Личные документы

    При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТом «Управленческая документация. Единый формуляр-образец». Расположение реквизитов и размеры областей для их размещения на бланках различного формата приведены на рис.1. Управленческий документ - это документ, созданный в целях управления работой предприятия.

В документе, как  правило, отражается целый ряд функций:

-- информационная (документ является носителем и источником информации);

-- управленческая (документ позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать  производственные процессы);

-- правовая (документ  служит юридической основой производственной  деятельности, подтверждает факты, удостоверяет сведения);

-- коммуникативная  (является средством обмена информации  и общения между различными  объектами);

-- учетная (позволяет  накапливать и анализировать  сведения за определенные периоды времени);

-- социальная (отражает социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан);

-- культурная (показывает  специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи);

-- историческая (является источником знаний о  событиях и деятелях различных эпох, раскрывает и дополняет исторические факты, восстанавливает историческое прошлое стран и народов).

Управленческая  деятельность в любой организации  приводит к созданию многих видов  управленческих документов. Одни из них  направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т.д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядительные, финансовые документы и др. 

    Под унификацией понимается приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандарт - это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Документы классифицируют также:

По происхождению  различают официальные и личные документы.

По месту составления  документы делят на внешние и  внутренние.

По наименованию - акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т.д.

По количеству отраженных вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени  подлинности - черновики (документы  в предварительной редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр  документа, оформленный соответствующим  образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлинника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск - полная копия исходящего документа, выполняемая под копирку одновременно с подлинником. Она остается у отправителя документа. Дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного документа. Выписка из документа - копия какой-либо части подлинного документа.

По срокам хранения - постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет включительно).

По степени  гласности различают обычные  и секретные документы.

По назначению - индивидуальные (создаваемые для  решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам).

По способу  фиксации информации различают письменные документы, фото-, кинодокументы, графические, звуковые документы.

В соответствии с действующими законодательными и  нормативными актами для оформления документов необходимо использовать следующий набор реквизитов:

1. государственный  герб;

2. эмблема предприятия; 

3. изображение  наград;

4. код организации  по общегосударственному классификатору  предприятий (ОКПО);

5. код формы  документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6. название министерства  или ведомства; 

7. название предприятия; 

8. название структурного  подразделения; 

9. индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адреса, номера телетайпа, телефона  и счета в банке;

10. название вида  документа; 

11. дата;

12. индекс;

13. ссылка на  индекс и дату входящего документа; 

14. место составления  или издания; 

15. гриф ограничения доступа к документу;

16. адресат; 

17. гриф утверждения; 

18. резолюция; 

19. заголовок текста;

20. отметка о  контроле;

21. текст; 

22. отметка о  наличии приложения;

23. подпись; 

24. гриф согласования;

25. визы;

26. печать;

27. отметка о  заверке копии; 

28. фамилия исполнителя  и номер его телефона;

29. отметка об  исполнении документа и направлении его в дело;

30. отметка о  переносе данных на машинный носитель;

31. отметка о  поступлении 

    Обязательными реквизитами документа являются название организации (составителя документа), название документа (не указывается в письмах), заголовок текста, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.

Правила оформления реквизитов 

    Название организации - составителя документа должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте. Указываются полное и сокращенное название организации.

    Название документа (акт, приказ, протокол, справка, и т.д.) должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации. Название указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия.

    Заголовок текста - краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл текста. Объем заголовка не должен превышать пяти строк машинописного текста, длиной 28 символов. Допускается продление строки. Заголовки к тексту таких документов, как акт, инструкция, правила, протокол, устав и т.п., должны сочетаться в падеже с названием документа. Заголовок печатают от нулевой позиции табулятора.

Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Все даты (при датировании документа, наложении резолюций, грифов согласования и утверждения, визирования, внесении отметок о поступлении документа, о заверке копии и т.д.) приводятся в цифровом виде, в том числе и те, которые используются в тексте. Элементы даты размещаются в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Год обозначается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например:

25.12.1995; 24.12.95 или  24 12 95.

Индекс документа  включает порядковый регистрационный  номер и условные обозначения, указывающие  место составления (исполнения) и  хранения документа. При оформлении документ, в большинстве случаев, получает только один индекс, проставляемые при его регистрации в журнале регистрации на самом документе.

    Текст - это основная, информативная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким, убедительным, аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.

    Текст может состоять и нескольких частей. Большинство документов делиться на две части. В первой части следует излагать цели и причины создания документа, приводить факты, описания ситуаций, фамилии лиц и другую информацию, аргументирующую необходимость принятия решения или выполнения действия. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д. Текст документа может состоять и из одной части: приказ без преамбулы, письмо - просьба без пояснения и т.д.

    Виза проставляется при необходимости внутреннего согласования документа. Виза состоит из личной подписи лица, заверяющего документ, и даты. В некоторых случаях указывается также должность визирующего и расшифровка его подписи.

Визы при согласовании внутренних документов проставляются  на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита подпись. Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

    Подпись является одним из основных способов удостоверения документа. Документ подписывается руководителем организации или замещающее его компетентное лицо, имеющее право подписи, установленное соответствующим правовым актом.

Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи  должностных лиц и визы согласования.

    Две подписи и более ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Финансовые документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций.

    В состав реквизита подпись входят название должности лица подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи размещаются  на одном уровне. При подписании указывается дата каждой подписи.

Расшифровка подписи  в реквизитах подпись, гриф утверждения, гриф согласования должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

    При оформлении документа на бланке название организации в реквизите подпись не указывается или приводится в сокращенном виде.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело помещается на две - три строки ниже реквизита фамилия исполнителя  и номер его телефона.

В резолюции  отражаются результаты рассмотрения документов руководителем и содержатся указания пол исполнению документов.

В большинстве  случаев документ содержит не более  одной резолюции. Последующие резолюции  необходимы для уточнения порядка  исполнения документа или определения его исполнителя.

Резолюции пишут  на лицевой стороне первого листа  документа в месте, установленном  существующими требованиями. Если это  место занято другим реквизитом, например адресом, резолюцию можно разместить в любом другом свободном месте  лицевой стороны первого листа документа, кроме левого поля. 
 

Правила хранения документов 

    В процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть из которых относится к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, часть - к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете.

    Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов.

    Основным законодательным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004." (далее - Закон N 125-ФЗ), вступивший в силу со дня официального опубликования - 25 октября 2004 г.