Правила ведения деловой документации

     Организуя систему регистрации документов, необходимо учесть следующие положения:

     - регистрация документов ведется по массивам документов (документопотокам): входящие документы – один массив, исходящие – другой, внутренние – третий (в каждом из них могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);

     - регистрация документов осуществляется: входящих – в день поступления, исходящих – в день отправки;

     - доведение зарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день (день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что все операции с входящими документами, включая рассмотрение руководством, осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочего дня либо в нерабочее время, – на следующий день; в крупных организациях, имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя может отводиться до двух-трех дней);

     - регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае – на следующий день.

     Организация хранения документов

     Третья  составляющая системы делопроизводства – система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел – перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Важно понимать, что номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве. Кроме выполнения уже названной функции, она выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов.

     Разработка  номенклатуры дел – очень важный шаг в организации системы  делопроизводства. Номенклатура дел  организации – это сводный документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел подразделений. Подразделения организации разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах. Если в организации нет специалиста в области делопроизводства или архивного дела, выполнить эту работу без специальной подготовки будет проблематично.

     Другие  составляющие системы  делопроизводства

     Организация документооборота, системы регистрации  документов и системы их текущего хранения – это тот минимум, который  позволяет говорить о наличии  в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Вот некоторые не менее важные ее составляющие:

     - инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);

       - бланки документов (разработка бланков, их учет – задачи службы делопроизводства);

     - система контроля исполнения документов;

     - регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др.

     В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами. Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

     Задачи повышения эффективности системы делопроизводства

     Научная организация делопроизводства и  культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную и общественную деятельность управления. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

     В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и  повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

     Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.