Правила составления, оформления и регистрации документов

3.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации. 

Изображение герба  в многоцветном варианте размещается  на бланках следующих документов:

• федеральных конституционных законов и федеральных законов;
• указов и распоряжений Президента РФ;
• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
• постановлений и распоряжений Правительства РФ;
• решений Конституционного Суда РФ;
• решений Верховного Суда РФ;
• решений Высшего Арбитражного Суда РФ;
• Президента РФ;
• Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
• Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
• Правительства РФ;
• Конституционного Суда РФ;
• Верховного Суда РФ;
• Высшего Арбитражного Суда РФ.

Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках:

• Администрации Президента РФ;
• полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;
• федеральных органов исполнительной власти;
• Генеральной прокуратуры РФ;
• Уполномоченного по правам человека в РФ;
• Счетной палаты РФ;
• Центральной избирательной комиссии РФ;
• Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант  Государственного герба РФ без геральдического  щита помещается на бланках:

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
• органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
• органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
• федеральных судов;
• органов прокуратуры РФ;
• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.

Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти (паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, загранпаспорт  и т. д.).

Статьей 8 Закона о  Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов  РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны  Государственному гербу РФ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Открытое  акционерное общество

«Ковдорский ГОК» 

ПРИКАЗ

________                                                                                                   №_________

г.Апатиты

 
 

В целях совершенствования  организации работы по отпуску и  учету товара и во изменение нарушенного  порядка документационного обеспечения  предприятия.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела кадров Толстой А.А. исправить недочет, замеченный в ходе проверки «В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы»

Срок исполнения - до 07.02.2010 г.

2. Главному бухгалтеру Ивановой В.Н. исправить недочет замеченный в ходе проверки «В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по 
   основной деятельности» и «В подразделениях предприятия отсутствуют журналы регистрации внутренних документов»

Срок исполнения – до 01.02.2010 г.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Смирнову Н.Н.

 
 

Генеральный директор                                                                                                                          И.Ю. Захаров 

Заместитель генерального директора

_________________  Н.Н. Смирнова  

Начальник информационно-технического управления

_________________  А.А. Титов 

Начальник службы управления документацией

_________________ А.Ю.  Николаев 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОАО «Промстарт»                                                                                      Генеральному директору                                                                                                               

Ул. Гагарина 56 г.Петровск,  Россия, 135777                                    ОАО «Североникель»

Тел.    (000)  782-63-53 

ИНН  36748392767 КПП 771761131                                                                              В.В.Стржалковскому

E-mail6:  www.petrovsk.ru

№     0101/13    от   1 .01.2010 г

На №           от                        20__ г 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Гарантируем обеспечение работы по оказании помощи в установке и наладке оборудования для плавильного цеха включенного в «план по созданию плавильного цеха на территории ОАО «Североникель» в 2010 году». В случае невыполнения обязательств в установленные сроки, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей организацией, выплаты на сумму 14160 руб. 00 коп. (семьдесят тысяч рублей 00 копеек) и в т.ч. НДС 2160 руб. 00 коп. (две тысячи сто шестьдесят рублей 00 копеек).

Юридические адреса и банковские реквизиты:

Открытое акционерное  общество «Североникель»

109012 г. Никель ул. Ильина д.6/1 , стр. 1

Телефон: (478) 986-34-45

ИНН 36748392767 КПП 771001001

р/с 407 087 737 000 000 00 294

в ОАО Банк ВТБ г.Никель

к/с 374 674 823 000 000 00 344

ОГРН 4637284746738

ОКПО 00047332

Генеральный директор

Главный бухгалтер

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ

Основная цель регистрации  – придание документу юридической  силы. Помимо этого регистрация позволяет  обеспечить учет, контроль и возможность  поиска документов, используемых в  управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации  делопроизводственная служба быстро наводит  справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации  документов заключается также в  том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его  создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую  силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Основной принцип  регистрации – однократность. Это  означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в  день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения  в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно –  в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости  от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих  организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое  снабжение и др.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года. 

Секретарь должен знать  особенности регистрации организационных  документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным  документам, как известно, относятся  положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы  оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют  порядковый (регистрационный) номер  созданного документа.

Входящие и создаваемые  документы регистрируются отдельно.

Если организация  получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в  журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа. 

ЖУРНАЛЬНАЯ  РЕГИСТРАЦИЯ

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно  применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной  особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в  хронологической последовательности.

Журнал регистрации  представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где  содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Журнальная форма  регистрации документов является исторически  наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время  она используется только в том  случае, когда учет документов выступает  на первое место, предотвращая претензии  со стороны граждан и конфликтные  ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный  индекс которых состоит из порядкового  номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда  поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных  случаях журнальная форма регистрации  устарела, так как затрудняет ведение  контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 1

Журнальная форма  регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании  данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным  графлением журналы для регистрации  входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется  составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью  любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том  числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой. 
 
 
 

Журнал  регистрации входящей корреспонденции

 

Регистрационным номером  при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.