На титульном
листе трудовой книжки указываются
фамилия, имя и отчество работника
полностью, без сокращения. Дата
рождения в трудовой книжке
должна содержать число, месяц
и год.[3, с. 179]
Сведения об образовании
(среднее, среднее специальное или
высшее) и специальности или профессии
указываются на основании документов:
аттестатов, дипломов, сертификатов, справок
(если образование незаконченное
высшее).
На титульном листе
обязательно ставится подпись лица,
выдавшего трудовую книжку, и печать
предприятия, где она была впервые
заполнена (см. Приложение 5).
1.1.1.3. Личная карточка
Основным
документом по учету персонала предприятия
является личная карточка формы Т-2, которая
заводится на всех работников предприятия,
принятых на постоянную или временную
работу (см. Приложение 6).
Все записи
в карточках делаются на основании
документов, предоставленных работником.
На основании паспорта в разделе
I «Общие сведения» указываются
фамилия, имя, отчество, год и
месяц рождения, номер, серия паспорта,
когда и кем выдан, домашний
адрес. Данные об общем и
непрерывном стаже работы, а также
о перемещениях сотрудника указывают
на основании записей в трудовой
книжке. Для заполнения раздела
II «Сведения о воинском учете»
данные берутся из военного билета
работника.
В обязательном
порядке проставляется дата
заполнения личной карточки и
личная подпись работника.
На оборотной
стороне карточки содержатся
разделы III «Прием на работу
и переводы на другую работу»,
IV – «Аттестация», V – «Повышение
квалификации» и VI – «Профессиональная
переподготовка» и др. В разделе
X «Дополнительные сведения» записываются
данные о повышении квалификации,
знании иностранного языка, второй
специальности, инвалидности и т.п.
Наиболее важными
являются разделы, касающиеся
назначения и перемещения и
даты и причины увольнения. Записи
в этих разделах должны содержать
ссылки на даты и номера
приказов о назначении, перемещении
или увольнении работника. В
разделе о назначении и перемещении
в конце каждой записи должна
стоять подпись работника, на которого
заведена карточка.
При увольнении
работника в карточке проставляются
дата и номер приказа, указываются
причины увольнения.
Эти сведения
должны заполняться с особой
тщательностью, так как они
нередко служат основанием
для Подтверждения трудового
стажа работника.
Заполняются
личные карточки рукописным или
машинописным способом лицом,
ответственным за работу с
персоналом фирмы, или секретарем-референтом.
Все записи должны быть без
сокращений. Личная карточка заводится
на работника в одном экземпляре,
хранится в сейфе в отдельной
картотеке, составленной по алфавиту.
На многих
предприятиях личные карточки
работников ведут с помощью
ПК.
1.1.1.3. Личное дело
Личное дело
– совокупность документов, содержащих
необходимые сведения о работнике
и его трудовом стаже. Личные
дела могут заводиться на всех
работников предприятия, но чаще
всего – на руководителей и
ведущих специалистов (при этом
на остальных сотрудников оформляют
личные карточки формы Т-2). Предприятие
вправе само решить вопрос
о том, какие документы (личные
карточки или личные дела) заводить
на сотрудников.
В состав
личного дела должны входить
следующие документы:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- анкета или личный листок по учету кадров;
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении в должности;
- копии характеристик;
- трудовой договор;
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- справки и другие документы, относящиеся к работнику. [3, с 178]
Внутренняя
опись документов, имеющихся в
личном деле, содержит сведения
о порядковых номерах документов
в деле, их индексах, заголовках,
датах. Листы личного дела и
его внутренней описи нумеруются
отдельно. Внутренняя опись подписывается
ее составителем с указанием
должности, расшифровки подписи и даты
составления.
Анкета или
личный листок по учету кадров
содержит биографические сведения
о работнике, его образовании,
выполняемой работе с начала
трудовой деятельности, семейном положении
и др. Она заполняется от руки самим работником
при поступлении на работу. При ее заполнении
используются:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
- документы об имеющихся изобретениях.
В графе
«Образование» анкеты или
личного листка применяют формулировки:
«среднее (полное, общее)», «неполное
начальное профессиональное», «среднее
профессиональное», «незаконченное
высшее профессиональное» – в
зависимости от того, какой документ
об образовании имеется у работника.
Графа «Выполняемая
работа с начала трудовой деятельности»
заполняется на основании трудовой
книжки. В этой графе фиксируется
также обучение в учебном заведении,
предшествующее трудовой деятельности.
В графе
«Семейное положение» используются
следующие формулировки: «женат»
(«замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»),
«холост» («не замужем»), после чего перечисляются
все члены семьи с указанием степени родства
(отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом
указываются фамилия, имя, отчество, год
рождения каждого члена семьи.
1.2. Подготовка документации
по личному составу к архиву
Часть этих
документов в соответствии с
Перечнем типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков
хранения (далее — Перечень), утвержденным
Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный
(свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является
основным нормативным документом для
определения сроков хранения управленческой
документации, в состав которой входят
документы по личному составу и отбора
их на дальнейшее хранение и уничтожение.
Действие статей Перечня для данной категории
документов распространяется на организации
всех форм собственности. [11, с.12]
К документам
по личному составу, имеющим
долговременный срок хранения, относятся:
- распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
- списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
- карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
- личные дела;
- лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- тарификационные ведомости;
- табели и наряды работников вредных профессий;
- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
- документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
- списки работников, уходящих на льготную пенсию;
- штатные расстановки;
- книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения
указанных документов в соответствии
с Перечнем — 75 лет. Исключения
составляют:
- акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
- тарификационные ведомости — 25 лет;
- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
- списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
В течение
установленных сроков организация
обязана обеспечивать их сохранность
и предоставлять гражданам и
организациям в установленном
законодательством порядке информацию
и сведения, содержащиеся в этих документах.
Основными
нормативными документами, в которых
установлены общие требования
по этим вопросам, являются Типовая
инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденная приказом Росархива
№ 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила
работы архивов организаций, одобренные
решением коллегии Росархива от 6 февраля
2002 г.
Подготовка
документов по личному составу
к длительному хранению начинается
на стадии составления номенклатур
дел и формирования дел в делопроизводстве.
В конце
каждого года в учреждении
составляется сводная номенклатура
дел на будущий год, соответствующим
разделом в которую включаются
документы кадровой службы. Документы
раздела кадровой службы представляют
собой систематизированный перечень
заголовков всех дел, заводимых
в процессе ее деятельности, с
указанием сроков хранения. Номенклатура
дел составляется в целях обоснованного
распределения документов, формирования
их в дела, систематизации и
учета дел, определения сроков
их хранения. [7,с. 286-287]
Сроки хранения
документов определяются в
соответствии с Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения (далее
— Типовой перечень).
Номенклатура
дел является основной для составления
описей, в том числе и на документы по личному
составу.
При формировании
документов дела необходимо соблюдать
следующие основные требования:
[ 11, с.13]
- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
- включать в дело по одному экземпляру документа;
- группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
- помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
- дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Запрещается
группировать в дела черновые
и дублетные экземпляры документов,
а также документы, подлежащие возврату.
Документы
группируются в дела таким
образом, чтобы они последовательно
в логическом порядке освещали
определенные вопросы. Как правило,
документы располагаются в делах
в хронологической последовательности.
Приказы по
личному составу формируются
в дела в зависимости от
сроков их хранения. При этом
следует помнить, что запрещается
группировать в одно дело документы
с разными сроками хранения.
В соответствии
с Типовым перечнем приказы
по личному составу имеют
два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
Приказы, распоряжения
и другие распорядительные документы
по личному составу формируются
в дела в пределах одного
календарного года в хронологическом
порядке и с относящимися к
ним приложениями.В соответствии с
Основными правилами работы архивов организаций
распорядительные документы группируются
в дела по видам, не допускается формировать
в одно дело приказы и распоряжения с единой
нумерацией. То есть приказы, распоряжения,
указания группируются в самостоятельные
дела со своей нумерацией.
Лицевые счета
по заработной плате сотрудников
формируются в самостоятельные
дела и располагаются в них по алфавиту
фамилий.
Документы
в личных делах располагаются
по мере их поступления.
Личные карточки
работников также формируются в дела
по алфавиту фамилий.
По истечении
одного года после завершения
формирования дел в делопроизводстве
проводится работа по их подготовке
к передаче на хранение в
архив учреждения. В соответствии
с Основными правилами работы
архивов организаций в архив
поступают документы, в том
числе по личному составу, не
позднее чем через три года
после завершения их формирования
в делопроизводстве.
Дела передаются
в архив в упорядоченном
состоянии по сдаточной описи.
Документы по личному составу
выделяются в отдельную группу,
систематизируются обособленно
и включаются в самостоятельную опись.
Подготовка
документов к длительному хранению
включает в себя:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).
При проведении
экспертизы ценности документов
в кадровой службе проводится
отбор дел с долговременным
сроком хранения (свыше 10 лет)
для передачи в архив учреждения,
выделение к уничтожению документов,
сроки хранения которых истекли.