Только они (а не трудовой договор) являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней  по каждой записи дается ссылка на соответствующий  номер и дату документа.

      Так, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также  о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании  соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту распорядительного документа⁴.

      Распорядительные  документы по личному составу  являются юридическими актами, подтверждающими  сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, а также факт и основание увольнения.

      В соответствии с информационной ценностью  эта группа распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться содержащаяся в них информация.

      При определении минимальных сроков их хранения за основу принята средняя  продолжительность жизни - 75 лет, но, конечно, документы могут сохраняться  и далее минимального срока.

2. Оформление документов  по личному составу

2.1. Формирование дел

 

     

      Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела. Документы по личному составу формируются в дела по видам документов. 
        Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально  не связано  с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.

      В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ.

      Документы, отражающие отдельные направления  деятельности организации, формируются  в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

      Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом  организации или ответственный  за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

      При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

      В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

      Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

      Дела  заводятся по хронологическому, тематическому  признаку или их сочетанию.  Входящие  документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов⁵.

      Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

      Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

      В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

      Практика  использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.   

      Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными  актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При  их утверждении в качестве самостоятельных  документов они группируются в самостоятельные дела.

      Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

      Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

      Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

      Утвержденные  планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

      По  истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.  

      Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов -  после окончания  учебного заведения, аспирантуры;  судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного,  пенсионных дел –  после прекращения выплаты пенсии⁶. 
 

      Распорядительные  документы по личному составу  обязательно регистрируются в специальных  журналах, имеющих тот же срок хранения - 75 лет. В журнале должен указываться  не только регистрационный индекс, но и по возможности фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др.

      Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались  для внутренних потребностей кадровой службы организации.

      Документы-основания  к распорядительным документам по личному  составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

      Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности.

      Полное  оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела;  нумерацию листов в деле;  составление заверительной записи (листа-заверителя);  составление внутренней описи документов дела;  оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).

      Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

      Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора⁷.

      Прекращение трудового договора оформляется  приказом (распоряжением) работодателя⁸.

2.2. Упорядочение документов  по личному составу

2.2.1. Нумерация листов в делах

 

      Одним из видов работ, связанных с оформлением  дел, является нумерация листов в делах. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Запрещается применение авторучек и цветных карандашей. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т.е. нумеруются по каждому тому отдельно.

      Хотелось  бы обратить внимание на то, что сложенные  листы (например, формата А3 или формата  А4, выполненного в альбомном варианте) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.

      Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем⁹.

      При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.

      Если  допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.

      Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе-заверителе дела.

      Например: последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется  два литерных номера листа: 25а, 25б  и один пропущенный номер — 26. В этом случае заверительная надпись  дела будет выглядеть следующим  образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б; пропущенный номер листа — 26…».