Оформление документов по личному составу

- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность работника;

- трудовая книжка (как и раньше, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- диплом, аттестат, свидетельство или другой документ об образовании, который подтверждает квалификацию работника, если он устраивается на работу, требующую специальных знаний и подготовки;

- военный билет для военнообязанных граждан и граждан призывного возраста.

Иные  документы, кроме вышеуказанных, можно  требовать при приеме на работу лишь в случаях, предусмотренных законом  или нормативными актами. При оформлении льгот по налогу на физических лиц также необходимо помнить, что в организации должны присутствовать все необходимые документы, подтверждающие права на получение таких льгот. Это:

- на детей в возрасте до 18 лет. Основание - личное заявление работника, копия свидетельства о рождении ребенка, заверенная в установленном порядке (нотариально или организацией на основании подлинника), или сведения из отдела кадров, копия свидетельства о браке;

- женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет. Основание - те же документы и дополнительно выписка из приказа с места постоянной работы о предоставлении отпуска без оплаты на этот срок;

- на студентов дневных форм обучения в возрасте до 24 лет. Основание - те же документы, что и на детей в возрасте до 18 лет, и дополнительно - справка из вуза через каждые полгода о сдаче сессии и о том, что данное лицо является студентом (учащимся, курсантом).

Для учета  возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы:

- штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях - основание для образования фонда оплаты труда организации;

- табель учета использования  рабочего времени. Документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

- пакет документов на  работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

- личное заявление работника с визой руководителя;

- приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении. Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а);

- справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем налога на доходы физических лиц). В случае непредставления такой справки - письменное объяснение причины. При отсутствии справки и объяснения на должностных лиц организации может быть наложено административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете и налоговом законодательстве;

- трудовая книжка с записью о приеме на работу. Трудовым кодексом не установлено новых правил ведения трудовых книжек по сравнению с действовавшими до 1 февраля 2002 г. (см. Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. № 162);

- пакет документов на увольнение:

- личное заявление на увольнение с визой руководителя организации;

- приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

- второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

- копия всей трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т. д.) вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности организации подлежит передаче в государственный архив.

Наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между работодателем и работниками, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций. За утрату документов по личному составу установлен штраф до семидесяти минимальных окладов.

Руководители организаций  несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.

         2.1.5 Приказ о приеме на работу

Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме  № Т- 1а в случае одновременного оформления нескольких работников. Формы № Т-1 и № Т-1а приводятся соответственно на с. 164, 165.

Указанные формы применяются  для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения времен но отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем  организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2 ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.

Образец приказа о приеме на работу представлен  в конце курсовой работы (приложение Д).

 

 

 

 

 

 

         2.1.6 Запись в трудовой книжке

Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение  трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации.

Заполнение  трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и г. п.);

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях я рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Образец трудовой книжки представлен в конце курсовой работы (приложение Е)

 

 

         2.1.7 Оформление личной карточки и личного дела при приеме на работу

Личная  карточка - основной документ по учету  персонала предприятия, который  отражает все необходимые сведения о личности работника и его  трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава  и располагаются в ней, в зависимости  от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении  на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая  заполняются в процессе работы. 

Личную  карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а);

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных  случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации  может быть предусмотрена необходимость  предъявления дополнительных документов. 

Личное  дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные  дела могут заводиться на всех работников организации, однако главным образом - на руководящий состав и ведущих специалистов. для остальных работников можно ограничиться оформлением личной карточки по форме ] Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы: - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- резюме или автобиография;

анкета  или личный листок по учету кадров; - копии документов об образовании;

- характеристики на работника;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнения к анкете  или личному листку по учету кадров;

- различные справки, относящиеся  к данному работнику.

Личные  дела сотрудников хранятся в сейфе  и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных  или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Состав документации, оформляемой  при увольнении работника

Последовательность  увольнения работника осуществляется по схеме (рисунок 2).

Рисунок 2. Последовательность документирования увольнения работника

 

Трудовой  договор, заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Общие основания для прекращения действия трудового договора установлены ТК РФ (с. 77). Перечислим основные из них:

- соглашение  сторон;

- истечение  срока трудового договора, кроме  случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

- расторжение  трудового договора по инициативе  работника;

- расторжение  трудового договора по инициативе  работодателя;

- перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, или переход на выборную должность;

- отказ  работника от продолжения работы  в связи со сменой собственника имущества организации;

- отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя, а также отказ от продолжения работы в связи с изменениями существенных условий труда;

- призыв  работника на военную службу;

- вступление  в законную силу приговора  суда, которым работник осужден к лишению свободы.

Каждое  из оснований для прекращения  действия трудового договора (увольнения) подробно освещается в ТК РФ. Здесь рассмотрим наиболее часто встречающее основание - расторжение договора по инициативе работника, т. е. увольнение по собственному желанию.

Увольнение  по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника. Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

Заявление об увольнении подписывается руководителем  организации, на основании чего издается приказ по форме № Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС (МС).

Бухгалтерия организации на основании приказа  производит полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника, которое сдается в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Приказы по личному составу

     2.3.1 Перевод работника на другую работу

Условия и порядок перевода работника  на другую работу определяются ТК РФ.

Законодательство  допускает три вида переводов  на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Исключение  составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, а также в случае простоя.

Не считается  переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (контрактом). Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.