Правила оформления реквизитов документов

Даты в документе  оформляются цифровым способом в  следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

12. Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему.

Регистрационный номер документа  проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:______ № ______ .

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: На № 02-13/36 от 04.03.2000.

Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.

14.  Место составления или издания документа. Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например: с. Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Воронежский государственный университет.

15. Адресат. Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес: наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

ЗАО «ЭОНТ»

ул. Маросейка, 15, стр.2

Москва, 101000

Документ может  быть адресован руководителю организации.

Генеральному директору

ММПП  «Салют»

Н.Т.Вершинину

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно.

На документе  может быть указано несколько  адресатов, но не более четырех. При  направлении документа более  чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

16. Гриф утверждения документа. Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может  утверждаться: должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

В случае утверждения  документа должностным лицом  гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности  лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:    

                         УТВЕРЖДАЮ

                              Директор предприятия

                             Подпись А.Б. Сидоров

                             12.07.2003

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором  зафиксировано решение об утверждении: УТВЕРЖДЕНО

                               приказом генерального

                               Советом директоров директора НПО «Прогресс»

                               ОАО «Сиданко» от 05.02.2000 № 15

                               (протокол от 20.03.2000 №6)

17. Резолюция. В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6.

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта к 26.05.2000

Подпись 22.05.2000

18. Заголовок  к тексту. Реквизит необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров.

Заголовок к  тексту печатают под реквизитами  бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В строке должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти.

19. Отметка  о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства.

20. Текст  документа. Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

21. Отметка  о наличии приложений. Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в  тексте, то в отметке о наличии  приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в  приложение:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.

                       2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.

Если к документу  прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

 

Приложение:

Договор аренды от 03.04.2000 № 7 и приложение к  нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

22. Подпись. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенной соответствующей компетенцией.

Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный  на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:

Генеральный директор                подпись                Р.Л. Ломакин

В вузах, научных  учреждениях культуры и т.д. в  должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав. кафедрой истории  д.и.н., проф.    подпись            В.В. Иванов

На документе  может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность  несколько лиц. В этом случае подписи  располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагают на одном уровне. Например:

  Директор ЗАО «Лана»                       Директор АО «Синтез»

                      подпись К.Ю. Смирнов                      подпись М.Е. Аверин

Несколько лиц  подписывают документы коллегиальных  органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилия членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Например:

Председатель        подпись      А.В. Калинин

Члены                    подпись       Н.Ф. Васильев

                               подпись       Б.М. Горохов

Документ может  быть подписан лицом, исполняющим обязанности  руководителя, при этом не допускается  ставить перед наименованием  должности предлог «за» или косую черту.

23. Гриф  согласования. Согласование это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:

СОГЛАСОВАНО Председатель  Подпись Г.П. Воронин 21.01.2000

СОГЛАСОВАНО Письмо  Президиума РАН Госстандарта  России от 14.05.2000 № 08-256 Подпись Г.П. Воронин 21.01.2000

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования: Лист согласования прилагается.

24. Визы  согласования документа.

Внутреннее  согласование оформляется визой, которая  состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

Главный бухгалтер подпись И.Д. Луконина

12.07.2000

Если должностное  лицо, с которым согласовывается  документ, имеет замечание, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте  документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

Замечания прилагаются.

Юрисконсульт  подпись М.М. Зак

10. 03. 2000

На внутренних документах виза проставляется на обороте  последнего листа подлинника документа, на исходящих – на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

25. Печать. Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним  относятся печати организации и  структурных подразделений –  отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

26. Отметка  о заверении копии. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении  копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно

Инспектор   подпись   О.В. Белова

01. 06. 2000

При пересылке  копии документа в другие организации  или выдаче ее на руки отметка о  заверении копии должна удостоверяться печатью.

27. Отметка  об исполнителе. Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:

Соколов Антон Романович

341 12 56

28. Отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело.

Реквизит проставляется  на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

В дело № 12-25 за 2000 г.

Подпись 24.05.2000

29. Отметка  о поступлении документа в  организацию. Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.

30. Идентификатор  электронной копии документа. Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости – дату и другие поисковые данные.