Оформление документации по личному составу

      Трудовая  деятельность  граждан  фиксируется  в  трудовых  книжках,  в которые заносятся общие сведения  о работнике,  сведения  о работе  с начала  трудовой  деятельности,  поощрениях  и награждениях.  Формулировки  в трудовых  книжках  должны  соответствовать  формулировкам,  указанным  в  КЗОТ  РФ.  Ведутся  трудовые  книжки  на  всех  рабочих  и  служащих  государственных  и  частных  организаций.  При  поступлении  на  работу  граждане  обязаны  предъявить  администрации  предприятия  трудовую  книжку.  Прием  на  работу  без  трудовой  книжки  не  допускается.  Впервые  поступающие  на  работу  предъявляют  справку  о  последнем  занятии.

      Заполнение  трудовой  книжки  впервые  производится  администрацией  предприятия  в  присутствии  работника  не  позднее  недельного  срока  со  дня  приема  на  работу.

      Вопросы  о  порядке  ведения  трудовых  книжек,  их  хранения,  изготовления,  снабжения  и  учета,  регулируются  “Инструкцией  о  порядке  ведения  трудовых  книжек  на  предприятиях,  в  учреждениях  и  организациях”.

      “Инструкция...”  предписывает  занесение  в  трудовую  книжку  сведений  о  работнике;  сведения  о  работе;  сведения  о  награждениях  и  поощрениях;  сведения  об  открытиях,  на  которые  выдан  диплом.  Взыскания  не  вносятся  в  трудовую  книжку. 

      Состоит  трудовая  книжка  из  обложки  (приложение  13)  и 6-ти  разделов.

      Серия  и  номер  указываются  на  одной  из четырех страниц  каждого развернутого листа трудовой книжки.  Начинается  заполнение  трудовой  книжки  с  записи  сведений  о  работнике  на  титульном  листе (приложение 14). Эти сведения  включают в себя:

15 

• фамилию,  имя,  отчество — пишутся  без  сокращений  и  замены  инициалами;
• дату  рождения —   документально   подтверждается  паспортом  или  сви-

детельством  о  рождении;

• образование — среднее,  среднее  специальное  и  высшее — указывается  на  основании  аттестата,  удостоверения,  диплома. 

   Незаконченное  образование  также  вносится  в  трудовую  книжку  на  основании  студенческого  билета,  зачетной  книжки,  справки  учебного  заведения;

• профессию  или  специальность  — указывается  в  трудовой  книжке  на  основании  записи  в  документе  о  полученной  специальности,  профессии.

      Указывается  дата  заполнения  трудовой  книжки,  после  чего  работник  ставит  свою  подпись.  Также  на  титульном  листе  ставится  подпись  лица,  ответственного  за  выдачу  трудовых  книжек,  затем  ставится  печать  организации.

      Следующий  раздел  трудовой  книжки — сведения   о  работе  (приложение  15).

        Этот  раздел  представляет  собой  таблицу  из  четырех  граф  и  помещена  на  8-ми  разворотах  трудовой  книжки.

      Первая  графа  — это  номер  записи,  в которую  входит  порядковый  номер  вносимой  записи.

      Вторая  графа  — “дата”.  Здесь  указывается  дата  приема  на  работу.

      Третья  графа — в  нее  вносятся  сведения  о  приеме  на  работу,  о  переводах  на  другую  работу  и  об  увольнении.  В  “Инструкции... “  даются  указания  по  оформлении  этой  графы: “Все  записи  в  трудовой  книжке  о  приеме  на  работу,  переводе  на  другую  постоянную  работу  или  увольнении..........,  вносятся  администрацией  предприятия  после  издания  приказа (распоряжения),  но  не  позднее  недельного  срока,  а  при  увольнении  — в  день  увольнения  и  должны  точно  соответствовать  тексту  приказа.

16 

      Записи  производятся  арабскими  цифрами  ( число  и  месяц  двузначными)............ .  

      Записи  производятся аккуратно,  перьевой  или  шариковой  ручкой,  чернилами  черного,  синего  или  фиолетового  цвета.”²

      При  приеме  на  работу  на  неопределенный  срок  с  нормальной  продолжительностью   рабочего   времени  с  установлением  или  без   установления  испытуемого  срока,  в  графе  3  трудовой  книжки пишется: 

“Принят  на  должность  главного  специалиста”.  При  приеме  на  работу  лица,  выдержавшего  конкурс  на  замещение  вакантной  должности,  делается  запись:  “Принят  на  должность  главного  экономиста  на  конкурсной  основе”.

      О  работе  по  совместительству,  по  письменному  заявлению  работника,  запись  может  не  производится.

      При  увольнении  записи  в  трудовой  книжке  должны  производиться  с  расшифровкой  причин  увольнения  в  точном  соответствии  с  формулировками  действующего  законодательства  и  со  ссылкой  на  соответствующий  пункт закона,  статью.  Например:  “Уволен по  собственному  желанию по  уходу за  ребенком  в возрасте  до  14  лет” (ст.  31  КЗОТ  РФ)”,  или “Уволен за  систематическое  невыполнение  обязанностей  без  уважительных  причин  ( п3.  ст.  33  КЗОТ  РФ)”.В виде  заголовка в этой  графе пишется полное  наименование  предприятия.

      В  графе  четыре  пишется,  на  основании  чего  внесена  запись  в  трудовую  книжку (документ,  его  дата  и  номер).

      Следующий  раздел  трудовой  книжки —  сведения  о награждениях  на  двух  разворотах.  В этот  раздел  вносятся  сведения:

• о  награждении  орденами  и  медалями;
• о  присвоении  званий  и  награждении  значками,  дипломами.

      В  раздел  трудовой  книжки  сведения  о  поощрениях  входят:

• сведения  о  поощрениях  за  успехи  в  работе  на  предприятии (объявление  благодарности,  выдача  премии)

17 

• об  открытиях,  на  которые  выдан  диплом.

Не  записываются  премии,  предусмотренные  системой  оплаты  труда.

      Порядок  оформления  раздела:  в  графе  1  указывается  порядковый  номер  записи;  в  графе  2  ставится  дата  поощрения;  в  графе  3  пишется  в  виде  заголовка  наименование  предприятия  и  записывается  кем  поощрен 

работник,  за  какие  достижения  и  вид  поощрения;  в  графе  4  указывается  основание внесения  записи.

      В конце трудовой книжки печатается  извлечение  из  текста постановления  Совета  Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября  1973 г. N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих". 

4.2.  Вкладыши  и  дубликаты  трудовой  книжки, исправления в трудовых  книжках. 

      В  случае,  когда  в  трудовой  книжке  заполнены  все  графы,  она  дополняется  вкладышем.  Вкладыш вшивается в трудовую  книжку  и ведется также как и трудовая  книжка.

      Объем вкладыша:  "Сведения о работе" - 9  разворотов, "Сведения о награждениях" - 2 разворота,  "Сведения  о  поощрениях" - 8 разворотов.

      Вкладыш  недействителен  без  трудовой  книжки.  О  каждом  выданном  вкладыше  на  титульном  листе  трудовой  книжки  ставится  штамп  с  надписью  “Выдан  вкладыш”  и  указывается  номер  и  серия  вкладыша.

      При  утере  трудовой  книжки  или  вкладыша  к  ней,  администрация   предприятия  выдает  работнику  дубликат трудовой  книжки , не  позднее 15  дней  после заявления  об  утере. 

      “Лицо,  потерявшее  трудовую  книжку  (  вкладыша  к  ней ),  обязано  немедленно  заявить  об  этом  администрации  по  месту  последней  работы”.³

      Также  дубликат  выдается  при  приходе  в  негодность  трудовой  книжки  или  вкладыша  к  ней.

18 

      Дубликат  трудовой  книжки  ( вкладыш )  заполняется  по  общим  правилам  оформления  трудовых  книжек.

      В  случае  выявления  неправильной  или  неточной  записи  сведений  о  работе,  переводе  на  другую  постоянную  работу,  производятся  исправления    в  трудовой  книжке .  Исправления обязана внести  администрация предприятия,  где  была  внесена  соответствующая  неточная  запись. 

      Если  предприятие,  сделавшее  неправильную  запись  было  ликвидировано,  то  исправления  делаются  правопреемником  или  вышестоящей  организацией,  которой  подчинялось  ликвидированное  предприятие.  Исправления  должны  полностью  соответствовать  подлиннику  приказа  или  распоряжения. 

      Зачеркивание  неточных  или  неправильных  записей  в  графе  3  недопустимо. 

      При  необходимости  исправлений  или  уточнений  записей,  например  о  назначении  на  должность,  пишется:  порядковый  номер  записи,  дата  внесения  записи. В  графе  3  в  этом  случае  записывается:  “Запись  за  № ...  недействительна.   Принят  по  профессии  .........”.   В  графе  4  пишется  дата  и  номер  приказа,  запись  из  которого  неправильно  внесена  в  трудовую  книжку.

      Также  исправляется  запись  об  увольнении  и  переводе  на  другую  постоянную  работу  в  случае  незаконного  увольнения  или  перевода,  восстановления  на  прежней  работе  или  изменение  причин  увольнения.

      Изменения  записей  в  трудовой  книжке  о  фамилии,  имени,  отчестве,  дате  рождения  производятся  администрацией  на  основании  документов  — паспорта,   свидетельства   о   рождении,  о  браке,  о   расторжении   брака,   со  ссылкой  на  номер  и  дату  этих  документов.

      Вносятся  эти  изменения  на  первой  странице  (титульном  листе)  трудовой  книжки. 

      Одной  черточкой  зачеркиваются  прежние  данные и записываются  новые. 
 

19 

      Ссылки  на  соответствующие  документы  записываются  на  внутренней  стороне  обложки  и  заверяются  подписью  руководителя  или  уполномоченного  лица  и  печатью  предприятия ( приложение  16). 

4.3. Учет  трудовых  книжек. 

      Все  предприятия  обязаны  вести  следующую  документацию  по  учету  и  оформлению  трудовых  книжек:⁴

• приходно-расходная  книга  по  учету  бланков  трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним;
• книга  учета  движения  трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним.

      В  приходно- расходную  книгу  вносятся  все  операции,  связанные  с  получением  и  расходованием  бланков  трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним  с  указанием  серии  и  номера  каждого  бланка.  Ведется  книга  бухгалтерией  предприятия.

      Книга учета движения  трудовых  книжек  и вкладышей к ним ведется  отделом  кадров  или  другим  отделом,  оформляющим  прием  и  увольнение  рабочих  и  служащих (приложение  17).  В ней регистрируются  все  трудовые  книжки,  принятые  от  рабочих  и  служащих  при  поступлении  на  работу,  а  также  дубликаты  трудовых  книжек.

      Хранятся  трудовые  книжки  и  вкладыши  к  ним  в  бухгалтерии  как  документы  строгой  отчетности.

      При  увольнении  работника  все  записи  в  трудовой  книжке  заверяются  подписями руководителем организации и выдаются.

      Не  выданные  трудовые  книжки  при  увольнении  хранятся  в  течение  двух  лет  отдельно  от  остальных  трудовых  книжек.  Невостребованные  трудовые  книжки  или  их  дубликаты  хранятся  в  архиве  50  лет,  после чего  могут  быть  уничтожены. 
 

20 

Заключение. 

      Правильность  оформления  и  ведения  документации  по  личному  составу  очень  важна,  так  как  эти  документы  контролируют  правильность  соблюдения  прав  граждан,  предусмотренных  Конституцией  и КЗОТом.