Оформление документации по личному составу

 
 
 

РОСРЕЧФЛОТ

МОСКОВСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ  АКАДЕМИЯ

ВОДНОГО ТРАНСПОРТА 

МГАВТ 

Инженерно-экономический  факультет

Кафедра “Менеджмент на водном транспорте” 
 

Контрольная работа

по  делопроизводству на тему: 

Оформление  документации  по  личному  составу 
 

Выполнил  студент:  I курса

                                     инженерно-экономического факультета

         2-го  потока

                    Потанина Светлана Владимировна 

Проверил:                 Куликова Галина Михайловна 
 
 
 
 
 
 

Москва 1998

2 

С О Д Е Р Ж А Н И Е  

      Введение.............................................................................................3 

Глава  1.  Документация  по  личному  составу.........................................4

      1.1.  Виды   документации   по   личному   составу   и   принципы   ее оформления........................................................................................................4

Глава  2.   Основы  составления  личного  дела............................................5

      2.1.  Правила  заполнения внутренней  описи документов...................5

      2.2.  Оформления  личного  листка  по  учету  кадров и  дополнения  к  личному  листку  по  учету  кадров...................................................................6

      2.3.  Правила  составления  автобиографии...........................................7

      2.4.  Копии документов  об  образовании..............................................7

      2.5.  Составление  характеристики..........................................................8

      2.6.  Заявления  о приеме  на  работу,  перемещении,  увольнении.......8

      2.7.  Копии  приказов  и  выписки  из  приказов.....................................9

Глава  3.  Оформление  приказов  по личному  составу и личной карточки  формы  Т-2 ................................................................................................11 3.1.  Виды приказов по личному составу, принципы оформления.......11

      3.2.  Оформление  личной  карточки  формы Т-2.................................12

Глава  4.  Ведение  трудовой  книжки .....................................................14

      4.1.  Особенности оформления  трудовых  книжек..............................14

      4.2.  Вкладыш  и  дубликат  трудовой  книжки,  исправления..............17

      4.3.  Учет  трудовых  книжек.................................................................19 

      Заключение......................................................................................20 

      Список  источников  и  литературы................................................21 

      Приложения.....................................................................................22 
 

3 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

      Распорядительная  деятельность  органов  управления  включает  в  себя  решение  подбора  и  расстановки  кадров,  прием  граждан  на  работу,  перевод  на  другую  работу,  увольнение.   Все  документы,  создаваемые  при  оформлении  приема,  увольнения  и  перемещения  сотрудников,  предоставления  отпуска,  поощрения  составляют  группу  документов  по  личному  составу.  То  есть  это  документы,  фиксирующие этапы трудовой  деятельности  сотрудников.

      Ведение  всей  документации  по  личному  составу  обязательно  для  всех  предприятий  и  организаций,  как  государственных,  так  и  коммерческих.  Это  предусмотрено  соответствующими  законодательными  и  нормативными  актами  —  Кодексом  законов  о  труде  Российской  Федерации (КЗОТ),  Инструкцией  по  ведению  трудовых  книжек,  различными  постановлениями.

      Значение  кадровых  документов  определяется  тем,  что  в  них  фиксируются  сведения,  необходимые  для  осуществления  гражданами  права  на  труд,  образование,  пенсионное  обеспечение,  и  прочее.

      В  этой  контрольной  работе  дается  характеристика  кадровых  документов  и  более  подробно  разобрана  трудовая  книжка — один  из  важнейших  документов  из  всей  документации  по  личному  составу. 
 
 
 
 
 
 
 

4 

Глава 1. Документация  по  личному  составу. 

1.1.  Виды документации по  личному  составу  и  принципы  ее  оформления. 

      В  документацию  по  личному  составу  входят  документы  с  различными  функциями:  первичные  учетные  — личная  карточка  формы  Т-2,  распорядительные  — приказы,  личные — трудовая  книжка,  а  также  по  социальному  обеспечению  — пенсионные.

      При  приеме  на  работу  иногда  требуются  анкетно —  биографические  данные  на  работника,  условия  его  приема  и  оплаты  труда.  В  процессе  жизни  человека  эта  информация  может  меняться,  поэтому  выделяют  также  документы  об  изменении  этих  данных.

      При   приеме  на  работу  обязательным  является  предъявление  трудовой  книжки  и  паспорта.  В  необходимых  случаях  администрация  вправе  потребовать  документ  об  образовании  или  полученной  профессии. 

      Основанием  приема  на  работу  является  заключенный  письменно  трудовой  договор  или  контракт.  Поступающий  на  работу  пишет  личное  заявление  с  просьбой  о  приеме.  На  некоторых  предприятиях  заполняется  также  анкета  и  составляется  автобиография.

      Прием  на  работу  оформляется  приказом  по  личному  составу.  В  дальнейшем  заполняется  личная  карточка  формой  Т-2  и  вноситься  соответствующая  запись  в  трудовую  книжку  работника.

      Перевод  на  другую  работу  оформляется  приказом  по  личному  составу.

      Увольнение  работника  производится  по  причинам,  указанным  в  статьях  КЗОТ,  на  основании  поданного  работником  личного  заявления,  или  в связи  с  истечением  срока  действия  контракта,  заключенного  на  определенный  срок,  или  при  наличии  акта  о  нарушении  трудовой  дисциплины.  Оформляется  увольнение  приказом  по  личному  составу. 

5 

Глава  2.  Основы  составления  личного  дела.   

      В  личное  дело  входит  совокупность  документов  которые  содержат  наиболее  полные  сведения  о  работнике  и  его  трудовой  деятельности.  Оформляется  личное  дело  после  издания  приказа  о  приеме  на  работу.  По  порядку  работы  с  личными  делами  нет  общегосударственных  норм,  поэтому  предприятия  по  разному  решают  вопросы  их  формирования.

      Состав  документов,  помещаемых  в  личное  дело  при поступлении на  работу  зависит от  будущей должности,  месте работы.  Чаще  всего в личное  дело  помещаются  документы:

• внутренняя  опись  документов  дела; 
• личный  листок  по  учету  кадров (анкета); 
• дополнение  к  личному  листку  по  учету  кадров (дополнение  к  анкете);
• автобиография; 
• копии  документов  об  образовании; 
• характеристики  или  рекомендательные  письма; 
• заявление  о  приеме  на  работу  или  трудовой  контракт; 
• копия  приказа  о  приеме  на  работу.

 

2.1.  Правила  заполнения  внутренней  описи  документов. 

      Внутренняя  опись  документов  дела  включает  в себя  сведения  о порядковых  номерах  документов  дела,  их  индексах,  датах,  заголовках.  При  нумерации  листов  дела  листы  внутренней  описи  нумеруются  отдельно.

      Перед  передачей  на  хранение  личных  дел  к  внутренней  описи  составляется  итоговая  запись,  в  которой  цифрами  и  прописью  указывается  количество  включенных  в  нее  документов  и  количество  листов  внутренней  описи.  Подписывается  внутренняя  опись  ее   составителем   с   указанием  должности,   расшифровки   подписи  и  даты  составления  описи     ( приложение  1).

6 

2.2. Оформления  личного  листка  по  учету  кадров и  дополнения  к  личному  листку  по  учету  кадров  

      Личный  листок  по  учету  кадров  представляет  собой  перечь  вопросов  о  биографических  данных  работника,  образовании,  выполняемой  работе  с  начала  трудовой  деятельности,  пребывании  за  границей,  семейном  положении.  Личный  листок  заполняется  самим  работником  от  руки  при  поступлении  на  работу.  Не  допускаются  сокращения,  прочерки,  исправления  и  помарки.

      Ответы  на  все  вопросы  даются  в  строгом  соответствии  с  записями  в  личных   документах  работника (паспорт, трудовая  книжка,  военный  билет,  документы   об   образовании).  При  заполнении  граф  личного  листка  должны  применяться  четкие  формулировки.

      Анкета  также используется  при поступлении работника на  работу  и взаимозаменяема с личным  листком.  На  предприятиях  используется  или  листок  или  анкета.  В  ее  основе  лежат  такие  же  вопросы  как и  личном  листке,  но  с  добавлением  некоторых  дополнительных  вопросов,  например  об  изменении  фамилии,  имени,  отчества.  Анкета  подписывается  не  только  самим  поступающим  на  работу,  но  и  принимающим  его  работником  кадровой  службы  после  сверки  сведений,  занесенных  в  анкету  ( приложение  2).

      Сведения  обо  всех  изменениях,  касающихся  работника,  происшедших  после  заполнения  личного листка  по  учету кадров (анкете),  фиксируются  в  дополнении  к  личному  листку  по  учету  кадров.  Это дополнение  включает  в себя  фамилию,  имя,  отчество  работника и два раздела.  В первом  разделе отражены  изменения  сведений  о  работе  — перемещения  по   службе  с  указанием  дат  вступления  в  должность,  ухода  с  должности 

со  ссылками  на  решение  утверждения  и  освобождения  работника,  во  втором  — данные  об  изменениях  в  учетных  признаках  работника:  награды,  образование,   знание   иностранных  языков,  изменение   места   жи- 

7 

тельства  и  семейного   положения,  повышение  квалификации  (приложение  3). 

2.3.  Правила  составления  автобиографии. 

      Поступающий  на  работу  пишет  автобиографию —  документ,  который  автор  составляет  самостоятельно.  Типового  формуляра  для  автобиографии  не  существует  и  составляется  она  в  произвольной  форме.  Но  отдельные  составные  части  в  автобиографии  должны  содержаться  обязательно.  Пишется  автобиография  от  руки  на  листе  формата  А4  либо  на  специальном  бланке.  Форма  изложения —  повествовательная,  от  первого  лица.  Все  сведения  даются  в  хронологическом  порядке  и  так,  чтобы  можно  было  составить  представление  о  деловой  квалификации  человека,  его  жизненном  пути.

      Основными  реквизитами  автобиографии являются: название документа,  имя,  отчество,  фамилия  автора,  число,  месяц  и  год  рождения,  место  рождения,  сведения  о  родителях (фамилия,  имя,  отчество,  место  работы),  образование  и  специальность  по  образованию,  вид  трудовой  деятельности,  последнее  место  работы  и  должность,   награды   и   поощрения,   семейное   положение  и  состав  семьи,  домашний  адрес  и  телефон,  дата,  личная  подпись  (приложение  4).