Правила составления, оформления и регистрации документов

Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты  корреспондента).

В графу 3 переносится заголовок 17 поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графу 4 последовательно  вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя 16. Записи графы 4 датируются.

В графе 5 последовательно  отражается информация о действиях  исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных  документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27. 

Журнал  регистрации исходящей  корреспонденции

Регистрационным номером  при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.

В графу 3 переносится  заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 4 указывается  номер дела, куда помещается копия  отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются. 

Журнал  регистрации внутренних документов (примерная  форма)

Регистрационным номером  при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

В графу 2 переносится  заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие  приложений и т.д.).

В графе 3 указывают  фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).

В графе 5 последовательно  отражается информация о действиях  исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных  документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе  называются реквизитами регистрационной  формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации  активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный  номер и дата (сведения графы 1), что  серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот  записей. 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Галахов  ВВ. Корнеев В. К. и др. Делопроизводство: Образцы. Документы. Организацияи  технология работы. М., Из-во «Проспект», 2005. - 455 с.

2. Делопроизводство: Образцы, документы.  Организация  и технология работы.     Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2003. – 448 с.

3. Ларин  М. В., Сокова А. Н. Оформление  служебных документов. Рекомендации  на основе ГОСТ Р 6.30-2003. М., Из-во МЦФЭР, 2003, - 111 с .

4. Рогожин  М. Ю. Деловые документы в  примерах и образцах.

5. Санкина  Л.В. Справочник по кадровому  делопроизводству, 368 стр.

7. ГОСТ  Р 6.30 –2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8. ГОСТ Р 51141 – 98  Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения.