Правила составления, оформления и регистрации документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  АГЕНТСТВО   ПО  ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное  образовательное  учреждение  высшего  профессионального образования

Санкт-Петербургский  государственный  инженерно-экономический  университет 

Филиал  Санкт-Петербургского государственного

инженерно- экономического университета

в  г. Апатиты 

 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ   РАБОТА 

Вариант: № 4 

 
 

Апатиты

2010 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Ведение                                                                                               3

1. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.                                                                     4
2. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.                                                                                           5
3. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.                                                                                                                  8
4. ПРИКАЗ.                                                                                                                         13
5. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.                                                                                          15
6. РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ .                                                        16
7. ЖУРНАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ.                                                                                  17
8. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.                                                                                               20

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ:

      Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы  движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку  управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют  также документационным обеспечением управления (ДОУ). Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия  обеспечивается системой взаимоувязанной  управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с  вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность  за делопроизводство, учет и сохранность  документов на предприятии. Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором  управленческой документации (ОКУД). Общие  требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".  
 
 
 
 
 

СОСТАВ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 

 При подготовке  и оформлении документов используют  следующие реквизиты: 

01 — Государственный  герб Российской Федерации

02 — герб субъекта  Российской федерации

03 — эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)

04 — код организации

05 — основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица

06 — идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП)

07 — код формы  документа

08 — наименование  организации

09 — справочные  данные об организации

10 — наименование  вида документа

11 — дата документа

12 — регистрационный  номер документа

13 — ссылка на  регистрационный номер и дату  документа

14 — место составления  или издания документа

15 — адресат

16 — гриф утверждения  документа

17 — резолюция

18 — заголовок  к тексту

19 — отметка о  контроле

20 — текст документа

21 — отметка о  наличии приложения

22 — подпись

23 — гриф согласования  документа

24 — визы согласования  документа

25 — оттиск печати

26 — отметка о  заверении копии

27 — отметка об  исполнителе

28 — отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело

29 — отметка о  поступлении документа в организацию

30 — идентификатор  электронной копии документа 

ТРЕБОВАНИЯ  К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 

2.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливаются два  основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

• 20 - левое;
• 10 - правое;
• 20 - верхнее;
• 10 - нижнее.

2.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

2.3.Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

2.4. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для  реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают  одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

2.5 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма.
• Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или  должностного лица проектируют в  том случае, если руководитель подразделения  или должностное лицо имеют право  подписи.

2.6. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости  от учредительных документов организации  включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при  необходимости, ограничительные отметки  для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк  конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки  для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

2.7. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

2.8. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка  и т.п.).

2.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц  проставляют посередине верхнего поля листа.

2.10. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа 
 
 

ТРЕБОВАНИЯ  К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И  ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ  С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

3.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

3.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности, выданные Роскомпечатью и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.4 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении  бланков:

• наименование вида гербового бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• наименование организации-поставщика гербовых бланков;
• количество экземпляров;
• серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

• наименование вида гербового бланка;
• количество экземпляров;
• серия и номера гербовых бланков;
• наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
• расписка в получении;
• примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

 

3.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

3.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

3.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

3.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

3.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.