Правила ведения деловых переговоров

                                   1. Значение переговоров 

            Переговоры - это средство взаимосвязи между людьми, предназначенные для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.

Переговоры  предназначены в основном для  того, чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями (в форме различных  предложений, по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые  бы устроили всех его участников. Они  состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут  протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между  собой без труда, или с большим  трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров  необходимо разрабатывать и применять  специальную тактику и технику  их ведения.

В связи  с разнообразием переговоров  невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема их проведения имеет  следующий вид по этапам:

1. Подготовка  переговоров

2. Проведение  переговоров

3. Решение  проблемы (завершение переговоров)

4. Анализ  итогов деловых переговоров 

                        2. Подготовка деловых переговоров 

Успех переговоров всецело зависит  от того, насколько хорошо вы к ним  подготовились. До начала переговоров  необходимо иметь разработанную  их модель:

• четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;
• обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;
• наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно, уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;
• определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация  данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров  будут изучены следующие вопросы:

1) цель  переговоров;

2) партнер  по переговорам;

3) предмет  переговоров;

4) ситуация  и условия переговоров;

5) присутствующие, на переговорах;

6) организация  переговоров. 

                                    3. Проведение переговоров 

В практике менеджмента при проведении деловых  переговоров используются следующие  основные методы:

 Вариационный  метод

 Метод интеграции

 Метод уравновешивания

 Компромиссный метод 

                                    3.1 Вариационный Метод

При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), выясните следующие вопросы:

• в чем заключается идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы в комплексе?
• от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться?
• в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?
• какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)?
• какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок?
• какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов?

Такие рассуждения, выходят за рамки чисто  альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.  

                                        3.2 Метод интеграции

Предназначен  для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации; Применение этого  метода, конечно же, не гарантирует  достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал  необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных  призывов, оторванных от интересов  партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров  Вы от него ожидаете.

Несмотря  на несовпадение Ваших ведомственных  интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и  отправные точки решения обсуждаемой  на переговорах проблемы.

Попытайтесь выявить в сфере интересов  общие для всех аспекты и возможности  получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера.

Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно  прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом  деле, то переговоры вообще были бы не нужны. 

                                 3.3 Метод уравновешивания

При использовании  этого метода учитывайте приведенные  ниже рекомендации.

Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно  использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение.

Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника  связанные, с этим преимущества.

Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

Бессмысленно  пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции  на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к  этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание  рисковать, желание потянуть время  и т.д.). 

                                       3.4 Компромиссный метод.

Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно.

При компромиссном  решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся  попытки договориться между собой  с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить  возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных  интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки.

Может случиться, что предложенное компромиссное  решение превышает. Вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером Вы тут можете пойти  на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно  быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для обеих сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от своих требований или так называемого "гнилого" компромисса); партнеры по инерции будут  упорствовать в своем мнении. Здесь  необходимы терпение, соответствующая  мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при  использовании всех вытекающих из переговоров  возможностей.

Соглашение  на основе компромиссов заключается  в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для  партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят  общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

1. Встреча  и вхождение в контакт. Даже  если к вам приехала не делегация,  а всего один партнер, его  необходимо встретить на вокзале  или в аэропорту и проводить  в гостиницу. В зависимости  от, уровня руководителя прибывающей  делегации ее может встречать  либо сам глава нашей делегации,  либо кто-то из участников намечающихся  переговоров.

Стадия  приветствия и вхождения в  контакт - начало прямого, личного делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров.

Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая распространенная в  европейских странах форма приветствия - рукопожатие, при этом первым руку подает хозяин.

Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной  беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые  вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров.

2. Привлечение  внимания участников переговоров  (начало деловой части переговоров). Когда ваш партнер уверен, что  наша информация будет ему  полезна, он станет с удовольствием  Вас слушать. Поэтому Вы должны  пробудить у оппонента заинтересованность.

3. Передача  информации. Это действие состоит  в том, чтобы на основе вызванного  интереса убедить партнера по  переговорам в том, что он  поступит мудро, Согласившись  с нашими идеями и предложениями,  так как их реализация принесет  ощутимую выгоду ему и его  организации. 

4. Детальное  обоснование предложений (аргументация). Партнер может интересоваться  нашими идеями и предложениями,  он может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя  осторожно и не видит возможности  применения наших идей и предложений  в своей организации. Вызвав  интерес и убедив оппонента  в целесообразности задуманного  предприятия, мы должны выяснить  и разграничить его желания.  Поэтому следующий шаг в процедуре  проведения деловых переговоров  состоит в том, чтобы выявить  интересы и устранить сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний),

Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное  решение (решение принимается на основе компромисса). 

                                4. Тактика ведения переговоров 

Для успешного  развития бизнеса (фирмы, предприятия  и т.д.), необходимо умение вести переговоры со сторонними организациями.

Переговоры - это взаимозависимые процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов  обещаний, удовлетворяющих основные интересы всех сторон, непосредственно  участвующих в переговорах. Процесс  переговоров с позиции сотрудничества распадается на три процесса: адекватная коммуникация; эффективное просвещение; ответственное использование власти.