Правила оформления организационных документов, актов, протоколов, договоров

 

Количество штатных единиц для  каждой должности определяется потребностями  организации в тех или иных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.

 

В соответствии с правилами заполнения "Альбомов унифицированных форм первичных учетных документов", стоимостные показатели указываются  в рублях с точностью до второго  знака после запятой. И если ваша организация при определении  должностного оклада сотрудников не обязана придерживаться только Единой тарифно-квалификационной сетки, то никто  не может запретить вам в утверждаемом штатном расписании в графе "Оклад (тарифная ставка)" не указывать конкретный оклад по данной штатной единице, а определить возможные границы. К примеру: 1000-1500, это позволит Вам  дифференцированно оплачивать труд работников, занимающих одноименные  должности по штатному расписанию, но при этом учитывать их квалификацию и различия в трудовой функции  и не нарушать требования трудового  законодательства о запрете "дискриминации" (преодолеть уравниловку).

 

Унифицированная форма № Т-3 содержит несколько колонок (6-8) объединенных общим названием "Надбавки". В  них фиксируются все стимулирующие  и компенсационные выплаты (надбавки, премии, доплаты и т.п.), предусмотренные  для той или иной должности. При  установлении данных выплат в соответствующей  колонке делается пометка - в каком размере и за что установлена надбавка (доплата).

 

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублевом исчислении в связи  с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной  и пр.) указанные колонки заполняют  в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

 

Девятая колонка "Всего" рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных  единиц из колонки 4. Итоговая сумма  по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

 

Утверждение или изменение штатного расписания осуществляется на основании  приказа (распоряжения) руководителя организации  или уполномоченного им лица.

 

 

Правила составления и оформления должностных инструкций

Формуляр и структура текста должностной инструкции

Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"

Разделы "Функции", "Должностные  обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"

 

Правовое положение работника  в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности  и ответственность работника  организации.

 

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого  документа и структура текста унифицированы.

 

Формуляр и структура текста должностной инструкции

 

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Закрытое акционерное  общество

"Дельта"

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

20.09.2003

 Москва  УТВЕРЖДАЮ

 Генеральный директор 

 Кратов (подпись) В.В. Кратов

24.09.2003

 

 

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

 

Должностная инструкция (кого?) менеджера  по персоналу.

 

Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

 

Так же формулируют заголовок и  в том случае, если инструкция разрабатывается  как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и  те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

 

Руководитель структурного подразделения  разрабатывает и подписывает  должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут  быть согласованы с юридической  службой или другими структурными подразделениями.

 

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под  расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией  ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления. Руководитель подразделения Личная подпись Расшифровка подписи

С должностной инструкцией ознакомлен Экземпляр получил.

 Личная подпись работника 

 Дата Расшифровка подписи

 

 

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

 

1. Общая часть (общие положения) 

 

2. Функции 

 

3. Должностные обязанности 

 

4. Права 

 

5. Ответственность 

 

6. Взаимоотношения (связи по  должности) 

 

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими  цифрами в рамках каждого раздела.

 

Основные требования к тексту должностной  инструкции - это полнота определения  задач, четкая формулировка функций  и обязанностей. Если в должностной  инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и  обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет  своего назначения. Положения должностной  инструкции должны конкретизировать обязанности  и виды работ, выполняемых по той  или иной должности, исключая их неоднозначное  толкование. Глаголы следует употреблять  в изъявительном наклонении: "Инспектор  выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д.

 

Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"

 

Квалификационный справочник носит  рекомендательный характер.

 

Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны  вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.

 

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных  категорий. Справочник является нормативным  документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и  организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

 

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

 

Должностные обязанности - перечисляются  функции, которые полностью или  частично выполняются работником, занимающим данную должность.

 

Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых  работнику для выполнения своих  функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных  обязанностей.

 

Требования к квалификации - в  этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и  специальной подготовки, а также  требования к стажу.

 

Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью  использованы при составлении должностной  инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

 

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие  типовые документы. Их разрабатывают  для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых  инструкций существенно облегчает  составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная  инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в  конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной  штатным расписанием.

 

Помимо названных документов, при  разработке должностных инструкций следует опираться на положение  о структурном подразделении. Положение  и должностные инструкции - взаимосвязанные  и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

 

Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.

 

Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного  работника, порядок назначения и  освобождения от должности, порядок  замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и  квалификации.

 

Квалификационные требования делятся  на два основных направления: уровень  образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

 

В этом же разделе отдельным пунктом  перечисляют законодательные, нормативные  и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение  о структурном подразделении, правила  внутреннего трудового распорядка и др.).

 

Разделы "Функции", "Должностные  обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"

 

В разделе II "Функции" формулируется  основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок  работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

 

Например, основная задача работника  канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может  предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация  документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются  заполнение карточек, ведение компьютерного  банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.

 

В этом же разделе отмечаются особенности  подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок  исполнения отдельных поручений.

 

Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают  принятую в организации технологию работы с документами и особенности  применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ  и порядок их выполнения, а это  связано с принятой в организации  технологией документирования.

 

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа 

 

В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных  поручений, а также этические  нормы, которые работник обязан соблюдать  в ходе трудовой деятельности.

 

Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть  следующим образом.

 

Инспектор отдела кадров обязан;

 

1. Сохранять конфиденциальность  служебной информации, а также  персональных данных о работниках  организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),

 

2. Выполнять указания и распоряжения  руководителя кадровой службы, директора  организации. 

 

3. Обеспечивать сохранность служебных  документов, бланков, печатей, штампов  и соблюдать правила их использования. 

 

4. Соблюдать правила эксплуатации  организационной техники, не допускать  к работе на технических средствах  посторонних лиц.