Основные правила работы ведомственных архивов

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив).

7.1.11. Если годовой  раздел сводной описи дел является  сложным по структуре и содержанию, то к нему составляются указатели. Целесообразность составления указателя(лей) к разделу и вид(ы) указателя(лей) определяются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Составляются указатели, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

7.1.12. Оглавление  составляется, если в годовом  разделе сводной описи дел  имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется  справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех  подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи (в случае необходимости могут приводиться и номера дел).

7.1.13. Список сокращенных  слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

7.1.14. Листы годового  раздела сводной описи дел  и справочного аппарата к нему  нумеруются в валовом порядке  и к разделу составляется на  отдельном листе-заверителе описи  дел (Приложение 23) заверительная надпись к годовому разделу, в ней указывается общее количество листов раздела и справочного аппарата и особенности (ошибки) нумерации. Заверительная надпись составляется и подписывается составителем раздела.

7.1.15. Годовой раздел  сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах. Оформление описи должно соответствовать требованиям ГОСТов по оформлению документов с постоянным сроком хранения.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

7.1.16. Годовой раздел  сводной описи дел постоянного  хранения подлежит рассмотрению  ЦЭК (ЭК) организации. После рассмотрения  и одобрения ЦЭК (ЭК) организации  годового раздела в конце раздела  ставится гриф "Одобрено" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

7.1.17. На рассмотрение  ЭПК архивного учреждения ведомственным  архивом представляются 4 экземпляра  годового раздела сводной описи  дел не позднее, чем через 2 года (а центральным архивом министерства, ведомства СССР (центральным отраслевым архивом при министерстве (ведомстве) СССР) через 4 года) после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

7.1.18. Дела, внесенные  в годовые разделы сводных  описей, шифруются после утверждения годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения и руководителем организации и хранятся в ведомственном архиве до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

 

7.2. Составление и оформление законченной описи 
дел постоянного хранения

 

7.2.1. Несколько годовых  разделов сводных описей дел  постоянного хранения или один  годовой раздел, число заголовков  дел в которых достигло четырехзначной  цифры (см. п.7.1.7.), считаются законченной описью.

Количество заголовков дел в законченной описи может быть несколько меньше тысячи, так как каждый годовой раздел сводной описи дел имеет самостоятельное оформление (см. пп.7.1.8 - 7.1.17.) и все заголовки дел, составляющие раздел, должны быть включены только в одну законченную опись.

В случае необходимости передачи дел на государственное хранение по годовым разделам сводных описей дел постоянного хранения, валовая нумерация которых не достигает тысячи, по согласованию с соответствующим государственным архивом, опись также может считаться законченной.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

В выборных организациях, работающих по созывам и имеющим небольшой объем дел (до 200), ежегодно образующихся, опись дел постоянного хранения, заведенных за созыв, является законченной.

7.2.2. Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться. Как правило, она осуществляется в соответствии с хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений и общественных организаций.

7.2.3. Каждой законченной  описи присваивается номер (см. п.8.2.6.2.)

7.2.4. Законченная  опись имеет самостоятельную  нумерацию заголовков дел; к ней  составляются итоговая запись  и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (Приложение 23) к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (см. пп.7.1.8 и 7.1.14.).

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

7.2.5. Обязательным  элементом оформления законченной  описи является титульный лист (Приложение 24).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- название описи, которое  включает указание категории  документов (постоянного, временного  хранения, по личному составу  и т.д.), содержащихся в делах, заголовки  которых включены в опись;

- крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

7.2.6. При составлении  титульного листа законченной  описи необходимо учитывать следующее:

- название фонда организации  пишется в виде официального  названия организации-фондообразователя  со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и  сокращенными названиями (в круглых  скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;

- если в опись внесены  дела за несколько лет с  перерывами, то на титульном листе  проставляются только те годы, за которые в опись включены  дела.

7.2.7. К законченной  описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

7.2.8. В оглавлении  к законченной описи перечисляются:

- предисловие (общее) и дополнение  к предисловию к каждому годовому  разделу описи;

- названия разделов и  подразделов описи, а также более  мелких групп дел (выявляются  на основе оглавлений к годовым  разделам описи);

- названия указателей  и список сокращенных слов (при  их наличии) и проставляются номера  листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

7.2.9. При составлении  предисловия к законченной описи  сводятся в единый документ  сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (см. п.7.1.10.).

Для составления предисловия к законченной описи используются законодательные источники, официальные издания организации, ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, документы фонда, учетные документы и научно-справочный аппарат архива.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем, с указанием должности и даты составления, и заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив).

Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

7.2.10. Если к годовым  разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то их целесообразно объединять (по видам) в один указатель и помещать его в конце законченной описи, при этом указатели к годовым разделам изымаются.

7.2.11. Список сокращенных  слов к законченной описи составляется  на основе списков сокращенных  слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющим опись (см. п.7.1.13.). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.

7.2.12. Законченная  опись вместе с титульным листом  и справочным аппаратом к ней  заключается в твердую обложку и переплетается.

 

7.3. Составление и оформление годового  раздела сводной описи  
дел временного (свыше 10 лет) хранения

 

7.3.1. В годовой  раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются  заголовки дел, отложившихся в  течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций.

7.3.2. Порядок внесения  заголовков дел временного (свыше 10 лет) хранения в годовой раздел  сводной описи дел аналогичен  порядку, указанному в пп.7.1.2. - 7.1.4 раздела.

7.3.3. Годовой раздел  сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется  по установленной форме (Приложение 25). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.6., 7.1.8. и 7.1.14. раздела.

7.3.4. Систематизация  заголовков дел в годовом разделе  сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

7.3.5. При необходимости  к годовому разделу сводной  описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются оглавление, список сокращенных слов, порядок составления которых аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.12. и 7.1.13. раздела.

7.3.6. Годовой раздел  сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается  в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем (Приложение 25).

 

7.4. Составление и оформление годового  раздела сводной описи  
дел и законченной описи дел по личному составу

 

7.4.1. В годовой  раздел сводной описи дел по  личному составу включаются заголовки  дел временного хранения, отложившиеся  в течение года в деятельности  структурных подразделений и  общественных организаций.

Документы по личному составу постоянного хранения включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (см. п.7.1.1.).

7.4.2. Порядок внесения  заголовков дел по личному  составу в годовой раздел сводной  описи дел по личному составу  аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.2. - 7.1.4. раздела.

7.4.3. Годовой раздел  сводной описи дел по личному  составу составляется по установленной  форме (Приложение 26). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.6. - 7.1.8. и 7.1.14. раздела.

7.4.4. Заголовки дел  в годовом разделе сводной  описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения) по  личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету  личного состава (при отсутствии  отдельной описи личных дел);

- личные дела (при отсутствии  отдельной описи личных дел);

- лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые  книжки (при отсутствии отдельной  описи);

- акты о несчастных  случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

7.4.5. При необходимости  к годовому разделу сводной  описи дел и к законченной  описи дел по личному составу  составляются оглавления, указатели  и списки сокращенных слов, порядок  составления которых аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.11. - 7.1.13., 7.2.8., 7.2.10 и 7.2.11.

7.4.6. Годовой раздел  сводной описи дел по личному  составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.