Личные документы

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                              
 
 

                                                     ПЛАН 
 

   Введение                                                                                                         3 

1. Личные документы                                                                                        

    а)  Определение                                                                                             4

     б)  Характеристика личных документов                                                    4-8

2. Необходимость и порядок составления личных документов

    а)  Организация работы с документами                                                      8

    б)  Требования к оформлению документов                                                8-15

3. Нормативные сроки хранения документации разных видов

    а)  Правила хранения документов                                                               16-22 

Заключение                                                                                                       22-23 

Литература                                                                                                        24-25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                    

                                                 Введение 

    Документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

    Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

    Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. 
 
 
 
 
 
 
 

                                               

                                                Определение 

    Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

    По функциональному признаку выделяют следующие основные группы служебных документов: деловые письма, информационно-справочные, личные документы. Предлагаю Вам ознакомиться с такими личными документами как :

                          - автобиография,

                          - доверенность,

                         - заявление,

                        - записка,

                         - расписка.

                          - резюме 

     Автобиография – это документ личного характера, который создается человеком самостоятельно.

Основные правила  написания автобиографии

Особых четких требований к документу не существует, поэтому сочинять автобиографию можно в произвольной форме. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа.

Писать автобиографию  желательно от руки на листе бумаги форматом А4, можно оформить автобиографию  на специальном бланке. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности, чтобы можно было составить четкую картину о жизненном пути, трудовой и общественно–политической деятельности автора. Несмотря на произвольную форму и отсутствие жестких требований к написанию автобиографии, некоторые реквизиты и сведения должны присутствовать в ней обязательно:

- Название документа (Автобиография);

- фамилия, имя,  отчество автора;

- дата и место  рождения;

- образование  (место и период учебы, присвоенная  квалификация и специальность);

- вид трудовой деятельности;

- последнее место работы и занимаемая должность;

- награды, грамоты;

- семейное положение;

- сведения о родителях и ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, - дата рождения, место работы/учебы и адрес проживания);

- дата составления автобиографии;

- личная подпись.

• Составляется работником при трудоустройстве
• Все записи в анкете подтверждаются документально и проверяются работниками кадровой службы
• Анкета заверяется подписью работника кадровой службы и печатью организации
• Анкета является составной частью личного дела (досье) работника.
• Автобиография должна содержать изложенные в хронологическом порядке события жизни, подпись и дату

 
 

    Доверенность – это документ личного характера, который содержит в себе поручение кому–либо определенных действий: получить заработную плату, какой-то документ, предмет, право подписывать документы и прочее. Доверенность предоставляет указанному в ней лицу конкретные права и обязанности, например, право совершать сделки от имени и в интересах автора доверенности, обязанность совершать эти сделки в пределах полномочий, указанных в доверенности, не злоупотреблять полномочиями, не совершать сделки от имени автора документа в личных интересах.

Составляется  доверенность в произвольной форме.

При написании  доверенности обязательно указывать  следующие реквизиты:

- наименование документа (Доверенность);

- личные данные доверителя (кому предоставляются права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

- личные данные доверенного лица (кто предоставляет права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

- текст доверенности;

- дата составления доверенности;

- подпись доверителя. 
 

                                              Заявление

    При приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, отпуске работники составляют заявление на имя директора компании, в котором излагают просьбу о зачислении на работу, переводе, увольнении либо предоставления отпуска, указывая свою должность. Составляется заявление в произвольной форме, пишется от руки, оформляется заявление на листе формата А4.

Заявление имеет  следующую типовую структуру:

- адресат (кому адресовано заявление);

- заявитель (кто составляет заявление);

- наименование вида документа (Заявление);

- текст заявления;

- подпись составителя;

- дата составления заявления. 
 

    Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное произведенное действие. Расписка обычно удостоверяет о получении подписавшим его лицом чего-либо: денег, какого-то предмета. Если составлена расписка правильно, ее можно использовать в случае необходимости при судебном разбирательстве.  

Четких требований к оформлению расписки не существует, она пишется в произвольной форме. Но некоторые реквизиты должны присутствовать в ней обязательно:

- наименование документа (Расписка);

- основные сведения об авторе расписки (фамилия, имя, отчество, дата рождения – по желанию, паспортные данные - серия, номер, кем и когда выдан, адрес проживания, контактные телефоны – по желанию);

- текст (если в расписке указывается сумма денег, писать ее необходимо сначала цифрами, затем в скобках прописью. В тексте расписки можно указать дату возврата займа);

- дата составления (с левой стороны под текстом расписки);

 подпись (с правой стороны под текстом расписки). 

Расписка не заверяется нотариусом. Поэтому, если Вы не доверяете человеку, которому передаете что-либо, в момент написания расписки необходимо пригласить несколько посторонних людей – свидетелей, в присутствии которых и осуществляйте сделку, чтобы в случае необходимости они могли подтвердить факт передачи денег или какого-то предмета в суде. В данном случае свидетели под датой и подписью автора расписки указывают свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания и ставят личную подпись.

   Резюме

• В настоящее время резюме является распространенным документом при приеме на работу.
• особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
• В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

 
 

   Организация работы с документами 

    Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки информации.

При организации  документооборота следует руководствоваться  принципом однократного и целесообразного  пребывания документа в одном  структурном подразделении или  у одного исполнителя. 

   Требования к оформлению документов 

    При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке. 

    Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.