Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов

1.Правила составления и оформления организационных документов.

     Организационные документы реализуют нормы административного  и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и  строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно  процедуру утверждения непосредственно  руководителем с проставлением  грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или  заседанием коллегиального органа и  действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые  организационные документы.

     Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ.

     Текст устава может содержать следующие  разделы[2, с.41]:

* Общие  положения.

* Акционерный  капитал (уставной фонд).

* Порядок  деятельности.

* Управление.

* Учет  и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие  накопления.

* Прекращение  деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с  указанием реквизитов:

* наименование  организации - автора документа  (с указанием министерства, ведомства  вышестоящей организации);

* наименование  вида документа - УСТАВ;

* дата;

* регистрационный  номер, место издания (город);

* гриф  утверждения (если предприятие  частное, указывают, кем зарегистрировано);

* текст;

* подпись.

     Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

     Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются  для однотипных организаций и  используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения  о коллегиальных и совещательных  органах, положения о временных  органах (совещаниях, комиссиях, советах).

     Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

     Текст положения включает следующие разделы:

* Общие  положения;

* Цели  и задачи;

* Функции;

* Права  и обязанности;

* Руководство;

* Взаимоотношения  с другими подразделениями.

     Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение  вступает в силу с момента утверждения.

     Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

     Инструкции  издаются в целях разъяснения  применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию  и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

     Инструкция  оформляется на общем бланке организации  и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к  тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими  цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

     Инструкции  бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности  сотрудников организации и разрабатываются  на все должности, предусмотренные  штатным расписанием.

     Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

* Общие  положения;

* Должностные  обязанности;

* Права;

* Ответственность;

* Взаимоотношения.

     Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

     Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник  отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

     Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

     Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус  коллегиального или совещательного  органа;

* порядок  планирования работы;

* порядок  подготовки материалов для рассмотрения  на заседании;

* внесение  материалов на рассмотрение;

* порядок  рассмотрения материалов и принятия  решений на заседании;

* ведение  протокола заседания;

* оформление  решений коллегиального или совещательного  органа;

* порядок  доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое  обеспечение заседаний.

     Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование  учреждения (организации);

* вид  документа;

* заголовок  к тексту (наименование коллегиального  или совещательного органа);

* вид  документа;

* дата;

* место  составления;

* гриф  утверждения;

* текст,  подпись.

     Регламенты  обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической  службой, подписываются руководителем  организации или руководителем  коллегиального органа, утверждаются коллегиально. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Правила составления и оформления распорядительных документов.

      Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали.

     В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

     С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

     Основанием  для издания распорядительного  документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

            Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

     Приказ  оформляется на бланке, где указаны  название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его  издания, предусмотрено место для  проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту.

     По  содержанию и способам оформления приказы  делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и других ситуаций движения кадров. Правила  оформления приказов по личному составу  существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.