Особенности оформления документов по личному составу

2.2.2. Оформление обложки дела

 

      После того как проведена нумерация  листов, можно приступать к оформлению обложки дела (пример оформления обложки дел дан в прил. 2).

      В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными  элементами описания обложки дела являются:

• наименование организации; наименование структурного подразделения;
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел); заголовок дела;
• дата дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

      На  обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее. Если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации, то на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация  в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

      Индекс  дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

      Одним из важнейших реквизитов обложки  дела является его заголовок. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела.

      Заголовки дел должны содержать  следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

• название вида дела (журнал, книга, штатная расстановка и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты и т.п.);
• название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
• краткое содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела.

      Состав  элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как: название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; ссылка на копийность документов дела.

      К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера. К примеру: Правильно: «Приказы с № 1 по № 25 генерального директора общества о приеме, перемещении и увольнении работников» или «Карточки по учету личного состава работников Тюменского отделения «Сбербанка России» по алфавиту фамилий с буквы «А» по «В» за 2009 год». Неправильно: «Приказы о приеме, перемещении и увольнении».

      В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью  делопроизводства по одному конкретному  вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело», например: «Личное дело Исаева Виктора Григорьевича, уволенного в 2008 году». Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.

      Возможно  также применение термина «документы». Он применяется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: «Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Управления к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий».

      При составлении заголовка дела, содержащего лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате, необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата.

      Запрещается применение различных аббревиатур (ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д.), так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Неправильно: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Правильно:  «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела». 

      На  длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников, занятых на работах с вредными условиями труда. При этом в заголовке дела необходимо указать цех, подразделение, в котором они работали.

      На  практике нередко встречаются такие  заголовки дел на обложках, как: «Зарплата», «Травматизм», «Аттестация» и т.д. Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют, так как такого вида дела не существует, равно как и таких разновидностей документов. Применение подобных определений является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению.

      В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например: «Приказы №№ 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии».

      Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

      Обязательным  реквизитом обложки дела является дата документов дела — год (годы), когда дело было заведено и окончено в делопроизводстве. К распорядительным и информационно-справочным документам указываются крайние даты заведения и окончания дел¹⁰.

      К распорядительным документам, в том  числе по личному составу, относятся  приказы и распоряжения. К информационно-справочным — протоколы, акты, книги (журналы).

      Крайними  датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

      Если  делом является книга (журнал) регистрации  приказов или распоряжений по личному  составу, то датами дела будут точные календарные даты первой и последней  записей в книге (журнале).

      Датами  дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления  первого и последнего протокола, составляющих дело.

      Датами  личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

      При обозначении даты документа сначала  указывается число, затем месяц  и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 5 июня 2003 г.Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.

      Следующий реквизит оформления обложки дела —  количество листов в деле, который переносится из листа-заверителя дела.

      Срок  хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. или номенклатурой дел организации после сверки его по Типовому перечню документов с указанием сроков хранения.

      Архивный шифр дела включает в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки (коробки).

      Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.

      В понятие архивного фонда входит совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника¹¹.

      Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).

      Номер дела соответствует номеру дела по описи.

      Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

      Оформление  дел проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи и под контролем заведующего  архивом организации (ответственного за архив).В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

2.3. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

 

      Ряд статей Конституции Российской Федерации  гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

      Часть этих документов в соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее  — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

      К документам по личному составу, имеющим  долговременный срок хранения,  относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.); списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда; карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2); личные дела; лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); акты о несчастных случаях, связанных с производством; тарификационные ведомости; табели и наряды работников вредных профессий; трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел; протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий; списки работников, уходящих на льготную пенсию; штатные расстановки; книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

      Срок  хранения указанных документов в  соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют: акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет; тарификационные ведомости — 25 лет; протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет; протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет; списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет. В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

      Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. Как быдл указано в п. 2 данной работы в конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения¹².

      При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования перечисленные в п.2 данной работы.

2.4. Подготовка приказов по личному составу к архивному хранению

 

      Рассмотрим  в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

      В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют  два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

      Практика  использования документов по личному  составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.