Структура документа, его составление и оформление

     Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу  подтверждено официальным должностным  лицом – нотариусом.

     Отметка о заверении копии проставляется  ниже реквизита «подпись» и содержит следующие элементы: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения. Допускается заверении копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

     Архивная  копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных: названия архива, номера фонда, описи, дела и листа.

     ГОСТ 6.10.4-84 определяет, что подлинником  документа на машинном носителе, содержащие указания, что этот документ является подлинником, а копией – документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носители на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

       Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа (диплома, аттестата, паспорта). В управленческой практике дубликат создается также в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например дубликат сертификата, грузовой квитанции или накладной. Дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.

     Дубликатом  документа на машинном носителе считаются  все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа  на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

     Степень подлинности. По степени подлинности документы могут быть:

• -подлинными;
• -подложными (фальсифицированными);

     Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие  о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение  ее оттиском печати), считается подлинным. Однако эти признаки, свидетельствующие о подлинности документа, являются и основными объектами фальсификации. Поэтому все документы в момент их предъявления проходят процедуру аутентификации – подтверждения подлинности, по результатам которой принимается решение о признании документа подлинным с той или иной степенью вероятности, так как принятие правильного решения зависит как от технических возможностей средств аутентификации и опыта лица принимающего решение, так и от технических возможностей и мастерства фальсификатора, а также качества совершенной подделки. Как правило, заключение о гарантированной подлинности того или иного ценного документа можно получить после проведения соответствующих экспертиз в специализированной экспертной организации.

     Фальсифицированные  документы появились, как только документ стал использоваться для доказательства тех или иных фактов, например фальшивые расписки, подложные завещания. Наиболее часто встречаются следующие способы подделки документов: подлог – замена одного документа другим; интерполяция – подложная вставка в текст подлинного документа; подделка отдельных слов  реквизитов (подписи, дат, оттисков печати и т.д.).

     Подлинность документа, полученного с помощью  автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленным законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммукационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно – технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдение установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

     Срок  хранения. По срокам хранения документы подразделяются на следующие:

• -постоянного хранения;
• -долговременного хранения (свыше 10 лет);
• -временного хранения (до 10 лет);

     Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти Российской Федерации в области  архивного дела и закрепляются в  перечнях документов с указанием сроков хранения. Так, для управленческих документов, образующих в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2006 (в ред. от 27.10.2003).

     Сфера деятельности. В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на следующие:

• управленческие – организационные, распорядительные, информационно- справочные;
• технические - научные, конструкторские, технологические, проектно-сметные и др.

     Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организационной системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию организации, ее структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

     Распорядительные  документы предназначаются для регулирования действительности организации, реализации управленческих решений направленных на достижение целей и задач организации, на совершенствование организационной структуры, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности организации, обеспечение её финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к  управляемому объекту, от руководителя организации к её структурным  подразделениям и работникам.

     Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности в соответствии с целями и задачами организации.

     Информация  о фактическом положении дел  в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

     Процесс подготовки и принятия обоснованных управленческих решений невозможен без правильной оценки ситуации, т.е. без знания реального состояния управляемого объекта и состояния органа управления. Это знание получается в результате сбора, обработки и анализа объективных и достоверных сведений, содержащих в информационно-справочных документах, выполняющих роль аналогично информационному каналу обратной связи кибернетических систем.

     Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информационного обмена системы  управления снизу верх – от исполнителя  к руководителю от структурного подразделения  к руководителю организации. Эти  документы выполняют служебную роль по отношению к организационно – распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ действий. Поэтому основное назначение информационно - справочных  документов – обеспечить процесс управления оперативной и достоверной информацией, необходимой руководству организации для выработки и принятия оптимального (наилучшего) либо рационального(приемлемого) решения в конкретных условиях сложившейся ситуации.

     Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и  инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно – технических и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время осуществления съемочно-геодезических работ, геологических изысканий. Возрастающее влияние науки и техники на практическую деятельность учреждений, предприятий и организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке технической документации. С техническими документами все больше стало иметь дело работники делопроизводства, органов научно – технической информации, ведомственных архивов.

     Техническая документация – это система текстовых  и графических документов, содержащих информацию о технических изделиях, технических и технологических  процессах, утвержденных установленным  порядком.

     Наиболее широка, известна научно – исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно – сметная документация.

     Научно  – исследовательская  документация создается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных научно – технических проблем и задач, внедрение их результатов в производство.

     К конструкторской документации относится графические и текстовые документы, которые в отдельности или совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

     Технологическая документация –  совокупность графических и текстовых документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс сооружения объектов капитального строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организации производственного процесса. К этой документации относится технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.

     Проектно  – сметная документация создается при решении вопроса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства. Проектно – сметная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, стоимость работ (сметы). Она подразделяется на проектную документацию по планировке и застройке городов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническому, транспортному строительству.

     Способ  передачи. По способу передачи документов различают:

• -письма;
• -телеграммы;
• -телефонограммы;
• -телефаксы;
• -факсограммы и др.

 
 

1.2. Виды документов

 

     Под видом документов понимается наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Наименование конкретного документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным соответствующим классификатором, например для управленческих документов – Общероссийским классификатором управленческой документации.

     Наиболее  распространенные виды документов, обслуживающих  сферу управления:

• организационные;
• распорядительные;
• информационно-справочные;
• научные (научно-исследовательские);
• конструкторские;
• технологические;
• проектно-сметные;

     Организационные документы. К организационным (организационно-правовым) документам относятся следующие виды документов:

• устав организации;
• положение об организации;
• инструкция;
• договор;
• штатное расписание;
• регламент работы организации и др.

     Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций (учреждений), обществ и граждан; их взаимоотношения с другими учреждениями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

     Положение – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений.

     Инструкция  – правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности организации (учреждения), его подразделений, должностных лиц и граждан.

     Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующих эти отношения.

     Распорядительные  документы. К распорядительным документам относятся:

• постановление;
• приказ;
• распоряжение;
• указание;

     Постановление – правовой акт, применяемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

     Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующем на основе единоначалия, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным органом.

     Распоряжение  – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

     Указание  – распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

     Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам относятся:

• акт;
• доверенность;
• протокол;
• заявление;
• служебное письмо;
• записка;
• доклад;
• справка и др.

     Акт- документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события.

     Доверенность - письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (организацией) другому лицу для представительства перед третьим лицом.

     Научные (научно-исследовательские) документы. Основными видами научно-исследовательской документации являются:

• итоговые и этапные отчеты о научно-исследовательских (НИР), опытно-конструкторских (ОКР) работах;
• технические задания на НИР (ОКР);
• монографии, диссертации и отзывы на них;
• заключения, отзывы и рецензии о НИР (ОКР);
• аннотации на научно-исследовательские работы;
• планы-проспекты и т.д.

     Отчет на НИР - научно-технический документ, который содержит систематизированные данные о научно-исследовательской работе, описывает состояние научно-технической проблемы, процесс и (или) результаты научного исследования.

     Техническое задание на НИР – основной технический документ, устанавливающий комплекс требований к содержанию, выполнению, объему и срокам выполнения НИР (составной части НИР).

     Конструкторские документы. К конструкторским документам относится графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

     ГОСТ 2.102-68 устанавливает следующие виды конструкторских документов:

• чертеж детали, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный, чертеж-схема;
• техническое описание;
• спецификация;
• пояснительная записка;
• ведомость и др.

     Чертеж  детали - конструкторский документ, который содержит изображение детали и сведения, необходимые для изготовления: размеры, тип материала, требования к термообработке до заданной прочности (кг/мм2), чистоте обработки поверхности, классу точности и допуски.

     Сборочный чертеж - конструкторский документ, в котором представлено изображение сборочной единицы в виде, позволяющем судить о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивающем возможность осуществления сборки и контроля. На сборочном чертеже иногда помещаются схемы соединения или расположения составных  частей изделия, если они не оформлены в виде расположения перемещающихся частей конструкций.

     Чертеж  общего вида – конструкторский документ, в котором содержится изображение изделия с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для понимания конструктивного устройства этого изделия, а также взаимодействие его основных составных частей и принципа работы. На чертежах общих видов помещаются технические характеристики.

     Теоретический чертеж – конструкторский документ, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей.

     Габаритный  чертеж – конструкторский документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров.

     На  монтажном чертеже также приводится контурное изображение изделия и данные, необходимые для его установки (монтажа).

     Чертеж-схема  – конструкторский документ, содержащий упрощенное изображение машин, механизмов, установок, дающее общее представление об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются основным видом чертежной документации, составляемой при разработке электротехнических изделий, проектов механизации и автоматизации производственных циклов и процессов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерах предмета.

     Техническое описание – конструкторский документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комплекта.

     Пояснительная записка – тестовый технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснование приятных технических и технико-экономических решений.

     Ведомости – списки различных документов, сгруппированных по определенным признакам. Согласовано ГОСТ ЕСКД (Единая система конструкторской документации) составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупных изделий, ведомости технических документов, вошедших в состав технического предложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателей подлинников, т.е. перечень предприятий, которые хранят подлинные документы, разработанные для данного изделия, ведомости согласования применения изделий и др.

     Технологические документы. К основными видами технологических документов относятся:

• технологическая карта;
• заводской регламент;
• схема технологического процесса;
• чертежи и др.

     Технологическая карта - технологический документ, в котором дается подробное описание, и приводятся расчеты всех производственных операций, необходимых для изготовления изделия.

     Заводской регламент – технологический документ, в котором описываются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические процессы, которые должны протекать для получения изготовляемого продукта.

     Схема технологического процесса – технологический документ, схематично отображающий последовательность выполнения технологический операций по изготовлению изделия (продукта).

     Проектно-сметные  документы. К основным видам проектно-сметной документации относятся:

• генеральный план;
• чертежи фасадов, планов, разрезов здания;
• паспорта проектов;
• рисунки;
• пояснительные записки;
• эскизы, расчеты, схемы;
• картографические документы;
• сметы.

     Генеральный план – технический документ, на котором в контурах вида сверху представлено изображение всего участка строительства, а также размещение существующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, а иногда и топографическое состояние места строительства.

     Для строительства  какого-либо объекта промышленного или гражданского назначения разрабатываются общие чертежи фасадов, планов по этажам, а также поперечные и продольные разрезы здания.

     Общий чертеж (план, разрез) – технический документ, в котором указывается расположение оборудования, инженерных коммуникаций, взаимная их увязка, маркировка, а также габаритные размеры.

     Чертеж  детали – технический документ, в котором указываются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и спецификации.

     Эскизами, или кроками, называются чертежи, выполненные от руки обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черновиками, содержание которых потом переносится на ватман с помощью чертежных инструментов.

     Паспорт проекта – технический документ, в котором дается схематическое изображение объекта, краткое описание и сообщаются основные технические показатели.

     Пояснительная записка – технический документ, содержащий сведения о назначении проектируемого объекта, его внешнем виде, внутреннем устройстве, характерных особенностях, основных технических показателях, а также о назначении, внутреннем устройстве и работе его отдельных частей, особенностях их конструкции. Кроме того, в пояснительной записке дается объяснение экономических, общественных и других условий и предпосылок создания объекта, аргументация выбора данного варианта проектирования и строительства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Общие требования к составлению  и оформлению документов.

 

     Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления  в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно – методических разработках норм и требований. 
 

2.1. Формуляр документа и его составные части. 

     Государственные стандарты предназначены также  для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Это достигается  за счет закрепления места каждого  реквизита на поле документа в  соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить полезную площадь, т.е. место размещения текста – основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

     На  основе государственного стандарта  в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами  с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

     В соответствии с установленными правилами  требованиями каждый документ состоит  из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).

     Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе, что в совокупности составляет его формуляр. Таким образом, формуляр документа – это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

     В основу унификации и стандартизации положен принцип создания общей  модели построения всех документов системы  документации. Такие графические  модели построения документов получили название «формуляр – образец». Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране. 
 

2.2. Требования к размещению реквизитов документов. 

      Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно подразделить на три группы:

1. реквизиты бланка и ограничительные отметки:

• Государственный герб РФ(01);

• герб субъекта РФ(02);
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);
• код организации (04);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);
• идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
• код формы документа (07);
• наименование организации (08);
• справочные данные об организации (09);
• наименование вида документа (10);
• ограничительная отметка для даты документа (11);
• ограничительная отметка для регистрационного номера документа (12);
• ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа (13);
• место составления и издания документа (14);
• ограничительная отметка для реквизита «адресат» (15);
• ограничительная отметка для размещения

2. реквизиты, определяющие юридическую силу документа:
• автор документа (наименование организации) (08);
• наименование вида документа (10);
• дата документа (11);
• регистрационный номер документа (12);
• гриф утверждения документа (16);
• текст документа (20);
• подпись (22);
• гриф согласования документа (23);
• оттиск печати (25);
3. реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки):
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка) (13);
• адресат (15);
• резолюция (17);
• заголовок к тексту (ограничительная отметка) (18);
• отметка о контроле (ограничительная отметка) (19);
• отметка о наличии приложения (21);
• визы согласования документа (24);
• отметка о заверении копии (26);
• отметка об исполнителе (27);
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28);
• отметка о поступлении документа в организацию (29);
• идентификатор электронной копии документа (30);

Документы состоят из отдельных элементов, которые в совокупности образуют документообразующие признаки, свидетельствующие  о статусе документа и его  подлинности (от лат. Reguisitum – требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов определяет форму документа. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. 

2.3. Требования к оформлению  документов, изготавливаемых  с применением  компьютерной техники 

     В целях повышения оперативности и качества составления документов рекомендуется сохранять в электроном виде в устройствах памяти компьютера наиболее распространенные образы форм документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которые нет утвержденных форм, то сами работники могут разработать свои трафаретные тексты или использовать типовые – шаблоны.

     Шаблон  представляет собой электронный  образ проекта документа, визуально отображаемый на экране монитора компьютера в виде листа, содержащего некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, угловой штамп, шрифты и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и сохранить в устройстве памяти компьютера.

     Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые ориентируют составителя  документа, куда и в какой последовательности надо наводить конкретную переменную информацию данного документа. Такие  поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводиться на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию. Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например при составлении приказов о командировках сотрудников, изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

     Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседании коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (претензии), используются цветные диаграммы.

     Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться. Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением, как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находиться.

     Текстовые редакторы представляют значительно  больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование  подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных  пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиваем, изменения размера и типа позволяет улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух- трех шрифтов одновременно.

     В настоящее время практически  все проекты документов готовятся  путем формирования файла (т.е. электронного образа проекта документа), а уже  затем распечатываются. Однако статус проекта документа они получают с момента бумажного варианта.

      В отношении электронного документа, следуя логике, необходимо ставить  на учет в регистрационном подразделении  его дубликат, т.е. аутентичную по содержанию запись на машинном носителе, более позднюю по времени, чем первично подготовленный файл.

     Учетный проект электронного документа, как  и бумажного, докладывается руководителю либо лицом, подготовившим данный документ, либо лицом, ответственным за делопроизводство. Если руководитель удовлетворен содержанием проекта документа, то он на своем компьютере заверяет его ЭЦП, после чего сообщение (проект документа) обретает статус документа.

     В случае, когда руководителю одновременно докладываются бумажный и электронный  проекты одного и того же документа и он подписывает бумажный проект собственноручной подписью, а электронный проект – ЭЦП, их идентичность должна заверяться начальником службы ДОУ или секретариатом.

     Одной из проблем электронного документооборота является фиксация резолюций на поступивших документах. С юридической точки зрения резолюция представляет собой зафиксированное указание руководителя о той работе, которую необходимо проделать нижестоящим должностным лицом по исполнению данного документа. Чаще всего содержание резолюции состоит из двух элементов: указания на лицо (лиц), которые должны организовать  работу по исполнению документа, и срок доклада о проделанной работе. В ряде случаев помимо лица, ответственного за исполнение, указываются должностные лица, которым с содержанием данного документа необходимо ознакомиться для общего сведения.

     Резолюции имеют важное юридическое значение. Именно по ним в дальнейшем судят  о реакции руководителя на поступившую  информацию или задается алгоритм дальнейших действий по реакции государственного органа на поступивший документ. В силу этого резолюцию (а чаще совокупность резолюций) необходимо признать неотъемлемой частью документа. 
 
 

2.4. Требования, предъявляемые к бланкам

     Общий бланк в зависимости от документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, или эмблему организации, или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, место для даты, место составления или издание документа.

      Бланк письма включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

     Бланк конкретного вида документа включает в себя следующие обязательные реквизиты : Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания место составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

     Изображение Государственного герба на бланках  с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над  серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением  реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

     Наименование  организации (полное, сокращенное или  аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения  должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми  актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом.

     Бланки  документов должны иметь поля: левое, верхнее и нижнее – 20 мм, а правое – не менее 10 мм. Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

     Бланки  организации, а также бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта и др.) изготавливаются  только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и пропусками для внесения переменой информации. 
 

2.5.Составления  и оформления положения

     Положение – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, информацию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений.

     Инструкция - правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установлении правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности учреждения, его подразделений, должностных лиц и граждан. Инструкции издают также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Правовое положение работников учреждения регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Инструкции бывают типовыми или примерными, являющимися основанием для разработки индивидуальных. Их оформляют на общем бланке конкретного вида документа. Текст инструкции излагают от третьего лица или в безличной форме. Все указания, формулировки инструкции выражаются распорядительными словами; они должны быть четкими, ясными, исключающими двоякость толкования и соответствующими  действующему законодательству. Проект инструкции визируют должностные лица, от координации действий которых зависит введение документа в действие, и подписывают руководители подразделений. Исходя из правового статуса и постоянного срока хранения инструкцию вводят в действие только после утверждения ее соответствующими специальными распорядительным документом, в котором устанавливают срок введения, перечисляют необходимые организационные мероприятия и указывают ответственных и исполнителей. 
 

2.6. Составления и  оформления протокола, постановления, приказа, распоряжения и указания

     Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на заседаниях. По способу и полноте записи протоколы бывают стенографическими, фонографическими, конспективными и краткими – без содержания выступлений. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой части повестку дня, фамилии выступающих, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводят. Краткие протоколы ведут на оперативных производственных совещаниях, а также в случаях, когда заседания стенографируют или записывают с помощью технических средств, материалы которых, подписанные председателем и секретарем, прилагают к протоколу.

     При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность путем наличия в протоколе всех необходимых реквизитов, правильного их оформления и строгой достоверности информации, содержащейся в протоколе.

     Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

     Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующем на основе единоначалия в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. По содержанию приказы подразделяются на приказы по основной деятельности, связанные с организацией работы, порядком деятельности учреждения или его подразделений, и приказы по личному составу.

     Распоряжение  – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжение является подзаконным актом и подразделяется на две группы : распоряжение общего действия и распоряжение, касающееся конкретного вопроса или отдельного случая.

     Указание  – распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов. Указание издают при решении текущих организационных вопросов, а также им доводят до исполнителей нормативные акты. 
 

2.7. Составления и  оформления акта, доверенности, заявления,  докладной (объяснительной) записки, служебного письма

     Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания: приема – сдачи; обследования; проверки состояния режима секретности, наличия служебных документов. Акты обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты, но и содержат рекомендации, предположения, выводы. Акт составляется и подписывается специально назначенной комиссией или отдельными должностными лицами, уполномоченными на это.

     Доверенность  – письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьим лицом. Письменное полномочие на совершение сделки представителем может быть представлено непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должны быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с удостоверением печатью этого учреждения.

     Заявление – вид, обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности учреждения. 

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий обстоятельственное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки бывают двух видов:

• внутренние – направляемые руководителю учреждения в целях побудить его принять определенное решение и удостоверяемые ее автором;
• внешние – адресуемые в вышестоящие органы и удостоверяемые руководителем учреждения.

     Объяснительная  записка – документ, поясняющий содержание положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события. По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы:

• записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его;
• записки, составляемые работниками для объяснения их поступков или сложившейся ситуации.

     Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. 
 

2.8.Составления  и оформления конфиденциальных  документов

        Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров.

     Конфиденциальные  документы печатаются, как правило, на одной стороне листа. При изготовлении документов на двух и более листах последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посредине верхнего поля листа. В конфиденциальных распорядительных документах, а также в протоколах регистрационный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом листе проставляется, как и на других листах, кроме последнего, посредине нижнего поля, а на площади, отведенной под реквизит «регистрационный номер документа», проставляется номер, присвоенный им по соответствующему журналу учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов.

     Отметка об исполнителе конфиденциального документа является своего рода паспортом документа и включает в себя сведения, по которым можно восстановить необходимые учетные данные о документе в случае утраты регистрационной карточки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      Исходя  из всего выше написанного, можно сделать следующие выводы: в структуре документа, его составления и оформления, можно классифицировать по различным основаниям (происхождению, месту составления, способу изложения, степени подлинности, способу передачи).

      Документирование – это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В зависимости от используемых средств различают следующие способы документирования:

• рукописные
• графические
• фотодокументы
• кинодокументы
• видеодокументы

     В данной курсовой работе была подробна, рассмотрена информация о  структуре  документа, его составления и оформления. Были затронуты важные аспекты по данной теме.  
 
 

   

 

   
 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. ГОСТ Р. 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1973.

3. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. М.: Высшая школа, 1991.

4. Павленко Н.А. История письма. Минск, 1987.

5. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно – справ. Пособие / И.Н.Кузнецов. -3 –е изд., перераб. и доп. – М. :Изд.- торг. Корпорация «Дашков и К», 2007.

6. ГОСТ 7.32 – 2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о НИР. Структура и правила оформления. – М. : Изд – во стандартов, 2001.