СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

      Вопросы оформления документов по личному составу неоднократно рассматривались   уполномоченным органом исполнительной  власти в области архивного дела в различные периоды его деятельности. Однако долговременный срок хранения основных видов документов  данной категории в ведомственных архивах на фоне стабильности существования организаций и предприятий не требовал  принятия решений, существенно менявших подходы к организации  работы с документами по личному составу. 
      Кардинальные социально-экономические перемены в развитии государства в 90-е годы ХХ в. значительно повлияли на общие тенденции организации архивного дела  и, естественным образом на роль документированной информации  в жизни общества. В частности,  существенно  изменилась и выросла роль документов по личному составу и, соответственно, изменился порядок их оформления. Информационные потребности настоящего  времени  отводят документам по личному составу роль исторического  источника, являющегося носителем сведений генеалогического, историко-биографического, социально-демографического характера. Однако основное значение данной группы документов в течение установленного долговременного срока  их хранения заключается в  обеспечении социальных прав граждан.

      В связи с актуальностью темы, целью работы является теоретический и методологический обзор особенностей оформления документов по личному составу.

      Учитывая  поставленную цель, задачами работы определены: изучение теоретических аспектов: основных понятий и классификации документов по личному составу и оформления документов по личному составу: формирование дел; упорядочение документов по личному составу; подготовка документов по личному составу к архивному хранению (и приказов в частности).

1. Основные понятия и классификация документов по личному составу

1.1.  Определение термина «документы по личному  составу». Классификация документов по личному составу

  

  Документы по личному  составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с  работодателем^1. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и  отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

      Термин  «документы по личному  составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

      Для того, чтобы рассмотреть особенности  оформления документов по личному составу, целесообразно учитывать их классификацию. В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы. 
        Условное разделение  документов  по личному составу на наиболее крупные группы предложено Б.В.Альбрехтом  в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу»^2.  

      С небольшими дополнениями схема классификации  выглядит следующим образом:

      1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении,    перемещении, списки работников, личные дела,  личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

      2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета³, ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения,  документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации,  документы  об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

      3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

      4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.

      5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам,  присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий,  протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.  
      6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

      7. Особую группу документов по  личному составу составляют  личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:

• личные работников;
• личные (наградные)  дела; личные дела по аттестации (аттестационные дела);
• личные дела  учащихся, студентов, аспирантов;
• личные дела по усыновлению детей;
• регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;
• личные (учетные) дела пострадавших;
• личные дела пенсионеров (пенсионные дела);
• персональные дела членов партии;
• выездные дела;
• судебно-следственные дела; истории болезней.

1.2. Распорядительные документы по личному составу

 

      Распорядительные  документы по личному составу, как  правило, составляются (подготавливаются) совместно кадровой службой (сотрудником, ответственным за работу с персоналом) и заинтересованными структурными подразделениями.

      Однако, на наш взгляд, учитывая конфиденциальный характер документов по личному составу, более целесообразно технологические  процедуры с ними осуществлять в  кадровой службе.

      Проекты распорядительных документов по личному  составу согласовываются с бухгалтером (как правило, главным), юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна и виза руководителя кадровой службы.

      Данные  распорядительные документы подписываются  обычно руководителем или - в соответствии с распределением полномочий - лицом, уполномоченным на подписание таких документов.

      В установленных законом случаях  эти документы должны иметь гриф согласования или отметку об учете  мнения первичного выборного профсоюзного органа организации.

      Распорядительные  документы по личному составу доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре, находящемся на хранении в отделе кадров (прилож. 1). Все эти документы оформляются, как правило, в трех-четырех экземплярах:

• первый подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе;
• второй рассматривается как основание для проведения бухгалтерских операций и хранится в бухгалтерии, например в папке "Приказы по личному составу. Копии";
• третий помещается в личное дело работника (если такое ведется);
• четвертый при необходимости передается в соответствующее структурное подразделение.

      Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

      Поскольку последствия разных принимаемых  кадровых решений неодинаковы в  целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых  они фиксируются³.

1.2.1. «Текущие» документы по личному составу

 

      Большая часть распорядительных документов по личному составу относится  к "текущим". В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности. Случаи, в которых требуется обязательное ознакомление работника (работников) с документами под подпись, согласно трудовому кодексу Российской Федерации приведены в таблице 1.

        Таблица 1. Обязательное ознакомление работника (работников) с документами под подпись.

      В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации - как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т. д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: "Приказы по отпускам" и т. д. Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел.

      Сама  регистрация может вестись в  любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет: это могут  быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Однако следует иметь  в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового  спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

      Структура регистрационного индекса - это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного  года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: "Л / С" - личный состав, "О" - отпуска, "П" - поощрения, командировки -"КМ" и тому подобное.

      Дела  с такими приказами могут быть переходящими, т. е. их формирование может  осуществляться несколько лет (принято - не более 5 лет), т. к. при небольшом  количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

      Порядок хранения таких документов ничем  не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок. После истечения срока хранения они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении к уничтожению.

1.2.2. Обязательные распоряжения по личному составу

      В кадровой службе, кроме "текущих", издаются распорядительные документы по личному составу, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст. 68, 84¹ ТК РФ и другие прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую работу и увольнение должны оформляться соответствующими распорядительными документами.