Оформление документов по личному составу

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..2

1 Документы по личному составу

1.1    Работа кадровой службы……………………………………………...…....3

3.    Классификация документов по личному составу ..………………....….…4

1.3    Виды документов по личному составу ……………...…………...……….7

4.    Требования к документам по личному составу…………………………...9

2 Оформление документов по личному составу

2.1 Документация, используемая при приеме на работу ………..…………....11

2.1.1 Резюме…………………………………………………………………..…12

2.1.2 Заявление о приеме на работу………………………………………..…..13

2.1.3 Анкета при приеме на работу……………………………………….…....14

2.1.4 Трудовой договор…………………………………………………….…....16

2.1.5 Приказ о приеме на работу…………………………………………..…....23

2.1.6 Запись в трудовой книжке…………………………………………….…24

2.1.7 Оформление личной карточки и личного дела при приеме на работу………………………………………………………………………..…..25

2. Состав документации, оформляемой при увольнении работника………27

2.3 Приказы по личному составу

2.3.1 Перевод работника на другую работу…………….……………………29

2.3.2 Меры взыскания и поощрения………………….……………………….31

2.3.3 Оформление отпуска…………………………………………………….32

Заключение………………………………………………………………………33

Приложения: Приложение А – резюме……………………………………….34

    Приложение Б – заявление о приеме на работу……………...37

    Приложение В – анкета при приеме на работу……………….38

  Приложение Г – трудовой договор……………………………42

   Приложение Д – приказ о приеме на работу…………………46

    Приложение Е – трудовая книжка…………………………..…47

Список литературы……………………………………………………………..48

Введение

Актуальность выбранной  мной темы заключается в том, что  в настоящее время невозможно представить, как бы функционировала  та или иная организация, будь то государственное  предприятие или коммерческий банк, научно – исследовательский институт или воинская часть, неприметный  частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких  фундаментальных вещей как постановления, решения, приказы, распоряжения. Так  же, каждый квалифицированный «документовед» обязан знать правильность составления и ведения той или иной документации.

Делопроизводство  как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей  сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом  труда является информация в различном  виде, чаще всего содержащаяся в  документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку  информации, качество и высокую производительность труда.

Документирование - процесс подготовки и создания документов. Организация работы с  документами - это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и  хранение документов в делопроизводстве. Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами называют административным делопроизводством. В настоящее  время отдельные авторы термин «делопроизводство» все чаще заменяют термином «документационное  обеспечение». Последнее заслуживает  внимания, так как содержит весь комплекс работ с документами, включая  вопросы их оборота и хранения.

 

 

 

 

 

1. Документы по личному составу и их виды

1.1 Работа кадровой службы

Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его  состава можно решать только при  наличии совершенной системы  информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно  совершенствуется и обновляется  на основе применения современных информационных технологий.

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Информационные  показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д. Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту  систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

 

 

 

 

 

2. Классификация документов по личному составу

Трудовые  правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника  в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию  по личному составу можно классифицировать на несколько групп:    

- документы, фиксирующие  трудовую деятельность человека: приказы по личному составу,  записки о приеме, увольнении,    перемещении, списки работников, личные дела,  личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты; 
      - документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения,  документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации,  документы  об установлении персональных окладов, ставок, надбавок; 
      - документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.; 
      - документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий; 
      - документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам,  присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий,  протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней; 
      - учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д. 
       Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы: 
  – личные работников; 
  – личные (наградные)  дела; 
  – личные дела по аттестации (аттестационные дела); 
  – личные дела  учащихся, студентов, аспирантов; 
  – личные дела по усыновлению детей; 
  – регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице; 
  – личные (учетные) дела пострадавших; 
  – личные дела пенсионеров (пенсионные дела); 
  – персональные дела членов партии; 
  – выездные дела; 
  – судебно-следственные дела; 
  – истории болезней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Виды документов по личному составу

Наиболее  многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: прием, перевод  и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия  его приема и оплаты труда. Вся  эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении  анкетно - биографических данных, условий  и оплаты труда. Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием  приема на работу является заключенный  письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется  личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

Основные  условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке  действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет. В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Требования к документам по личному составу

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину право на свободное использование  своих способностей и имущества  для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34, 37 Конституции РФ).

Каждый  имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав. Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Понятие трудового договора сформулировано в статье 56 «Понятие трудового договора. Стороны трудового договора» ТК РФ.

Работодатель (физическое или юридическое лицо) в соответствии с трудовым договором обязуется предоставить работнику работу по обусловленной договором трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. А работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Работники кадровых служб затрачивают много  времени на составление различного рода документов. Практика показывает, что часто эти документы на предприятиях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей.

Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени. На предприятиях должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения вычислительной техники.

В настоящее  время разработаны и используются отдельные унифицированные документы  по личному составу:

- ф. Т-1 - приказ (распоряжение о приеме на работу);

- ф. Т-2 - личная карточка;

- ф. Т-4 - учетная карточка научного работника;

- ф. Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе;

- ф. Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

- ф. Т-8 - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.