Основные правила работы ведомственных архивов

 

Лист фонда

8.2.7. Лист фонда (Приложение 29) заводится при первом поступлении фонда.

Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:

- если фонд содержит  особо ценные документы, то к  его номеру добавляется индекс "ОЦ";

- в графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится;

- в графе "Дата первого  поступления фонда" указывается  дата первого поступления дел  фонда в данный архив; для объединенного  архивного фонда и коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве;

- в графе "Крайние  даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная  даты функционирования организации  под каждым названием, независимо  от наличия в фонде документов  за этот период.

Эта графа заполняется следующим образом:

- для объединенного архивного  фонда, образованного по объекту  деятельности или подчиненности  организации, указываются крайние  даты наименования объекта или  руководящего органа, на базе  которого создан фонд;

- для объединенного архивного  фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

8.2.7.1. В листе  фонда фиксируются все поступления  и выбытия описанных и неописанных  документов фонда. Изменения в  учетные данные листа фонда  вносятся на основании:

- описи структурного  подразделения и годового раздела  сводной описи дел организации;

- номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной  описи дел;

- акта приема-передачи  дел в государственный или  другой ведомственный архив;

- акта о выделении  к уничтожению дел;

- акта о необнаружении  дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акта о неисправимом  повреждении дел;

- акта проверки наличия  и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел. В таком случае в графе 2 (2. Учет описанных документов) листа фонда указывается номер переработанной описи, по которой документы были учтены при поступлении (пример: "4сп-79"), а в графе 7 - номер описи, в которую включен годовой раздел сводной описи дел, в который включены документы после переработки.

Пример: годовой раздел сводной описи N 3 за 1979 г.

8.2.7.2. Изменения, связанные  с техническими ошибками, вносятся  в годовой раздел сводной описи  дел или в законченную опись, а затем в лист фонда в  соответствии с актом проверки  наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организаций, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения (см. пп.2. и 8.6. акта) вносятся только после согласования акта с соответствующим архивным учреждением (см. п.5.5.15.).

8.2.7.3. Лист фонда  пересоставляется в исключительных  случаях:

- если он неисправимо  поврежден;

- если объединенному  архивному фонду присвоен номер  одного из фондов, вошедших в  его состав.

В случае пересоставления листа фонда старый лист помешается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается: "продолжение, ф. N лист 2". На первом листе делается ссылка "см. продолжение л.2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом.

8.2.7.4. Листы фондов  хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами. Если листы хранятся в нескольких папках, то они нумеруются в валовом порядке. В каждой папке на отдельном листе составляется заверительная надпись по форме: "В папке (N) хранятся листы 26 фондов с N 20 по N 45. Листы фондов N имеют продолжения". Заверительная надпись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности и даты. При изменении состава листов фондов, хранящихся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом предыдущая только зачеркивается, но из папки не изымается.

 

Карточка архивного фонда

8.2.8. Карточка архивного  фонда (Приложение 30) составляется в двух экземплярах после заполнения списка фондов и листа фонда при первом поступлении дел фонда постоянного хранения в ведомственный архив. Один экземпляр представляется в соответствующее учреждение государственной архивной службы, второй - остается в организации для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в ведомственном архиве. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве организации-фондообразователя. В графах "Крайние даты каждого названия фонда" и "Название фонда" указываются все переименования и изменения в подчиненности организации.

На оборотной стороне в первой графе на 01.01 каждого года приводятся данные о составе и объеме документов фонда на 01.01. года, следующего за годом поступления фонда в архив.

Дата отправления карточки фонда в архивное учреждение записывается в листе фонда.

 

Дело фонда

8.2.9. На каждый  фонд ведется дело фонда. В  дело фонда включаются документы, отражающие историю организации  и ее фонда: историческая справка (см. пп.9.5.1. - 9.5.5.), схема систематизации фонда (см. подраздел 6.2.), методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы ведомственного архива.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

 

Раздел 9. Научно-справочный аппарат к документам  
ведомственного архива

 

В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в ведомственном архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фондов, создаваемые в делопроизводстве и архиве организации. Состав научно-справочного аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА ведомственного архива входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.

В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА может разрабатываться его схема, которая согласовывается с соответствующим государственным архивом.

 

9.1. Описи дел

 

Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно-регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

При создании этих видов НСА целесообразно пользоваться описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

В случае необходимости создания справочников к делам временного (до 10 лет) хранения следует использовать делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими описи.

 

9.2. Картотеки. Каталоги

 

9.2.1. Картотека (каталог) является архивным справочником, в котором сведения о содержании  документов архива отражены на  карточках, расположенных в соответствии  с номенклатурой дел или специально  разработанной схемой построения  картотеки (каталога).

9.2.2. Необходимость  создания картотек и выбор  их видов определяются потребностями  организации в информации о  составе и содержании документов  архива.

Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документация и т.д.).

9.2.3. Картотеки могут  полностью создаваться в ведомственном  архиве или их основой могут  служить учетно-регистрационные  и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в ведомственный архив вместе с документами.

В последнем случае в ведомственном архиве производится обработка поступивших в архив картотек*(25). Она включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.

9.2.4. В зависимости  от задач по использованию  документов и содержания документов  ведомственного архива могут  создаваться предметные, предметно-тематические  и другие картотеки.

В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметной картотеки являются именная, географическая картотеки, картотека по истории организаций и т.д.

Картотека по истории организаций создается, как правило, в центральном, центральном отраслевом, объединенном ведомственном архиве, имеющим большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций отрасли (системы), передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В предметно-тематической картотеке карточки группируются внутри тем по предметному признаку.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

9.2.5. Картотека по  личному составу создается для  поиска сведений о трудовом  стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

9.2.6. В архивах, хранящих  значительное количество фондов, для быстрого поиска информации  составляется картотека названий  фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка  с указанием его номера и крайних дат дел.