Автор работы: Пользователь скрыл имя, 08 Июня 2015 в 08:57, реферат
Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия*(1) в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274*(2), являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.
Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Введение
Раздел 1. Задачи и функции ведомственных архивов
Раздел 2. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел
Раздел 3. Экспертиза ценности документов в организации
Раздел 4. Подготовка и передача дел в ведомственный архив
Раздел 5. Обеспечение сохранности документов ведомственного архива
Раздел 6. Классификация документов ведомственного архива
Раздел 7. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел организации и законченных описей дел фонда
Раздел 8. Учет документов в ведомственном архиве
Раздел 9. Научно-справочный аппарат к документам ведомственного архива
Раздел 10. Использование документов ведомственного архива
Раздел 11. Работа ведомственного архива с документами личного происхождения
Раздел 12. Организация работы ведомственного архива
Раздел 13. Порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение
Раздел 14. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив), а также при реорганизации или ликвидации организации
Список нормативно-методической литературы
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├─────────┼───────────────┼───
│ │ │ │ │ │
└─────────┴───────────────┴───
Форма карты-заместителя дела
Наименование организации
Название архива
Карта-заместитель дела
Дело
______________________________
(N и заголовок)
Опись_________________________
(N и название)
Фонд__________________________
(N и название)
Выдано
______________________________
(дата выдачи)
во временное пользование (читальный зал) до _____________________________
Наименование
должности сотрудника,
выдавшего дело
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Наименование организации
Название ведомственного архива
Акт
__________ N __________ Внести изменения в учетные документы
____________________________
(место составления) за исключением пп.2. и 8.6.
проверки наличия и Наименование должности
состояния дел руководителя организации
____________________________
(постоянного, временного Подпись Расшифровка
хранения,
по личному составу)
Фонда N_____________________
(название фонда)
Основание
проверки ______________________________
(плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель
комиссии ______________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены
комиссии: ______________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с ____________________ по __________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ______________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
______________________________
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
______________________________
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
______________________________
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1.
не учтенные в итоговых
______________________________
(цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей ______________________________
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1.
не учтенных в итоговых
______________________________
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей
______________________________
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим
фондам
______________________________
(цифрами и прописью)
6.
Оказалось в наличии по
описи)
______________________________
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
______________________________
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и невключенных
в описи) имеется в наличии
______________________________
(цифрами и прописью)
из них: 8.1. требующих дезинфекции
______________________________
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ______________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3.
требующих реставрации_________
(цифрами и прописью)
8.4.
требующих переплета или
______________________________
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
______________________________
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
______________________________
(цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки ________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.8.
выдано во временное
______________________________
(цифрами и прописью)
9.
Общая характеристика
документов. Основные отрицательные явления в
состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка подписей
Дата
Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _______________N__________
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Наименование организации
Название ведомственного архива
Лист проверки N _______________
наличия
и состояния дел фонда N ______________________________
Наличие дел
┌─────┬───────────┬──────────┬
│ N │Кол-во дел,│ N │Литерный N дела,│ Пропущенный N │N дела,│
│описи│числящихся │необнару- │не отраженный в │ дела, не │выдан- │
│ │ по описи │женных дел│итоговой записи │ отраженный в │ный во │
│ │ │ │ │ итоговой записи │времен-│
│
│ │
├──────┬─────────┼────────┬───
│ │ │ │ не │ не │ не │ не │пользо-│
│ │ │ │учтен-│перечис- │учтенный│перечис-│ вание │
│ │ │ │ ный │ ленный, │ │ленный, │ │
│ │ │ │ │ но │ │ но │ │
│ │ │ │ │учтенный │ │учтенный│ │
│ │ │ │ │в объеме │ │в объеме│ │
├─────┼───────────┼──────────┼
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├─────┼───────────┼──────────┼
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────┴───────────┴──────────┴
Состояние дел
┌──────┬──────┬──────┬────────
│Кол-во│Време-│ Шифр │ N дела требующего: │N дела,│Приме-│
│дел,
│ нный │ дела,├──────┬──────┬─────┬────
│ока- │ шифр │непра-│дезин-│дезин-│рес- │переп- │восста-│равимо │ │
│зав- │необ- │вильно│фекции│секции│тав- │ лета │новле- │повреж-│ │
│шихся │рабо- │подло-│ │ │рации│ или │ ния │денного│ │
│ в │танно-│ жен- │ │ │ │подшив-│затуха-│ │ │
│нали- │ го │ного в│ │ │ │ ки │ ющих │ │ │
│ чии │ дела │данный│ │ │ │ │текстов│ │ │
│(опи- │ │ фонд │ │ │ │ │ │ │ │
│сан- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ных) │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──────┼──────┼──────┼──────┼─
│ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │ 18 │
├──────┼──────┼──────┼──────┼─
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴──────┴──────┴──────┴─
Итого:
______________________________
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работников,
производивших проверку Подписи Расшифровка подписей
Дата
Формат A3 (297 X 420 мм)
Форма карточки необнаруженных дел
Наименование организации Фонд N ______________________
Название ведомственного архива
Карточка
учета
необнаруженных
дел
┌────┬─────────────────┬──────
│ N │ Заголовок дела │ Отметки о ходе и │ Дата │ Наименование │
│дела│ │ результатах │ записи │ должности и │
│ │ │ розыска │ │ подпись лица, │
│ │ │ │ │ внесшего запись │
├────┼─────────────────┼──────
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├────┼─────────────────┼──────
│ │ │ │ │ │
└────┴─────────────────┴──────
Форма акта об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Наименование организации
Название ведомственного архива
Акт
________________N_________
__________________________
(место составления)
о необнаружении дел, пути Дата
Информация о работе Основные правила работы ведомственных архивов