Составление и оформление основных документов управления

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения. 
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

 

     О

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА –  
1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). 
2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД) – документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ОРИГИНАЛ  ДОКУМЕНТА –

1. Первоначальный, подлинный  экземпляр документа.

2. Экземпляр  документа, являющийся исходным  материалом для копирования.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ  ДОКУМЕНТА – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

 

     П

ПЕЧАТЬ  –  элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

ПИСЬМЕННЫЕ  ДОКАЗАТЕЛЬСТВА – документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.

ПИСЬМО  ИНФОРМАЦИОННОЕ – письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПИСЬМО - ПРОСЬБА – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим).

ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО - ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА –

1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.
2. Рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ – реквизит документа, придающий  ему юридическую силу и состоящий из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалов и фамилии) лица, подписавшего документ.

ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.

  ПОЛОЖЕНИЕ–   
1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий. 
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

ПРИКАЗ –

1. Правовой  акт, издаваемый руководителем  органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ  ДОКУМЕНТА – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

 

     Р 
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) или в памяти ПК кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТЫ – обязательные элементы служебного документа. 
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – отдельный информационный элемент официального документа (адрес, дата, подпись и т.п.).

РЕКЛАМАЦИОННОЕ  ПИСЬМО – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе. 
РЕФЕРАТ – краткое письменное изложение первоисточника. 
РЕШЕНИЕ –

1. Правовой  акт, принимаемый в коллегиальном  порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д. 
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже. 
3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

 

     С 
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ  ПИСЬМО – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

СОСТАВ  УДОСТОВЕРЕНИЯ – подпись и печать.

СПРАВКА –

1. Документ, содержащий описание и подтверждение  тех или иных фактов и событий.

2. Документ, подтверждающий факты биографического  или служебного характера.

СТАНДАРТ  – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РБ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РБ.

 

     Т

ТЕЗИСЫ – краткое изложение текста документа или выступления. 
ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу. 
ТЕЛЕКС – телеграмма, посланная по телетайпу. 
ТЕЛЕТАЙП – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки. 
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги):

1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

ТОВАРНЫЙ  ЗНАК – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

 

     У

УКАЗАНИЕ –

1. Правовой  акт, издаваемый органом государственного  управления преимущественно по  вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

2. Документ, содержащий требования и необходимые  разъяснения по отдельным вопросам  проектирования и строительства.