Состав реквизитов и места их расположения

 

  Каждый  вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, которые включают в себя несколько самостоятельных частей (гриф согласования, гриф утверждения, адресат и др.)

  Совокупность  реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

  Максимальный  набор  реквизитов, используемых в  документах управления, согласно стандарту  СТБ 6.38 – 95 определяется числом 32. Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов.

  Стандарт  СТБ 6.38 – 95 устанавливает следующий  состав  реквизитов:

01 – Государственный герб Республики Беларусь;

02 – эмблема организации;

03 – код организации по Общегосударственному классификатору 
        Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);

04 – код документа по Общегосударственному классификатору 
         Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

05 –  наименование вышестоящей организации;

06 – наименование организации;

07 – наименование структурного подразделения;

08 – почтовый адрес отправителя;

09 – коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера 
         факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в 
         Интернете и т.д.) и коммерческие данные (номер счета,  
         наименование банка и т.д.);

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – индекс документа;

13 –  ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – гриф ограничения доступа к документу;

16 –  адресат;

17 – гриф утверждения документа;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст документа;

22 –  отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 –  гриф согласования документа;

25 –  визы согласования документа;

26 – печать;

27 – фамилия исполнителя и номер его телефона;

28 –  отметка о заверении копии;

29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 – отметка о поступлении документа (регистрационный штамп  
         входящих документов);

32 –  предупредительный знак.

 

    Расположение  наиболее часто используемых реквизитов документов показано на рис.1.

 

 

    

 
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ

 

  Бланк документа – это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.

 

  Рекомендуется использовать следующие виды бланков  документов:

• общий бланк (для составления любых видов документов, кроме писем);
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

 

  Стандартом  предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках:

• продольный (с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа);
• угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа).

 

  Для бланков  используют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

 

  Все бланки документов должны иметь следующие  поля:

• верхнее – 20 мм;
• нижнее – 20 мм;
• левое – 30 мм;
• правое – не менее 10 мм.

 

  Организациям  и предриятиям, работающим с зарубежными  партнерами, необходимо иметь специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке. 

    Герб  республики

    (или эмблема организации)

    Наименование  министерства, ведомства

    Наименование  организации, учреждения, предприятия

 

    Название  вида документа

 

_________    № ________   

г.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

 
 
 
 
 

Рис. 2. Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов

    Герб  республики

    (или  эмблема организации)

 

    Наименование  министерства, ведомства

    Наименование  организации, учреждения,

    предприятия

 

    Название  вида документа

 

           №  

    г.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.3. Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов

 
 

    Герб  республики

    (или  эмблема организации)

 

    Наименование  ведомства, учреждения,

    организации, предприятия

 

    Почтовый  адрес организации

    Коммуникационные  и коммерческие данные

 

        №  

На №   от  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 4. Форма бланка письма с продольным расположением реквизитов

    Герб  республики

    (или  эмблема организации)    

 

    Наименование  ведомства,

    учреждения, организации,

    предприятия

 

    Почтовый  адрес

    Коммуникационные  и коммерческие данные

 

           №  

    На  №   от  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 5. Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов

Наименование  организации

ПРИКАЗ

 

Дата № _______

Место составления

 

Краткое содержание, выраженное

отглагольным  существительным в

предложном  падеже, начинается

предлогом «О»

 

          Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом

 

    ПРИКАЗЫВАЮ:

 

    1. Полное наименование должности  исполнителя, инициалы, фамилия  (в дательном падеже) или наименование  структурного подразделения, предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, срок исполнения.

    2. Полное наименование должности  исполнителя, инициалы, фамилия или  наименование структурного подразделения  (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):

    2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

    2.2. То же.

    3. Последний пункт приказа определяет  контроль за исполнением приказа  возложить на … (указывается  структурное подразделение или  лицо, на которое возлагается  контроль – наименование должности,  инициалы, фамилия пишутся в винительном падеже).

 

Наименование  должности

руководителя      Подпись                   Инициалы, фамилия

 

    Визы

    Рис. 6.  Форма приказа

   ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО

  «СВЯЗЬИНВЕСТ»

  ПРИКАЗ

 

  _________ № ________

  г. Минск

 

  Об  увеличении уставного капитала общества

 

  В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.2002 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и  руководствуясь Положением о порядке  увеличения (уменьшения) уставного  капитала общества, утвержденным Советом  директоров общества 16.07.2001

 

  ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Руководителю  Юридического отдела Савчуку  М.М. в срок до 01.03.2002 направить  сведения о внесении изменений  в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Республиканскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

  2. Руководителю Финансового управления  Обросимову Н.И. в срок до 15.03.2002 зарегистрировать дополнительный  выпуск акций в Министерстве  финансов Республики Беларусь.

  3. Контроль за исполнением приказа  возлагается на заместителя генерального  директора общества Баранова О.Н.

 

Генеральный директор  Подпись  И.Н. Шухов

 
 

Визы

 

В дело  01-05

Подпись Расшифровка подписи