Правила составления документов

 

 

Рассматриваемые вопросы

 

6. Правила составления и оформления служебных отметок на документах

16. Контроль исполнения документов

26. Виды обращения граждан

36. Структура и функции службы ДОУ. Права и ответственность службы ДОУ

46. Состав документов личного дела

56. Составить докладную служебную записку

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ  И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ОТМЕТОК  НА ДОКУМЕНТАХ

Данная отметка проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты). Допускается использование с этой целью резинового штампа или ручного нумератора.                                                                                     

 ООО “Вымпел”                                                                                     

 Вх. № 145                                                                                     

 Дата 02.04.2005

Функции руководителя на стадии обработки входящих или внутренних документов заключаются в ознакомлении с каждым из них, оценке возникшей ситуации, принятии какого-либо решения и оформлении его в виде резолюции.

 

16.КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

• Контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
• Контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

Фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

Проверка доведения документа до исполнителя в срок;

Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

Внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

Информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

Внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

Составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

 

26.ВИДЫ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

Под обращением гражданина понимаются направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные:

     Предложение  — рекомендация гражданина по  совершенствованию законов и  иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов  и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической  и иных сфер деятельности государства, и общества;

     Заявление - просьба  гражданина о содействии в  реализации его конституционных  прав и свобод или конституционных  прав и свобод других лиц, либо  сообщение о нарушении законов  и иных нормативных правовых  актов, недостатках в работе государственных  органов, органов местного самоуправления  и должностных лиц, либо критику  деятельности указанных органов  и должностных лиц;

     Жалоба - просьба  гражданина о восстановлении  или защите его нарушенных  прав, свобод или законных интересов  либо прав, свобод или законных  интересов других лиц.

     Указанные  действия граждан регламентируются:

- Федеральным законом  «О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации»  № 59-ФЗ от 02.05.2006 г.

- Федеральным   законом  «Об обеспечении доступа к  информации о деятельности государственных  органов и органов местного  самоуправления» № 8-ФЗ от 09.02.2009г..

 

36.СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ  СЛУЖБЫ ДОУ. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ  СЛУЖБЫ ДОУ

В современных условиях, когда работы с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.

• Функции службы документационного обеспечения управления организации:
• Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.
• Технологические. Прием и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних) организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.
• Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов работы с документами и др.
• Информационно-аналитические. Подготовка проектов резолюций по документам, требующим рассмотрения руководства; подготовка проектов служебных писем, распорядительных и др. документов; участие в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.
• Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением сохранности документов и дел и др.
• Права и ответственность службы ДОУ
• Служба ДОУ имеет право:
• Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
• Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
• Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
• Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
• Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
• Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
• Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
• Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
• Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
• Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
• Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
• Служба ДОУ несет ответственность за:
• Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
• Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
• Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
• Со структурными подразделениями — по вопросам документационного обеспечения.
• С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
• Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.
• Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
• С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

 

 

46. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО  ДЕЛА

• Заявление о приеме на работу;
• Трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
• Личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
• Анкета (автобиография);
• Документы об образовании (копии);
• Документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
• Рекомендательные письма или характеристики;
• Должностные инструкции (регламенты);
• Аттестационные листы, отзывы, представления;
• Паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
• Заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
• Документы о награждении, наложении взысканий (копии);
• Сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
• Невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
• Заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
• Иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ

 

56.СОСТАВИТЬ ДОКЛАДНУЮ  СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

Служебная записка – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Служебная записка оформляется почти аналогично докладной записке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО  «Управление персоналом», 2005

2. Андреева В.И. Практика  делопроизводства: организация и  ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. - 272с.

3. Березина Н.М. Современное  делопроизводство. 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. -224 с.

4. Бобылева М.П. Эффективный  документооборот: от традиционного  к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.

5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. –  М.: Бератор, 2003

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е  изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).

8. Рогожин М.Ю. Справочник  по делопроизводству. – М.: ЗАО  Юстицинформ, 2005. – 192 с.