Структура документа, его составление и оформление

                    Министерство образования Российской Федерации

Байкальский Государственный Университет Экономики  и Права

Колледж Бизнеса и Права 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

«Структура  документа, его составление и  оформление» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                          Выполнил: ст.гр. ДОУ-09-01

                                                                              Павленко Марина Николаевна

                                                                          Проверил:

                                                                                Преподаватель Павленко. Е.А 
 
 
 
 

Иркутск, 2010 

Содержание: 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3 

1.Типы  и виды документов, их классификация………………………….....4

      1.1. Типы документов…………………………………………………..4

      1.2. Виды документов…………………………………………………..14 

2. Общие  требования к составлению и  оформлению документов…………22

      2.1. Формуляр документа и его составные  части………………….....22

      2.2. Требования к размещению реквизитов документа………………23

      2.3. Требования к оформлению документов, с применением компьютерной техники…………………………………………………………25

      2.4. Требования, предъявляемые к бланкам…………………………..28

      2.5. Составления и оформления положения…………………………..30

      2.6. Составления и оформление протокола, постановления, приказа, распоряжения и указания………………………………………………………31

      2.7. Составления и оформления акта, доверенности, заявления, докладной  (объяснительной) записки, служебного  письма…………………32

      2.8. Составления и оформления конфиденциальных документов…..34 

Заключение……………………………………………………………………..35 

Литература:………………………………………………………………………36 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Тема  данной курсовой работы – «Структура документа, его составление и  оформление». Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. По мнению специалистов – документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

     Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно- распорядительной документации. Составление и оформление управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизации осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой. ГОСТ определяет состав реквизитов организационно- распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. И поэтому в данной курсовой работе будут по возможности рассмотрены все варианты структуры документа, его составления и оформления.

     1.Типы и виды документов, их классификация 

1.1. Типы документов 

Происхождение документов. По происхождению различают документы:

• личные;
• официальные;

     Такие сообщения, как личная переписка, воспоминания личного характера, дневники, создаются все сферы служебной деятельности человека или выполнение общественных обязанностей и официальными документами не являются. Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных: удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой  стаж (трудовая книжка) и т.д. Делопроизводственные службы, как правило, работают только с официальными документами.

     Способ  документирования. По способу документирования различают документы:

• рукописные – текстовые;
• графические - документы, фиксирующие информацию посредствам изображения объекта;
• фотодокументы;
• фонодокументы – звуковые документы;
• кинодокументы;
• видиодокументы;
• документы, созданные с помощью компьютерной техники.

Место составление. По месту составления различают документы:

• входящие – поступившие;
• исходящие – отправляемые из организации;
• внутренние – создаваемые и использованные для обеспечения внутренних связей данной организации.

     Совокупность  этих документов образует документооборот  организации.

     Количество  отражаемых вопросов. По количеству затронутых вопросов документы бывают:

• простыми;
• сложными;

     Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы  включают в себя несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц,  структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

     Ограничение доступа. В соответствии со ст.9 к части информации в Российской Федерации устанавливается ограничение доступа.

     По  ограничению доступа документы  подразделяются:

• на общедоступные - содержат общеизвестные сведения и иную общедоступную информацию;
• конфиденциальные – содержат сведения,  ограниченного распространения;
• секретные – содержат сведения, относящиеся к государственной тайне.

     Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 « О государственной  тайне» дает следующее определение: «Государственная тайна – защищаемый государством сведения в области  его военной, внешнеполитической, экономической, раздевательной, контрразведывательной и оперативно – розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Указом Президента РФ определен Перечень сведений конфиденциального характера, законодательство определено и понятие «коммерческая тайна».

     Документы, содержащие сведения, относящиеся к  государственной, служебной, коммерческой тайне, подразделяются по степени секретности, или конфиндециальности. Такие документы  снабжаются особыми грифами (пометами), например: «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна». Процедуры подготовки, оформления, использования и хранения таких документов осуществляются по особым технологиям и выделяются в отдельное конфиденциальное делопроизводство. И специалистам аппарата управления, и работникам службы ДОУ для работы с такими документами требуется особое решение.

     Способ  изложения. По способу изложения текста документы бывают:

• - индивидуальными;
• - трафаретными;
• -типовыми;

     В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным тестом.

     В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющего текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известными видами таких документов является анкета и справка. Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны  на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная информация вписывается от руки. Вариант использования трафаретного текста – это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

     Типовые документы используются для документирования однотипных документов (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например,  типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры). В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст – образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

     Форма представления. По форме представления документы подразделяются:

• на подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

     Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков. Согласно беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ  отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

     Составленные  в нескольких экземплярах оригиналы  называются умноженными. Например, договор  составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

     Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия  полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной техники, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения Устаревшее название таких копий – отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

     Копии, заверенные в установленном законом  порядке, имеют такую же юридическую  силу, как и подлинники.