Правила оформления реквизитов документов

 

                                                            План.

Введение………………………………………………………………….…2-3стр

1. Требования к оформлению документов……………………...….3-4стр
2. Текст и язык документа……………………………………………5-7стр
3. Правила оформления реквизитов документов………………..7-18стр

Заключение………………………………………………………………18-19стр

Список  используемой литературы…………………………………….…19стр

 

Введение

Документоведение –  это наука, изучающая документ и  системы документации, теоретические  и практические проблемы создания документированной  информации учреждений любой организационно-правовой формы. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹.

Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.

Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами. Они обеспечивают: юридическую силу документов; их оперативное составление и использование;

быстрый поиск; возможность автоматизации работы.

1. Требования к оформлению документов.

Для обеспечения  придания документам таких свойств, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования, необходимо придерживаться определенных правил и процедур оформления документов.

Управленческий документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров: тип носителя, формат, правила расположения 
информации по полю документа, состав информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, оттиск печати, 
текст, название документа и т.д.).

Реквизиты могут  быть графическими (герб, эмблема, оттиск печати), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты бывают простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включают несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность  реквизитов для конкретного документа  с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Формуляр-образец может быть представлен в виде как чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.

Формуляр, характерный  для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Требования  к построению формуляра-образца  установлены:

• форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от A3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
• служебные поля, ограничивающие рабочее поле для внесения собственно документной информации: поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поле не менее 10 мм;
• конструкционная сетка, определяющая размеры применяемых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6 х 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах).

2. Текст и язык документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную  информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным  тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  РФ о государственных языках.

Текст документа  может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст официального документа включает, как правило, несколько элементов, главным из которых является тот, что содержит основную информацию. В свою очередь, основной элемент текста может состоять из одной, двух или трёх частей:

— введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или даётся ссыпка на какой-либо другой документ;

— изложение, где приводятся цифры, факты и доводы;

— заключение, содержащее суть вопроса, т. е. предложение, распоряжение или просьбу.

Первые две  части или одна из них могут  отсутствовать, но заключение — обязательная часть любого текста официального документа. В отличие от научных текстов, текст служебного документа в ряде случаев может состоять из одной лишь заключительной части.

Помимо этого, в число элементов текста входят также заголовок и приложения. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

  – о  чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

– чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

При составлении  документов используется официально-деловой  стиль. Основные коммуникативные свойства официально-делового стиля²:

- формализованность,  стандартизация текста (форма и язык документов выступают как стандартизованные, т. е. соответствующие единому образцу. стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие³.)

 - нейтральный тон изложения (является нормой делового стиля. Следует иметь в виду, что документ здесь исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте сводится к минимуму, а используются прежде всего средства логической оценки фактов. На этом основании язык официальных документов не должен содержать слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью— с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия, разговорную лексику, слова, употребляемые в переносном смысле, и др);

- точность и  ясность (необходима для того, чтобы добиться однозначности понимания документа, не допускающей иных толкований текста. С этой целью используется терминологическая лексика, устойчивые обороты— языковые формулы и, напротив, исключаются образные слова и выражения. Если слово выбрано неправильно, то возможны искажение смысла сообщения, неоднозначное толкование, придание тексту нежелательной тональности. Широко используются также уточнения, дополнения, вводные слова и обороты.);

- лаконичность (Требование лаконичности, краткости текста официального документа непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документированной информации. К примеру, не рекомендуется составлять деловое письмо объёмом свыше полутора — двух страниц. Лаконичность изложения достигается экономным использованием языковых средств, устранением повторяющейся, дублирующей, т. е. избыточной информации.);

- логичность, аргументированность  изложения(официально-деловых документов подчинены оптимальному решению управленческих задач и тесно связана с использованием в деловой речи большого числа сложных синтаксических конструкций.).

3. Правила оформления реквизитов документов.

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты⁴:

1. Государственный герб. В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента  РФ; палат Федерального Собрания; Правительства  РФ; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ; Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств); Федеральных судов; Прокуратуры РФ; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей.

2. Герб субъекта Российской Федерации. Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

4. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа.
5. Код организации. Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
6. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
8. Код формы документа. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
9. Наименование организации. Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации.

Если организация  имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках или за ним: Всероссийский научно-исследовательский институт

      сельскохозяйственного машиностроения

(ВНИИ  сельхозмаш)

10. Справочные данные об организации. Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.
11. Наименование вида документа. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п.
12. Дата документа. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.