Документы по личному составу :назначение,составление и правила и оформления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Введение

    Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

       Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

       Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.

    Целью данной работы является изучение правил оформления и составления документации по личному составу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Документация по личному  составу

    Трудовые  правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

     Документацию  по личному составу (персоналу,  кадрам) можно классифицировать  на четыре группы:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
• документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением. [3, с.154]

     Работники,  отвечающие за документацию по  личному составу, обязательно  должны знать Трудовой кодекс  РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

     К документам  по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки формы Т-2;

     На  основании  ст. 65 нового Трудового  кодекса  РФ при заключении трудового  договора лицо, поступающее на  работу, предъявляет работодателю: [1]

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

   Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. [1]

1.1. Правила составления и оформления  документации  по личному составу

      Среди общего  объема документов, подведомственных  кадровой службе, существенное значение  имеет документация по личному  составу. Указанная документация  требует особой аккуратности  при ее оформлении, ведении и  обеспечении сохранности на протяжении  длительного периода времени.

      Именно  документы по личному составу   подтверждают место и  стаж  работы граждан и имеют первостепенное  значение для каждого  работника  фирмы при оформлении пенсии  и во всех случаях,  требующих   подтверждения стажа  и места  работы.

1.1.1. Оформление документации  при приеме на работу

        Первым  делом при приеме на работу  работник пишет заявление о  приеме на работу (см. Приложение  1). В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография. [6, с.366-368]

      На  заявление  о приеме на работу проставляются   визы лиц, участвующих в рассмотрении  вопроса о приеме работника на данную должность.

      В том  случае, если работодатель удовлетворен  кандидатурой работника, между  ними заключается трудовой договор  (контракт), издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (см. Приложение 3).

     Содержание  приказа (распоряжения) работодателя  должно соответствовать условиям  заключенного трудового договора.

     Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу  объявляется работнику под расписку  в трехдневный срок со дня  подписания трудового договора. По требованию работника работодатель  обязан выдать ему надлежаще  заверенную копию указанного  приказа (распоряжения).

     При приеме  на работу работодатель обязан  ознакомить работника с действующими  в организации правилами внутреннего  распорядка, иными локальными нормативными  актами, имеющими отношение к  трудовой функции работника, коллективным  договором.

      1.1.2. Оформление трудового договора

     «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (статья 56 ТК РФ).[2]

     Ответственность  за надлежащее выполнение порядка  заключения трудового договора  во всех случаях несет работодатель. При нарушении установленных  ТК РФ и иными федеральными  законами обязательных правил  при заключении трудового договора, если это нарушение исключает  возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению  по пункту 11 статьи 77 ТК РФ. [2]

     При заключении  трудового договора впервые   трудовая книжка и страховое  свидетельство государственного  пенсионного страхования оформляются работодателем.

     Согласно  ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется  в двух экземплярах, каждый  из которых подписывается сторонами.  Один экземпляр трудового договора  передается работнику, другой хранится у работодателя. [1]

     Трудовой  договор,  не оформленный надлежащим образом,  считается заключенным, если работник  приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. [3, с. 163]

     В трудовом  договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника  и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического  лица), заключивших трудовой договор.

     Существенными  условиями трудового договора  являются:

• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

     В трудовом договоре могут предусматриваться  условия об испытании, неразглашении  охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

     Условия трудового  договора могут быть изменены  только по соглашению сторон  и в письменной форме.

1.1.3. Особенности оформления  документов по личному составу

1.1.1.1. Приказы по личному составу

      Они являются  важнейшими документами, составляемыми   в процессе документирования  функций кадровой службы предприятия.  Приказами оформляются: прием,  перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и  командирование; изменение условий  и оплаты труда, присвоение  разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий (см. Приложение 4).

      Для оформления приказов по личному составу  необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

      Приказы  по личному составу оформляются   и ведутся строго от приказов  по основной деятельности. Тексты  большинства приказов по личному  составу не имеют констатирующей  части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах  по основной деятельности. Поэтому  кадровые приказы сразу начинаются  с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ»,  «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ»,  «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ  ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ». Каждый  пункт приказа по личному составу  должен быть сформулирован в  строгом соответствии с требованиями  КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). [10, с. 38-39]

      Приказы  по личному составу обязательно   регистрируются (отдельно от приказов  по основной деятельности). В качестве  регистрационной формы используют  книгу (журнал) регистрации (при  сравнительно небольшом количестве  кадровых приказов, издаваемых в  течении календарного года) или регистрационные карточки  (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации), № 12/км – о командировании, № 45/о – об отпуске, № 32/п – о поощрении.

      Информация, содержащаяся в приказах по  личному составу (сведения о  работе и поощрениях), фиксируется  в трудовых книжках.

1.1.1.2. Трудовая книжка

     Трудовая  книжка  является основным документом  о трудовой деятельности и  трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).[1]

     При приеме  на работу трудовую книжку  представляют лицу, ведущему документацию  по персоналу  предприятия.  На работника, поступающего на  работу впервые и проработавшего  в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка  и страховое свидетельство государственного  пенсионного страхования. Записи  в трудовой книжке производятся  на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.