Правила оформления организационных документов, актов, протоколов, договоров

 

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем  предприятия.

 

 

 

 

Организационные документы, их назначение и основные виды.

 

Деятельность учреждений фиксируется  в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия  издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных  документов.

 

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности  и ответственность руководства  и специалистов предприятия.

 

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в сфере государственной или  хозяйственной деятельности.

 

Устав - сложный документ, структура  и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст  устава предприятия можно с известной  долей условности разделить на шесть  разделов.

 

Основные разделы текста устава:

 

1) общие положения;

 

2) организационное единство;

 

3) регламент деятельности;

 

4) финансово-материальная база;

 

5) отчетная и ревизионная деятельность;

 

6) порядок ликвидации и ответственность  по делам организации.

 

Общие уставы утверждаются высшими  органами государственной власти.

 

Уставы общественных организаций  принимают и утверждают съезды этих организаций.

 

Уставы государственных предприятий  утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

 

Реквизиты формуляра устава:

 

1) наименование министерства или  ведомства;

 

2) название организации;

 

3) название вида документа;

 

4) дата, номер;

 

5) место издания;

 

6) гриф утверждения;

 

7) текст;

 

8) подпись руководителя.

 

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место  занимают должностные инструкции.

 

Должностная инструкция - организационный  документ длительного или постоянного  срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны  деятельности должностных лиц.

 

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и  должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

 

Должностная инструкция разрабатывается  начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и  утверждается директором предприятия.

 

Основные разделы текста должностной  инструкции:

 

1) общие положения;

 

2) должностные обязанности;

 

3) права;

 

4) ответственность.

 

В первом разделе указываются область  деятельности специалиста; порядок  его назначения на должность и  освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

 

Во втором разделе перечисляются  конкретные виды работ, выполняемые  специалистом.

 

В третьем разделе устанавливаются  права, необходимые специалисту  для выполнения возложенных на него обязанностей.

 

В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность  специалист.

 

Реквизиты формуляра должностной  инструкции:

 

1) наименование министерства или  ведомства;

 

2) наименование организации;

 

3) наименование вида документа;

 

4) дата, номер;

 

5) место издания;

 

6) заголовок в именительном падеже;

 

7) гриф утверждения;

 

8) текст;

 

9) подпись автора;

 

10) визы. (См. приложение 3).

 

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия  определяется положением о нем.

 

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию  работы предприятия в целом или  его структурных подразделений.

 

Положения бывают индивидуальные и  типовые.

 

Индивидуальные – это положения  о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

 

Типовые – это положения  о  цехах основного производства, структурных  подразделениях.

 

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

 

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий  руководитель, которому подчиняется  данное подразделение, и разработчик.

 

Проект положения согласовывается  с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они  излагаются на втором экземпляре или  на отдельном листе, приложенном  ко второму экземпляру проекта.

 

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей  организации.

 

Датой положения является дата утверждения  документа, если в тексте не указана  другая дата.

 

Положение является сложным документом.

 

Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением-разработчиком.

 

Основные разделы текста положения:

 

1) общие положения;

 

2) основные задачи;

 

3) функции;

 

4) права;

 

5) организация работы.

 

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит  из реквизитов:

 

наименование ведомства,

 

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ,

 

наименование структурного подразделения,

 

гриф утверждения,

 

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА - ПОЛОЖЕНИЕ,

 

дата, номер,

 

место издания (город),

 

заголовок,

 

текст,

 

подписи,

 

гриф согласования,

 

визы. (См. приложение 4).

 

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов.

 

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда  заработной платы.

 

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

 

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. (См. приложение 5).

 

В грифе утверждения надо указать  общую штатную численность предприятия  и месячный фонд заработной платы.

 

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

 

В соответствии с уставом предприятия  разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе.

 

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором  указываются все структурные  подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

 

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается  с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. (См. приложение 6).

 

Изменения в “структуру и штатную  численность” вносятся приказом руководителя предприятия.

 

Правила внутреннего трудового  распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие  вопросы:

 

1) организация работы предприятия;

 

2) взаимные обязанности работников  и администрации;

 

3) предоставление отпусков;

 

4) командирование сотрудников;

 

5) внутриобъектный режим.

 

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем  предприятия.

 

При разработке текста этого документа  необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового  распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда  СССР от 20.07.84 № 213

 

 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.

Данный документ является локально нормативным актом, который применяется  для оформления штатного состава, структуры  и штатной численности организации  в соответствии с ее Уставом (Положением). Необходимо помнить, что штатное  расписание - это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями  организации.

 

Расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках  и месячном фонде заработной плате, поэтому прежде чем приступить к  составлению документа, необходимо определиться с организационной  структурой предприятия.

Заполнение формы № Т-3

Форма для штатного расписания может  быть самостоятельно разработана организацией, исходя из своих потребностей, но всё-таки в качестве бланка рекомендуется  использовать унифицированную форму  № Т-3.

 

 

Образец заполнения формы № Т-3

В зависимости от размера и штатной  численности организации обязанности  по составлению и заполнению формы  № Т-3 могут быть возложены как  на работников отдела кадров, так и  на бухгалтеров или даже руководителей.

 

Наименование организации в  документе должно указываться в  точном соответствии с учредительными документами.

 

Следует обратить внимание, что в  форме № Т-3 указывается как  минимум две даты: дата составления (в графе "Дата составления" в  формате "дд.мм.гггг"), а также дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.

 

Наименования структурных подразделений  должны указываться в соответствии с утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки  является то, что коммерческие организации  могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые  считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и  общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при  указании подразделений должны руководствоваться  требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных  документов, так как от этого зависит  ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.

 

Код для каждого структурного подразделения  устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места  структурного подразделения в иерархии организации.

 

Наименование должностей рекомендуется  определять в соответствии с "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также их кодовые обозначения. В штатном расписании следует указывать и вакантные должности, в виде соответствующей пометки в колонке "Примечание", либо с указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.