Правила ведения деловой документации

     ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ  ДОКУМЕНТАЦИИ 

     Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически  ни одна технологическая функция  управления, связанная с информационными  источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.

     С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей  всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. С каждым документом в аппарате проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, по получению и передаче различных данных и т.д.

     Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

     Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

     В повседневной работе учреждений создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

     Совокупность  работ, связанных с созданием  документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

     От  правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

     Организация работы с документами – это  задача делопроизводства. По определению  делопроизводство (документационное обеспечение  управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами.

     Из  определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных  аспекта: создание документов и организация  работы с документами. Первая часть  охватывает все виды работ, которые  связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами.

     Система делопроизводства в  организации

     Говорить  о существовании в организации  системы делопроизводства возможно в том случае, если:

     - организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;

     - налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);

     - исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

     Хотя, безусловно, это далеко не все, что  необходимо для эффективной организации  работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

     В документационном обеспечении организация  документооборота – один из важнейших  участков деятельности.

     Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

     В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

     1. Централизация операций по приему  и отправке документов. Это означает, что все документы, которые  поступают в организацию, независимо  от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

     2. Исключение необоснованных возвратных  движений при прохождении документа.  В процессе документооборота  документы могут возвращаться  в инстанцию, через которую  они уже проходили, только в  том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

     3. Организация предварительного рассмотрения  поступивших документов до передачи  их на резолюцию. Предварительное  рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

     4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и  отправляемых из организации.  Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

     5. Вынесение конкретных резолюций,  по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

     6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

     7. Делегирование руководителем права  подписывать документы заместителям  руководителя и руководителям  структурных подразделений. «Снижение»  уровня подписания документов  сокращает маршрут, а следовательно,  и время движения документов  в ходе исполнения.

     8. Выполнение технических операций  по обработке и передаче документов  техническим персоналом, творческих  операций – специалистами и  руководителями.

     9. Разделение документов, включенных  в документооборот организации,  на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

     10. Выделение в массиве поступающих  документов так называемых нерегистрируемых  документов. Нерегистрируемые документы  – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения.

     Создание  системы регистрации

     Создание  системы регистрации – еще  одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько  вопросов:

     1. Кто из руководства организации  имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:

     - всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;

     - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;

     - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.

     2. Кто из руководства организации  может считаться первой инстанцией  рассмотрения входящей корреспонденции?  Здесь также может быть несколько  вариантов ответа:

     - всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;

     - поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;

     - кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения.

     Если  право подписывать документы  имеет только руководитель организации  или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и  исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена  в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый – регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй – регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

     При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации  документов: традиционной (использование  журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel), который, безусловно, будет более гибким инструментом при поиске документов, при ведении справочной работы или контроле исполнения документов.

     Организуя систему регистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификатору структурных подразделений), код должностного лица (по классификатору должностных лиц) и др.

     Например, регистрационный номер входящего  документа – 232/01-12 – включает следующие части: порядковый номер поступления (232), код должностного лица (01 – код генерального директора), код подразделения-исполнителя (12). Порядковый номер документа от других частей регистрационного номера отделяется косой чертой. В состав регистрационного номера документа могут входить и другие коды, например индекс того дела по номенклатуре дел, в которое документ поступит на хранение после исполнения.