Оформление документов по личному составу

В процессе управления предприятиями руководители принимают многочисленные решения, в частности при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направлении в вуз или в техникум и др. Поэтому и возникает необходимость в разнообразной информации. Этим и объясняется множество различных учетных и отчетных документов по кадрам на предприятиях.

Лица, принимающие  решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и инженерно-технических работников, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оформление документов по личному составу

        2.1 Документация, используемая при приеме на работу

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением  документов, указанных на схеме (рисунок 1).

 

 

 

 

         2.1.1 Резюме

Резюме представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работника. Наряду с официальными данными составитель может указать любую дополнительную информацию, характеризующую его как специалиста и личность.

Установленной формы резюме нет.

Фирмы составляют ее по произвольной форме, которая может содержать следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество работника;

- год рождения;

- домашний адрес;

- телефон;

- семейное положение;

- наличие детей;

- образование;

- опыт работы, в том числе по специальности;

- последние места работы и должности;

- знание компьютера;

- знание иностранных языков;

- интересующий уровень оплаты труда;

- дополнительные данные.

Резюме  лиц, принятых на работу, хранятся в личных делах сотрудников, а не принятых на работу - хранятся один год, согласно перечню документов с указанием сроков хранения.

Образец резюме представлен в конце курсовой работы (приложение А).

 

 

 

    2.1.2 Заявление о приеме на работу

При поступлении  на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу  о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в  произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в которое  подшивается и заявление о  приеме на работу.

В заявлении  не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать»  и т.п.).

Для заявления  о приеме на работу характерны следующие  реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие  на прием нового работника дает будущий  непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного  заявления претендента.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа  о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю  сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Образец заявления о приеме на работу представлен  в конце курсовой работы (приложение Б).

 

 

 

 

 

         2.1.3 Анкета при приеме на работу

Анкета - это один из документов, посредством  которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника.

Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.

Прежде  всего, правильно заполненная анкета позволяет работодателю оценить  претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек  для успешного выполнения порученной ему работы.

Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего  распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому  отправляясь на собеседование помимо резюме желательно прихватить с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству.

Обычно  работодатели требуют заполнять  анкету от руки, поэтому опрашиваемому  необходимо подойти к этому процессу со всей ответственностью и постараться  не допускать ошибок и исправлений. Для этого, лучше всего перед  началом заполнения ознакомиться со всеми вопросами, представленными  в анкете, и набросать в уме предварительный план ответов.

Крайне  не желательно оставлять в анкете незаполненные пункты. Так, например, если запрашиваемая информация не имеет  никакого отношения к соискателю, в качестве ответа можно указать "не имеется". Это даст понять людям, которые будут читать анкету, что  претендент не пропустил (сознательно  ИЛИ нет) какой-то вопрос.

Образец анкеты при приеме на работу представлен  в конце курсовой работы (приложение В).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         2.1.4 Трудовой договор

Все работы в организации выполняют члены  трудового коллектива. Разрешено принимать на работу лиц по трудовому соглашению, договору гражданско-правового характера (подряд, поручение, возмездное оказание услуг, агентский договор и др.).

Прием на работу по трудовому соглашению работников оправдан и целесообразен, если среди членов трудового коллектива нет соответствующих специалистов или когда работы не могут быть выполнены в необходимые сроки силами коллектива организации.

Важно знать  разницу между работой по трудовому  и гражданско-правовым договорам, реализация которых также связана с трудовой деятельностью.

Понятие трудового договора сформулировано в ст. 56 Трудового кодекса РФ: «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.»

При исполнении работы по гражданско-правовому договору работник сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой риск, получает вознаграждение за конечный результат работы. По трудовому договору работник выполняет не конкретное задание, а любую порученную ему работу в рамках своей специальности, квалификации, должности, выполняет распоряжения работодателя и получает заработную плату по установленным нормативам. Такое разграничение имеет, прежде всего, практическое значение, поскольку право и обязанности, установленные трудовым законодательством, распространяются только на лиц, заключивших трудовые договоры (предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков, компенсационные выплаты, пособия по социальному страхованию и т. д.).

Для принятия работника на работу с ним необходимо заключить трудовой договор. Согласно статье 67 ТК РФ, «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один  экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой  договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе».

Одновременно  работнику объявляется приказ (распоряжение) о его приеме на работу.

Содержание трудового договора (т. е. что следует в нем указать) подробно расписано в статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ. В ней закрепляются разнообразные условия труда (место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии; права и обязанности работника и работодателя; характеристика условий труда; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия социального страхования), а также может быть включен перечень дополнительных условий (об испытании при приеме на работу; о неразглашении государственной, служебной и коммерческой тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный срок, если обучение проводилось за счет работодателя). При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

Трудовой договор может  быть заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок, согласно статье 58 «Срок трудового договора» ТК РФ. Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в случаях, предусмотренных статьей 59 «Срочный трудовой договор» ТК РФ.

Форма трудового договора представлена в конце курсовой работы (приложение Г).

Согласно новому Трудовому  кодексу РФ, все организации могут заключать срочный трудовой договор с главными бухгалтерами. А малым предприятиям разрешено заключать трудовые договоры на определенный срок со всеми своими работниками. Согласно кодексу, малым считается предприятие, в котором работает не более 40 человек. А если оно занимается торговлей или оказывает бытовые услуги, то не более 25 человек. Кроме того, организация имеет право заключать срочные трудовые договоры с совместителями, студентами дневных отделений вузов, а также с гражданами, которые будут выполнять определенную работу.

Составление единого документа, включающего в себя все условия трудового договора, позволяет конкретно зафиксировать права и обязанности сторон, предотвратить возможность внесения в него изменений без их обоюдного согласия, исключает фальсификацию отдельных элементов договора одной из сторон при возникновении разногласий. Этот документ также является письменным доказательством существования трудового договора и условий найма.

На практике при поступлении  на работу работнику часто предлагается типовой контракт, разработанный в данной организации. Если работник предлагает включить в трудовой договор условия, не отраженные в типовом контракте, а работодатель не возражает, то в содержание трудового договора могут быть внесены соответствующие дополнения. После подписания трудового договора его условия являются обязательными для работодателя и работника, изменение их в одностороннем порядке не допускается.

Письменное оформление трудовых отношений с лицами, ранее принятыми на работу, производится с их согласия.

В Трудовом кодексе РФ как  синонимы употребляются термины «трудовой договор» и «контракт». На практике под контрактом понимается не любое соглашение между работодателем и работником о приеме на работу с указанием прав и обязанностей сторон. Трудовой контракт договор приема на работу, трудовое соглашение.

Контракты заключаются с  руководителями государственных и муниципальных организаций, с арбитражными конкурсными управляющими при осуществлении процедур, связанных с несостоятельностью (банкротством) организаций и их ликвидацией.

Контрактом может быть предусмотрена повышенная ответственность за результаты хозяйственной деятельности.

Оплата руководителя организации  может состоять из оклада и дополнительного  вознаграждения за положительные результаты производственной и хозяйственной деятельности.

Заключение контрактов оправданно со специалистами, менеджерами, когда необходимо определить конечные результаты, предусмотреть дополнительное вознаграждение.

Дополнительные основания увольнения могут быть предусмотрены только в контракте с руководителем организации (ст. 81 «Расторжение трудового договора по инициативе руководителя» ТК РФ). Например, согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером при смене собственника имущества организации, но не позднее трех месяцев с момента возникновения права собственности на имущество организации у нового собственника. Это новое основание увольнения для указанных категорий работников (ст. 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора»).

Согласно статье 65 «документы, предъявляемые при заключении трудового договора» ТК РФ, организация вправе потребовать от гражданина при приеме на работу следующие документы: