ТЕЛЕФОНОГРАММА

 

2002. №37

г. Минск

 
 

  14 августа 2002г. в 10 час. 00 мин.  в зале заседаний Комитета  образования (Орловская пл., д.6) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 2002/2003 учебном году.

  Явка  заместителя начальника управления по экономическим вопросам обязательна.

 

Начальник управления  Подпись  В.С.Бондаренко

    Рис.31.  Образец телефонограммы

 
 

СРОЧНАЯ

МИНСК  МИНПРОМСТРОЙ РБ

 

СООБЩИТЕ ОТПРАВЛЕНИЕ  БРЕСТПРОМСТРОЮ 
СТРОЙМАТЕРИАЛОВ СТРОИТЕЛЬСТВА 
КОМБИНАТА ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ ПИНСКЕ  6138

РЕВЯКИН

 

г.Брест, ул. Платонова, 29, Брестпромстрой 
Генеральный директор       Личная подпись                         Ю.А.Данилов

2002.               печать

    Рис. 32.  Образец телеграммы

 
 

    Рис. 33. Образец типового письма иностранному партнеру

    с использованием свободной пунктуации

    Реквизиты типового письма иностранному партнеру

 

1. Заголовок бланка компании (эмблема и наименование фирмы, возможно указание рода ее деятельности).

 

2. Юридический адрес фирмы (Issuer Field): почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, название банка, адреса и телефоны представительств и филиалов. Указывается под наименованием фирмы или на нижнем поле бланка.

 

3. Ссылки (Reference Line). «Наша ссылка» (номер, Our Ref) обычно состоит из инициал отправителя и секретаря. Если письмо является ответом, то указывается исходящий номер инициативного письма (Your Ref).

 

4. Дата (Date) указывается буквенно-цифровым способом.

 

5. Любое специальное  сообщение (Attention Line). Например, “Вниманию господина….”, “Срочно”, “Конфиденциально”.

 

6. Имя и адрес  получателя (внутренний адрес –  Address). Построчно пишется: 
   – имя и фамилия получателя; 
   – наименование компании; 
   – номер дома, улица; 
   – город; 
   – штат (графство), почтовый округ; 
   – страна.

 

7. Вступительное обращение (Saution). Деловое письмо начинается со слов “Dear…” .

 

8. Заголовок письма (Subject Line).

 

9. Основной  текст письма (Body of the Letter), разделенный на абзацы, которые отделяются друг от друга одной чистой строкой.

 

10. Заключительная  формула вежливости (Complimentary Close). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению получателя письма.

 

11. Личная  подпись автора письма (Signature), ниже которой указывается ее расшифровка (имя и фамилия) и на следующей строке – должность.

 

12. Указание  на наличие приложения (Enclosure).

 

13. Указание  на рассылку копий данного письма (Corbon Copy Notation).

RIVER BANK HOUSE   67, UPPER THAMES STREET,

                                              London, EC 4 V ЗАН

Your ret: RM/si  Our ret: DB/ap/175  Tel.: 01 248 2217 (30 lines)

                                              Telex: 886678 LDN

 

  Mr R. Morrison     17 May 2002

  P.Marlow & CO. LTD

  21 Bird Street

  London E1 6 TM

 

  Dear MR Morrison

  Order 345

 

  Unfortunately, we have not yet received the compurters «OPTIMA 133» which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

 

  We look forward to hearing from you.

 

  Yours sincerely

  D.Barker

 

  Mr Derek Barker

  Manager

 
 
 
 
 

  Encl. Order 345

  Carbon copy   M  Pryor

    Рис. 34. Образец письма иностранному партнеру

 

РИВЕР БАНК         67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ,

                                  Лондон, ЕС 4 V ЗАН

Ваш номер: RM/si         Тел.: 01 248 2217 (30 линий)

Наш номер: DB/ap/175       Телекс: 886678 LDN

 

Господину Моррисону    17 Мая 2002

П. Марлоу & К. Лтд

21 Берд  Стрит

Лондон E1 6 ТМ

 

Уважаемый г-н Моррисон,

О заказе № 345

 

  К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры «OPTIMA-133», которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.

 

Жду вашего ответа.

 

Искренне  Ваш

D. Barker

 

Г-н  Дерек Баркер

Управляющий

 
 

Прил. Копия  заказа 345

 

Копия         М. Прайеру                              

Рис. 35. Перевод на русский язык письма иностранному партнеру

ПРАКТИЧЕСКИЕ  ЗАДАНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ

 

  Общие рекомендации по выполнению заданий на персональном компьютере (типовой алгоритм подготовки документа)

 
  

• Создать рабочую  папку для сохранения документов, например, папку с именем группы (ДП-2002-1);
• Запустить MS Word;
• Установить удобную рабочую среду (Масштаб – По ширине страницы, Сервис – Параметры – вкладка Вид – Показать границы области текста);
• Установить параметры страницы (Файл – Параметры страницы):
• формат бумаги А4 или А5;
• ориентация страницы (книжная или альбомная);
• поля (верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см).
• Сохранить файл (пустой документ с установленными параметрами страницы) в рабочей папке группы под именем, совпадающим с именем будущего документа, например, Приказ, Акт, Справка и т.п. (Файл – Сохранить);
• Набрать текст документа, используя исходные данные задания, периодически сохраняя создаваемый документ;

  При угловом расположении реквизитов в  таких документах, как письмо, акт, докладная записка и др., для оформления заголовочной части документа рекомендуется использовать  вспомогательную таблицу (Таблица – Добавить таблицу – одна строка, две ячейки). Раздельное размещение реквизитов в ячейках такой таблицы позволяет осуществлять независимое редактирование набираемой информации;

• Создать эмблему (логотип, фирменный знак) организации и разместить этот реквизит на верхнем или левом поле бланка документа. В качестве эмблемы можно использовать готовый рисунок их библиотеки рисунков (Вставка – Рисунок – Из файла) или создать эмблему средствами MS Paint. Для размещения эмблемы на полях бланка можно использовать вставку рисунка в кадр;
• Убрать (сделать невидимыми) границы вспомогательных таблиц и кадров, если таковые использовались в процессе создания документа;
• Выполнить предварительный просмотр подготовленного документа (Файл – Предварительный просмотр);
• Сохранить в рабочей папке окончательный вариант документа с тем же именем.

 

 

    

Тема 1. Построение формуляра-образца  организационно-распорядительных документов

     

  1.1. Составить проект бланка предприятия (института) общего вида и бланк для писем на основе формуляра-образца (угловой и продольный варианты).

 

  1.2. Составить проект бланка института для конкретного вида документа (приказа, акта, справки и т.д.).

 

Тема 2. Оформление приказа

 

  2.1. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ по основной деятельности, используя следующие исходные данные:

 

Международный институт экономики и управления. Приказ от 08.02.2002г. №3, г.Минск. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами в институте и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить  инструкцию по  ведению делопроизводства  в МИЭУ.

2. Ввести в действие  Инструкцию по  делопроизводству с 01.03.2002. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам института с 01.03.2002 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту Иванченко Н.В. совместно с начальником копировально-множительной службы Данилюк Д.П. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения института до 01.03.2002.  5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника общего отдела института Фатееву П.А. Директор В.М.Саврасов.

 

  Оформить  отметки на документе: визы, исполнение и направление в дело, перенос  на машинный носитель.

 

  2.2. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ по основной деятельности, используя следующие исходные данные:

 

Республиканский дом мод. Приказ от 10.01.2002г. № 5. г.Минск. Об утверждении Положения о порядке премирования работников по итогам работы за год. В целях совершенствования порядка премирования работников предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Начальнику  экономического отдела Нестерову  Н.В. разработать Положение о  порядке премирования работников  по итогам работы за год  до 01.02.2002г. 2. Рассмотреть Положение  о премировании работников по итогам работы за год на общем собрании коллектива до 15.02.2002г. 3. Ввести в действие Положение о премировании работников по итогам работы за год с 16.02.2002г. 4. Отменить приказ № 3 от 07.02.2001г. 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Шубину Л.В. Директор Арнаус С.Т.