Отбор документов
для дальнейшего хранения происходит
путем проведения полистного
просмотра дел.
Оформление
дел предусматривает систематизацию
документов в деле, подшивку или
переплет дела, нумерацию листов
дела, составление листа-заверителя
дела, составление (в необходимых
случаях) внутренней описи документов.
Документы
в делах, содержащих приказы,
распоряжения по личному составу,
пересистематизируются в хронологической
последовательности: в начале дела должны
располагаться приказы (распоряжения)
за январь, потом за февраль и т.д.
Подшивка сформированных
дел производится только после
завершения экспертизы ценности документов.
Документы
дела подшиваются, переплетаются
в четыре прокола суровыми
нитками. При этом, учитывая интенсивность
использования документов по
личному составу по социально-правовым
запросам граждан и учреждений,
при выполнении переплетных работ,
подшивке дел следует использовать
картон высокого качества, имеющий
повышенную плотность.
При наличии
в личном деле невостребованных
личных документов (удостоверений,
свидетельств, трудовых книжек, военных
билетов и т.п.) они вкладываются
в конверт, который вместе с
другими документами подшивается
в дело. В начале каждого дела
вкладывается чистый лист бумаги,
в конце — лист-заверитель по
установленной форме.
В листе-заверителе
цифрами и прописью указывается
количество пронумерованных листов
в деле, наличие пропущенных и
литерных номеров, количество
листов внутренней описи дела.
Не допускается вынесение заверительной
надписи на оборотную сторону последнего
документа дела или на обложку дела. После
чистого листа в начало дела подшивается
внутренняя опись документов дела. Внутренняя
опись составляется к личным делам по
установленной форме.
Внутренняя
опись составляется для учета
документов дела, содержит сведения
о порядковых номерах документов
дела, их индексах, датах, заголовках
и номерах листов дела. К внутренней
описи составляется итоговая
запись, в которой указываются
цифрами и прописью количество
включенных в нее документов
и количество листов внутренней описи.
Изменения
состава документов личного дела
(изъятие, включение документов,
замена их копиями и т.п.) заносятся
в графу «Примечание» со ссылками
на соответствующие документы,
на основании которых произошло
изъятие, дополнение, замена копиями
и т.п.
Заключение
Таким образом,
в нашей жизни большое значение
имеют документы по личному
составу, отражающие трудовую
деятельность работника и подтверждающие
трудовой стаж, необходимый для начисления
пенсии.
Значение кадровых
документов определяется тем,
что в них фиксируются сведения,
необходимые для осуществления
гражданами права на труд, образование,
пенсионное обеспечение и т.д.
В условиях
рыночных отношений, с созданием
большого числа различных, предприятий,
организаций остро встала проблема
правильного документирования кадровой
документации. Почти повсеместно
из-за малочисленности и некомпетентности
персонала фирмы не придают
значения оформлению, ведению и
сохранению документации по личному
составу. Важнейшая роль этих
документов в жизни каждого
человека зачастую недооценивается
руководителями коммерческих структур
,в результате чего кадровая документация
ведется с грубыми нарушениями. Таким
образом, ошибки при ведении кадровой
документации не просто выражают неуважение
к сотрудникам, но и являются нарушением
требований трудового законодательства.
Список использованной литературы.
1.Трудовой кодекс Российской
Федерации 30 декабря 2001 года N 197-ФЗ