Документы по личному составу :назначение,составление и правила и оформления

     На  титульном  листе трудовой книжки указываются  фамилия, имя и отчество работника  полностью, без сокращения. Дата  рождения в трудовой книжке  должна содержать число, месяц  и год.[3, с. 179]

Сведения  об образовании (среднее, среднее специальное  или  высшее) и специальности или  профессии  указываются на основании  документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное  высшее).

На  титульном листе  обязательно  ставится подпись лица, выдавшего  трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые  заполнена (см. Приложение 5).

1.1.1.3. Личная карточка

      Основным  документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу (см. Приложение 6).

     Все записи  в карточках делаются на основании   документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе  I «Общие сведения» указываются  фамилия, имя, отчество, год и  месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний  адрес. Данные об общем и  непрерывном стаже работы, а также  о перемещениях сотрудника указывают  на основании записей в трудовой  книжке. Для заполнения раздела  II «Сведения о воинском учете»  данные берутся из военного билета работника.

     В обязательном  порядке проставляется  дата  заполнения личной карточки и  личная подпись работника.

     На  оборотной  стороне карточки содержатся  разделы III «Прием на работу  и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение  квалификации» и VI – «Профессиональная  переподготовка» и др. В разделе  X «Дополнительные сведения» записываются  данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй  специальности, инвалидности и т.п.

     Наиболее  важными  являются разделы, касающиеся  назначения и перемещения и  даты и причины увольнения. Записи  в этих разделах должны содержать  ссылки на даты и номера  приказов о назначении, перемещении  или увольнении работника. В  разделе о назначении и перемещении  в конце каждой записи должна  стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

     При увольнении  работника в карточке проставляются  дата и номер приказа, указываются причины увольнения.

     Эти сведения  должны заполняться с особой  тщательностью, так как они  нередко  служат основанием  для Подтверждения  трудового  стажа работника.

     Заполняются  личные карточки рукописным или  машинописным способом лицом,  ответственным за работу с  персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без  сокращений. Личная карточка заводится  на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной  картотеке, составленной по алфавиту.

     На  многих  предприятиях личные карточки  работников ведут с помощью  ПК.

1.1.1.3. Личное дело

     Личное  дело  – совокупность документов, содержащих  необходимые сведения о работнике  и его трудовом стаже. Личные  дела могут заводиться на всех  работников предприятия, но чаще  всего – на руководителей и  ведущих специалистов (при этом  на остальных сотрудников оформляют  личные карточки формы Т-2). Предприятие  вправе само решить вопрос  о том, какие документы (личные  карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

     В состав  личного дела должны входить   следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии характеристик;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к работнику. [3, с 178]

 

     Внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле, содержит сведения  о порядковых номерах документов  в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и  его внутренней описи нумеруются  отдельно. Внутренняя опись подписывается  ее составителем с указанием  должности, расшифровки подписи и даты составления.

     Анкета  или  личный листок по учету кадров  содержит биографические сведения  о работнике, его образовании,  выполняемой работе с начала  трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

 

     В графе  «Образование» анкеты или   личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное  начальное профессиональное», «среднее  профессиональное», «незаконченное  высшее профессиональное» – в  зависимости от того, какой документ  об образовании имеется у работника.

     Графа «Выполняемая  работа с начала трудовой деятельности»  заполняется на основании трудовой  книжки. В этой графе фиксируется  также обучение в учебном заведении,  предшествующее трудовой деятельности.

     В графе  «Семейное положение» используются  следующие формулировки: «женат»  («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

 

 

1.2. Подготовка документации по личному составу к архиву

     Часть этих  документов в соответствии с   Перечнем типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения (далее — Перечень), утвержденным  Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности. [11, с.12]

     К документам  по личному составу, имеющим   долговременный срок хранения, относятся: 

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

 

     Срок  хранения  указанных документов в  соответствии  с Перечнем — 75 лет. Исключения  составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
• тарификационные ведомости — 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

 

     В течение  установленных сроков организация   обязана обеспечивать их сохранность  и предоставлять гражданам и  организациям в установленном  законодательством порядке информацию  и сведения, содержащиеся в этих документах.

     Основными  нормативными документами, в которых   установлены общие требования  по этим вопросам, являются Типовая  инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

     Подготовка  документов по личному составу  к длительному хранению начинается  на стадии составления номенклатур  дел и формирования дел в делопроизводстве.

     В конце  каждого года в учреждении  составляется сводная номенклатура  дел на будущий год, соответствующим   разделом в которую включаются  документы кадровой службы. Документы  раздела кадровой службы представляют  собой систематизированный перечень  заголовков всех дел, заводимых  в процессе ее деятельности, с  указанием сроков хранения. Номенклатура  дел составляется в целях обоснованного  распределения документов, формирования  их в дела, систематизации и  учета дел, определения сроков  их хранения. [7,с. 286-287]

     Сроки хранения  документов определяются в   соответствии с Перечнем типовых   управленческих документов, образующихся  в деятельности организаций, с  указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень).

      Номенклатура  дел является основной для составления  описей, в том числе и на документы по личному составу.

     При формировании  документов дела необходимо соблюдать  следующие основные требования: [ 11, с.13]

• помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

 

     Запрещается  группировать в дела черновые  и дублетные  экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

     Документы  группируются в дела таким  образом, чтобы они последовательно  в логическом порядке освещали  определенные вопросы. Как правило,  документы располагаются в делах  в хронологической последовательности.

     Приказы по  личному составу формируются   в дела в зависимости от  сроков их хранения. При этом  следует помнить, что запрещается  группировать в одно дело документы  с разными сроками хранения.

     В соответствии  с Типовым перечнем приказы  по личному составу имеют   два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

     Приказы, распоряжения  и другие распорядительные документы  по личному составу формируются  в дела в пределах одного  календарного года в хронологическом  порядке и с относящимися к  ним приложениями.В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

     Лицевые счета  по заработной плате сотрудников   формируются в самостоятельные  дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

     Документы  в личных делах располагаются  по мере их поступления.

    Личные  карточки работников также формируются  в дела по алфавиту фамилий.

     По  истечении  одного года после завершения  формирования дел в делопроизводстве  проводится работа по их подготовке  к передаче на хранение в  архив учреждения. В соответствии  с Основными правилами работы  архивов организаций в архив  поступают документы, в том  числе по личному составу, не  позднее чем через три года  после завершения их формирования в делопроизводстве.

     Дела  передаются  в архив в упорядоченном   состоянии по сдаточной описи.  Документы по личному составу  выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно  и включаются в самостоятельную опись.

     Подготовка  документов к длительному хранению  включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

     При проведении  экспертизы ценности документов  в кадровой службе проводится  отбор дел с долговременным  сроком хранения (свыше 10 лет)  для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.