Рассматриваемые вопросы
6. Правила составления и оформления
служебных отметок на документах
16. Контроль исполнения документов
26. Виды обращения граждан
36. Структура и функции службы
ДОУ. Права и ответственность службы ДОУ
46. Состав документов личного
дела
56. Составить докладную служебную
записку
6.ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ
И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ОТМЕТОК
НА ДОКУМЕНТАХ
Данная отметка проставляется
в нижнем правом углу документа и содержит:
наименование организации-получателя,
очередной порядковый номер и дату поступления
(при необходимости – часы и минуты). Допускается
использование с этой целью резинового
штампа или ручного нумератора.
ООО “Вымпел”
Вх. № 145
Дата 02.04.2005
Функции руководителя на стадии
обработки входящих или внутренних документов
заключаются в ознакомлении с каждым из
них, оценке возникшей ситуации, принятии
какого-либо решения и оформлении его
в виде резолюции.
16.КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Контроль за исполнением документов
— совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов.
Контроль можно разделить на
два вида:
- Контроль по существу решения
вопроса — осуществляет руководитель
(учреждения или отдела) или специально
уполномоченные лица;
- Контроль за сроками исполнения
документов — ведет служба документационного
обеспечения управления или в небольшой
фирме — секретарь.
Ответственность за правильное
и своевременное решение вопросов, поставленных
в документе, несут как руководители структурных
подразделений, так и сотрудники, которым
поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля
за сроками исполнения документов включает
следующие операции:
Фиксация в процессе регистрации
всех поставленных на контроль документов
и указаний руководства;
Проверка доведения документа
до исполнителя в срок;
Напоминание исполнителям и
руководителям подразделений о приближении
или истечении сроков исполнения документов;
Внесение данных о передаче
документа от исполнителя исполнителю
или изменении сроков исполнения документов
в регистрационную форму;
Информирование руководителей
(подразделений и организации) о ходе исполнения
документов;
Внесение в регистрационную
форму данных об исполнении документов
(снятии документа с контроля);
Составление аналитических
справок по сроковому контролю за исполнением
документов.
На контроль ставятся все документы,
требующие ответа и исполнения. Так как
в распорядительных документах предметом
контроля являются содержащиеся в них
решения, на контроль ставится каждый
пункт, т.е. каждое задание или поручение,
зафиксированное в распорядительном документе.
Секретарь руководителя должен ставить
на контроль и устные поручения руководства.
26.ВИДЫ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
Под обращением гражданина
понимаются направленные в государственный
орган, орган местного самоуправления
или должностному лицу письменные:
Предложение
— рекомендация гражданина по
совершенствованию законов и
иных нормативных правовых актов,
деятельности государственных органов
и органов местного самоуправления,
развитию общественных отношений,
улучшению социально-экономической
и иных сфер деятельности государства,
и общества;
Заявление - просьба
гражданина о содействии в
реализации его конституционных
прав и свобод или конституционных
прав и свобод других лиц, либо
сообщение о нарушении законов
и иных нормативных правовых
актов, недостатках в работе государственных
органов, органов местного самоуправления
и должностных лиц, либо критику
деятельности указанных органов
и должностных лиц;
Жалоба - просьба
гражданина о восстановлении
или защите его нарушенных
прав, свобод или законных интересов
либо прав, свобод или законных
интересов других лиц.
Указанные
действия граждан регламентируются:
- Федеральным законом
«О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации»
№ 59-ФЗ от 02.05.2006 г.
- Федеральным законом
«Об обеспечении доступа к
информации о деятельности государственных
органов и органов местного
самоуправления» № 8-ФЗ от 09.02.2009г..
36.СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ
СЛУЖБЫ ДОУ. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
СЛУЖБЫ ДОУ
В современных условиях, когда
работы с управленческой документацией
во многих учреждениях основывается на
компьютерных технологиях, функции службы
документационного обеспечения управления
не ограничиваются только организацией
документооборота учреждения, учетом
документов и контролем за их исполнением.
- Функции службы документационного
обеспечения управления организации:
- Организационно-методические.
Разработка нормативных и методических
документов по делопроизводству (инструкции
по документационному обеспечению, номенклатуры
дел и др.); разработка нормативных документов,
регламентирующих деятельность службы
документационного обеспечения управления
(положения о службе, должностных инструкций
работников); организация повышения квалификации
работников службы документационного
обеспечения управления и др.
- Технологические. Прием и первичная
обработка документов; Предварительное
рассмотрение документов; Регистрация
документов (поступающих, отправляемых, внутренних) организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.
- Конструкторские. Разработка
бланков документов; разработка унифицированных
форм документов; совершенствование форм
и методов работы с документами и др.
- Информационно-аналитические.
Подготовка проектов резолюций по документам,
требующим рассмотрения руководства;
подготовка проектов служебных писем,
распорядительных и др. документов; участие
в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля
исполнения документов; подготовка сводок
(отчетов) об объемах документооборота;
поиск документов в архиве организации
по заданию руководства и др.
- Контрольные. Контроль за организацией
работы с документами в структурных подразделениях
и подведомственных организациях, в т.
ч. в филиалах, отделениях, представительствах;
контроль за соблюдением норм и правил
в работе с документами; контроль за обеспечением
сохранности документов и дел и др.
- Права и ответственность службы
ДОУ
- Служба ДОУ имеет право:
- Осуществлять контроль за сокращением
избыточной информации в организации
и подведомственной системе и принимать
к этому соответствующие меры.
- Требовать от руководителей
структурных подразделений выполнения
установленных правил работы с документами
в организации и контролировать выполнение
этих правил.
- Запрашивать у структурных
подразделений и организаций сведения,
необходимые для работы.
- Проводить проверки организации
документационного обеспечения управления
в структурных подразделениях и доводить
итоги проверок до руководителей структурных
подразделений для принятия соответствующих
мер.
- Привлекать в установленном
порядке специалистов структурных подразделений
к подготовке проектов документов по поручению
руководства.
- Возвращать исполнителям на
доработку документы, подготовленные
с нарушением установленных требований.
- Совместно с вычислительным
центром определять процессы документационного
обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
- Подписывать и визировать документы
в пределах своей компетенции.
- Разрабатывать положения о
структурных подразделениях службы ДОУ
и должностные инструкции работников.
- Вносить руководству предложения
о применении административных мер во
всех случаях нарушений подразделениями
и должностными лицами установленных
правил работы с документами.
- Участвовать в обсуждении руководством
вопросов, касающихся состояния работы
с документами, а также совершенствования
форм и методов работы с ними.
- Вносить на рассмотрение руководства
представления о назначении, перемещении
и увольнении работников службы ДОУ, их
поощрении и наложении на них взысканий.
- Служба ДОУ несет ответственность
за:
- Обеспечение установленного
порядка работы с документами в организации.
- Выполнение указаний и поручений
руководства и соблюдение необходимых
условий труда работников.
- Взаимоотношения службы ДОУ
с другими структурными подразделениями
- Со структурными подразделениями
— по вопросам документационного обеспечения.
- С юридической службой — по
правовым вопросам, связанным с подготовкой
документов.
- Со службами кадров, труда и
заработной платы и с соответствующими
научно-исследовательскими организациями
— по вопросам подбора и расстановки
кадров и повышения их квалификации в
условиях широкого использования вычислительной
и организационной техники, разработки
и внедрения мероприятий, связанных с
научной организацией труда, совершенствованием
стиля и методов работы с документами.
- Со службами хозяйственного
обслуживания — по вопросам обеспечения
средствами организационной и вычислительной
техники, бланками документов, канцелярскими
принадлежностями, бытового обслуживания
работников службы ДОУ.
- С вычислительным центром —
по вопросам разработки и внедрения новых
информационных технологий и применения
средств вычислительной техники, оперативной
обработки информации и соблюдения требований
нормативно-методических документов.
46. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО
ДЕЛА
- Заявление о приеме на работу;
- Трудовое соглашение (контракт),
дополнительные соглашения;
- Личный листок по учету кадров
и дополнение к нему;
- Анкета (автобиография);
- Документы об образовании (копии);
- Документы об утверждении в
должности (копии или выписки), в том числе
это могут быть выписки из протоколов
учредителей, акционеров, ученых советов,
документы конкурсных комиссий, результаты
тестирования;
- Рекомендательные письма или
характеристики;
- Должностные инструкции (регламенты);
- Аттестационные листы, отзывы,
представления;
- Паспортные данные, свидетельство
о браке и т.д. (копии);
- Заявления и приказы (копии
или выписки) о переводе на другую должность,
представления, справки-объективки;
- Документы о награждении, наложении
взысканий (копии);
- Сведения о доходах, имуществе
и справки проверки полноты и достоверности
данных сведений (для государственной
или муниципальной службы);
- Невостребованные документы
(свидетельства, дипломы, трудовые книжки
и т.п.);
- Заявления и приказы (копии
или выписки) об увольнении, переводе и
т.д.;
- Иные документы в случае необходимости,
в частности для государственной службы
– подробнее посмотрите Указ Президента
РФ
56.СОСТАВИТЬ ДОКЛАДНУЮ
СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ
Служебная записка – документ,
который используется для оперативного
обмена информации между структурными
подразделениями. Служебная записка оформляется
почти аналогично докладной записке.
Литература
1. Андреева В.И. Делопроизводство.
Практическое пособие. – М.: ООО
«Управление персоналом», 2005
2. Андреева В.И. Практика
делопроизводства: организация и
ведение: учебно–практическое пособие/
В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. - 272с.
3. Березина Н.М. Современное
делопроизводство. 3-е изд., - СПб.: Питер,
2007. -224 с.
4. Бобылева М.П. Эффективный
документооборот: от традиционного
к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004.
– 172 с.
5. Демин Ю.М. Делопроизводство.
Документационный менеджмент. –
М.: Бератор, 2003
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство
(документационное обеспечение управления).4-е
изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал
"Управление персоналом", 2003. – 408
с.
7. Пшенко А.В. Документационное
обеспечение (Делопроизводство): Учеб.
Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия
«Профессиональное образование).
8. Рогожин М.Ю. Справочник
по делопроизводству. – М.: ЗАО
Юстицинформ, 2005. – 192 с.