Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу  формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

      В соответствии с Основными правилами  работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать  в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

      Лицевые счета по заработной плате сотрудников  формируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  по алфавиту фамилий. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

      По  истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к  передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с  Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

      Подготовка  документов к длительному хранению включает в себя: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей и научно-справочного аппарата к ним. При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов. Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов¹³.

      Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются  в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.  Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

      Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

      В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме (прил. 2).

      После чистого листа в начало дела подшивается  внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (прил. 3). Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Она подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

      Изменения состава документов личного дела заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Заключение

 

      Термин  «документы по личному  составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан. Для того, чтобы рассмотреть особенности оформления документов по личному составу, целесообразно учитывать их классификацию.

      Распорядительные  документы по личному составу, как  правило, составляются (подготавливаются) совместно кадровой службой и  заинтересованными структурными подразделениями. Большая часть распорядительных документов по личному составу относится к "текущим". В кадровой службе, кроме "текущих", издаются распорядительные документы по личному составу, обязательность которых установлена ТК РФ.

      Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела. Документы по личному составу формируются в дела по видам документов. Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. 

      Одним из видов работ, связанных с оформлением  дел, является нумерация листов в  делах. После того как проведена  нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела. Обязательными элементами описания обложки дела являются: наименование организации;  наименование структурного подразделения;  индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

      Часть документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

      Ряд статей Конституции Российской Федерации  гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Список  использованной литературы

1. Трудовой  кодекс Российской Федерации от 30.12.01 № 197-ФЗ (с изм. от 1 октября 2007 г.), Ч. 1 ст. 68; ст. 84^1.

2. Основы  законодательства об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах. 7 июля 1993г. № 5341-1. Ст. 1.
3. О трудовых книжках:  пост. Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (с изм. от 6 февраля 2004 г.).
4. Об Архивном деле в Российской Федерации:  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ 
5. О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536.
6. Захарова  Т.И.  Делопроизводство  в  кадровой  службе / Московский  международный  институт  эконометрики,  информатики, финансов и права. М., 2004. -с. 211.
7. Альбрехт В. В. Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2004. -№ 1 (42). -С.9-11
8. Кошелева Е.А. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению // Кадровые решения, 2003. -№2.
9. Кошелева Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению // Секретарь-референт , 2008. -№2.
10. Пшенко А.В. Распорядительная документация по личному составу // Справочник кадровика, 2007 -№3.

Приложения

Приложение 1. Пример доведения до сведения работников под подпись документов по личному составу

 

        

Приложение 2. Лист-заверитель

 
 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________ 

  В деле подшито и пронумеровано  230 (двести тридцать) листов,

  в том числе: литерные номера

  листов      23а, 72а

  пропущенные номера листов       нет

  + листов внутренней описи         нет 

 

  Наименование  должности лица,

  составившего  заверительную надпись             Подпись            

  Расшифровка подписи

  Дата 

Приложение 3. Внутренняя опись

 
 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ    

         документов ед.хр. №_____________

 
 
 
 
 
 
 

  Итого ____________________________________документов

           (цифрами и прописью) 

  Количество  листов внутренней описи__________________________________

                                             (цифрами и прописью) 
 

  Наименование  должности лица,

  составившего внутреннюю опись

  документов  дела                                      Подпись                        Расшифровка подписи 

  Дата