Основные правила работы ведомственных архивов

Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Пример: базы, заводы, конторы и т.д.

9.2.7. При наличии  в ведомственном архиве нескольких  картотек они могут объединяться  в каталоги (предметно-тематические, систематические и др.).

 

9.3. Указатели

 

Указатели в ведомственном архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в них (см. пп.7.1.11. и 7.2.10).

 

9.4. Обзоры документов

 

9.4.1. Обзор документов - архивный справочник информационного  характера о составе и содержании  документов одного или нескольких  фондов. Видами обзора являются  обзор фонда и тематический  обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

9.4.2. Обзор состоит  из характеристики организаций-фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата.

Схема построения обзора может быть: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая и др.

9.4.3. Информация  о документах в обзоре дается  в виде групповых и индивидуальных аннотаций.

В групповых аннотациях информация представляется в обобщенной форме с указанием разновидности документов, их авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема документов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных документов.

Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.

9.4.4. В состав  справочного аппарата обзора входят: титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и для тематических обзоров список фондов, информация о которых включена в обзор.

 

9.5. Историческая справка

 

9.5.1. При первом  поступлении документов фонда  в ведомственный архив им составляется историческая справка о фондообразователе и фонде.

Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

- распорядительные акты  о создании, преобразовании и  ликвидации организации;

- крайние даты деятельности  организации;

- задачи и функции  организации и их изменения;

- масштаб деятельности  организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в  системе государственного аппарата, народном хозяйстве или общественно-культурной  жизни;

- изменения в названии  и подчиненности организации;

- структура организации  и ее изменения.

Во втором разделе:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда  в ведомственный архив;

- изменения в составе  и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой  передачи документов на государственное  хранение;

- место передачи;

- степень сохранности  документов.

В третьем разделе:

- обобщенная характеристика  фонда как по разновидностям  документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за  хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат  к фонду;

- использование документов  фонда (в каких целях).

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т.д. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

9.5.2. В первом  разделе исторической справки  к архивной коллекции указываются  сведения по истории ее создания, о составителе, а также о местонахождении  коллекции до поступления в  архив (если она не была создана  в архиве).

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

9.5.3. Справки подписываются  исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

9.5.4. Историческая  справка печатается в 4-х экземплярах: три вместе с описями передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.

9.5.5. Историческая справка к небольшим по объему фондам, имеющим хронологически-структурную систематизацию дел в описи, может заменять предисловие к первому годовому разделу сводной описи дел.

 

Раздел 10. Использование документов ведомственного архива

 

10.1. Общие положения

 

10.1.1. Документы  ведомственного архива используются  организацией, в структуре которой  функционирует архив, заинтересованными  государственными и общественными  организациями при разработке  планов экономического и социального  развития, при решении народнохозяйственных задач, вопросов развития науки и культуры, в идейно-воспитательной и агитационно-пропагандистской работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

10.1.2. Порядок использования  документов ведомственного архива  устанавливается организацией в соответствии с настоящими Правилами и другими нормативными документами Главархива СССР.

10.1.3. Основными  формами использования документов  ведомственного архива являются: информирование руководства и  структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

10.1.4. Для использования  предоставляются документы ведомственного  архива, кроме тех, которые могут  нанести ущерб интересам государства  или граждан.

10.1.5. Использование  документов проводится только  с разрешения руководителя организации.

10.1.6. Организации  и граждане при использовании  документов ведомственного архива  обязаны делать ссылки на место  хранения документов.

10.1.7. Организации, а также граждане, использующие  документы ГАФ СССР, несут ответственность  за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

10.1.8. Копирование  документов по запросам организаций  производится, как правило, за их  счет.

10.1.9. Разрешение  на пользование документами ведомственного  архива, архивные справки, копии  и выписки организациям и гражданам иностранных государств выдаются в установленном порядке.

 

10.2. Информирование организаций, исполнение  запросов  
организаций и граждан

 

10.2.1. Информирование  руководства и структурных подразделений  организации, организаций своей  отрасли и других заинтересованных государственных и общественных организаций осуществляется ведомственным архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления информационных документов: информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора, архивной справки, путем выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи дел во временное пользование.

 

Составление и оформление информационных документов

10.2.2. Информационное  письмо (справка о составе и  содержании документов) содержит сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Содержание излагается в виде кратких аннотаций на группы документов или отдельные документы. В письме могут быть даны рекомендации по использованию документов. Информационное письмо как внутренний документ организации подписывается заведующим архивом, а направляемое в другие организации - руководителем организации.

10.2.3. Тематический  перечень документов содержит  перечень заголовков дел или  документов по определенной теме  с указанием их дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д. Перечень подписывается заведующим архивом. В другие организации он направляется с письмом за подписью руководителя организации.

 

Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок

10.2.4. Архивная справка (Приложение 31) - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

10.2.5. Архивные справки  выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам СССР - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

10.2.6. Архивные справки  составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в ведомственном архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержатся необходимые сведения.

10.2.7. Архивные справки  составляются по установленной  форме на бланке для письма  организации, в состав которой входит архив с обозначением названия документа: "Архивная справка" (Приложение 31).

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).

10.2.8. Архивная справка подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, и заведующим архивом. Справка заверяется гербовой печатью организации. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

10.2.9. К архивной  справке могут прилагаться копии  документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные  в архивной справке.

10.2.10. При отсутствии  в ведомственном архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке организации для писем. В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью организации.

 

Порядок выдачи и оформление архивных копий и выписок из документов

10.2.11. Ведомственный  архив на основании хранящихся  документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

10.2.12. Машинописные  архивные копии (выписки) составляются  на бланке письма организации  с обозначением названий: "Архивная  копия", "Архивная выписка".

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.