Документальное оформление по учету основных средств

Документальное  оформление операций по учету основных средств

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете», должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной  операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений  и детализации.

     Хозяйственные операции, не оформленные первичным  учетным документом, не принимаются  к учету и не подлежат отражению  в регистрах бухгалтерского учета.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету в том случае, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах», должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

     Постановлением  от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету основных средств» Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Данные формы первичной учетной документации распространяются на организации всех форм собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные учреждения. 

      Итак, в настоящее время действуют  следующие формы по учету основных средств:

 

  Следует обратить внимание, что на практике может  возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных  форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

ПОСТУПЛЕНИЕ И ВЫБЫТИЕ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Для включения  объектов в состав основных средств  и учета их ввода в эксплуатацию, а также при выбытии объектов из состава основных средств, предусмотрены следующие документы:

·          Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

·          Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а);

·          Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

     Акты  утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

     Акт о приеме–передаче  основных средств состоит из трех разделов.

     Первый  раздел заполняется на основании  данных передающей стороны. Для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в нем указываются дата ввода в эксплуатацию, фактический срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость объекта. В том случае, если объект основных средств приобретается через розничную сеть, этот раздел не заполняется.

     Второй  раздел заполняет организация –  получатель основного средства только в своем экземпляре и указывает  в нем первоначальную стоимость  объекта, срок полезного использования, установленный организацией, способ начисления амортизации, норму амортизационных отчислений.

     Третий  раздел содержит краткую характеристику объекта основных средств.

     В акте предусмотрен раздел для отражения  данных об объекте основных средств, находящемся в собственности  двух или нескольких организаций. Такие  данные записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности, при этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности. Если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, в этом разделе указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

     Данные  приема и исключения объекта из состава  основных средств вносятся в инвентарную  карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

ВНУТРЕННЕЕ  ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

     Очень часто объекты основных средств перемещаются внутри организации из одного структурного подразделения в другое. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2.

     Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

     Данные  о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную  карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

РЕМОНТ  ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

     Оформление и учет приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации оформляется Актом о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств формы №ОС-3.

     Акт состоит из двух разделов. В первом указываются сведения о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию, во втором разделе указываются сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств.

     Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств. Если ремонт выполнялся сторонней организацией, то акт должен быть подписан представителем этой организации, если же ремонт был произведен структурным подразделением организации, то свою подпись должен поставить в акте представитель структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию.

     Следует отметить, что если ремонт, реконструкция и модернизация проводится силами сторонней организации, акт составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

     Данные  ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма №ОС-6).

     В соответствии с пунктом 68 Методических указаний №91н, в целях организации  контроля за своевременным получением основных средств из ремонта, инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу «Основные средства в ремонте». При поступлении объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

СПИСАНИЕ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

     Списание  пришедших в негодность объектов основных средств также оформляется  документально. Для этих целей применяются  следующие документы:

·          Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4);

·          Акт о списании автотранспортных средств (форма №ОС-4а);

·          Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4б).

     Акты  составляются в двух экземплярах, подписываются  членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

     Первый  экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

     В случае списания автотранспортного  средства в бухгалтерию, вместе с  актом, также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

УЧЕТ  ОБОРУДОВАНИЯ

     Учет  оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования  в качестве объекта основных средств, оформляется Актом о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

     В том случае, если при поступлении  на склад невозможно провести качественную приемку оборудования, акт составляется по наружному осмотру и является предварительным.

     Качественные  и количественные расхождения с  документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также  факты боя и лома отражаются в  соответствующих актах в установленном порядке.

     Передача  оборудования в монтаж оформляется  Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если монтажные  работы проводятся подрядным способом, в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

     На  дефекты оборудования, выявленные в  процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

     Зачисление  смонтированного и готового к  эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется по формам №ОС-1 или №ОС-1б.

УЧЕТ  НАЛИЧИЯ И ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

     Учет  основных средств по объектам ведется  бухгалтерской службой с использованием следующих документов:

·          Инвентарная карточка учета объекта основных средств     (форма №ОС-6);

·          Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

·          Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

     Данные  документы ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый инвентарный объект, записи в них при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других документов). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.