.

В том случае если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий и акт составлен сторонним уполномоченным лицом или комиссией, то такой акт представляется руководителю организации, который расписывается в ознакомлении с его содержанием.

В конце текста перед отметкой о наличии приложения указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт.

Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или практической необходимостью.

При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения».

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: «Замечания прилагаются»; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

Некоторые виды актов подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящей организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Утверждению подлежат в т.ч. акты, предписывающие выполнение определенных действий. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется согласно установленным правилам.

Датой акта является дата актируемого события. Она проставляется должностным лицом, подписавшим документ (как правило, председателем комиссии).

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

 

3.5. Докладная записка

 

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные и отчетные. Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автора документа. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Формуляры внешней и внутренней докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки:

- адресат (для внешней докладной  записки);

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при  необходимости);

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте (но не полях!). Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.

 

3.6. Письмо

 

Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма. Подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5, однако использование бланков не только создает положительный имидж организации, но и упрощает восприятие документа, а главное - значительно экономит время на подготовку документов (согласно действующим требованиям при подготовке документа на чистом листе бумаги должны воспроизводиться все реквизиты бланка). В связи с этим Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, предусмотрено обязательное использование бланков при оформлении писем. Чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций.

При подготовке этого вида документа используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.

Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту». Без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть).

Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п.

К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.