Основные правила работы ведомственных архивов

5.3.14. За пределы  здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте.

При транспортировке документы помещают в сумки, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

 

5.4. Обеспечение физико-химической сохранности  документов

 

5.4.1. Выявленные  документы постоянного хранения  с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы  и др.) или текста регистрируются в журнале или в картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование) и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

5.4.2. Независимо  от ценности документов немедленной  передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и  документы, пораженные плесенью  и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.

 

5.5. Проверка наличия и состояния  дел

 

5.5.1. Основными задачами  проверки наличия и состояния  дел являются:

- установление фактического  наличия дел, числящихся по описям;

- выявление дел, требующих  консервационно-профилактической обработки  и реставрации;

5.5.2. Проверка наличия  и состояния дел является постоянной  плановой работой ведомственного  архива.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.

В ведомственных архивах с интенсивным использованием дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в ведомственном архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных  происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в  хранилища посторонних лиц;

- при смене заведующего  архивом или лица, ответственного  за архив;

- при реорганизации и  ликвидации организации.

Проверка наличия м состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.

Итоги каждой проверки оформляются актом (Приложение 14) по каждому фонду отдельно. После утверждения акта руководителем организации по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп.2, и 8.6., которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим архивным учреждением.

 

Порядок проведения проверки наличия и состояния дел

5.5.3. До начала  работы по проверке наличия  и состояния дел изучаются  документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумераций дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел и готовым записям в описях и сведениям в листах фондов.

5.5.4. Проверка наличия  и состояния дел проводится  путем сверки описательных статей  описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (Приложение 15), затем в акте проверки.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается.

5.5.5. Дела, выданные  в читальный зал и структурные подразделения организации, рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, по книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).

Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

5.5.6. Лист проверки  наличия и состояния дел в  фонде составляется непосредственно  в ходе проверки на документы  всего фонда. Допускается составление  отдельных листов на каждую  опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело данного фонда.

Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

5.5.7. При проверке  наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения  дел на стеллажах, в коробках, папках;

- подкладывать на соответствующие  места обнаруженные во время  проверки неправильно подложенные  дела проверяемого фонда;

- изымать и изолировать  из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

- изымать не внесенные  в опись дела фонда. Внесение  в опись неучтенных дел в  ходе проверки запрещается. Неучтенные  дела постоянного хранения помещаются  вслед за учтенными делами  постоянного хранения, аналогично помещаются неучтенные дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- составлять на каждое  необнаруженное дело карточку (Приложение 16); карточки учета необнаруженных дел включаются в картотеку необнаруженных дел;

- изымать и изолировать  поврежденные биологические вредителями  дела и немедленно докладывать  об этом заведующему архивом, который в свою очередь информирует  и руководителя организации.

5.5.8. При проверке  наличия и состояния дел, документы  которых не подшиты ввиду их художественной ценности или по иным причинам и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов и листов дела со сведениями внутренней описи. Итоги проверки фиксируются в листе проверки, где в графе "Примечание" указываются номера описей и дел, в которых отсутствуют листы, и номера этих листов.

5.5.9. По окончании  проверки наличия и состояния  дел по каждой описи в конце  описи после заверительной надписи  делается запись "Проверено", проставляется  дата проверки; запись подписывается  проводившими проверку работниками  с указанием их должностей.

5.5.10. В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

5.5.11. На основании  итоговых записей в листах  проверки составляется акт проверки  наличия и состояния дел в  фонде. Каждый акт подписывается  работниками, приводившими проверку, и утверждается руководителем  организации. Акты нумеруются по  порядку номеров проверок в пределах фонда (Пример: Акт N 1 проверки фонда N 10; Акт N 1 проверки фонда N 12) и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

 

Организация розыска дел

5.5.12. Если проверкой  обнаружена недостача дел, то  организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

- изучить все учетные  документы по выдаче дел из  хранилища;

- организовать розыск  необнаруженных дел в структурных  подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в ведомственный архив;

- проверить дела находящихся  рядом фондов, т.к. необнаруженные  дела могут быть неправильно  подложены;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

 

Оформление результатов розыска дел

5.5.13. Найденные  в итоге розыска дела подкладываются  на места, а в соответствующей  карточке учета необнаруженных  дел делается запись "Найдено  и подложено в фонд". Запись  подписывается сделавшим ее работником с указанием должности и даты записи.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке.

В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

5.5.14. Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

- акты о выделении  документов и дел к уничтожению;

- акты о необнаружении  дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 17);

- акты о неисправимых  повреждениях дел (Приложение 18);

- акты передачи дел  в другие ведомственные архивы  и организации.

5.5.15. На дела, пути  розыска которых исчерпаны, а  также на неисправимо поврежденные дела, заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются руководителем организации.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

5.5.16. По результатам  проверки наличия и состояния  дел необходимо принять меры, обеспечивающие физическое и  санитарно-гигиеническое состояние  документов (см. пп.5.4.1. и 5.4.2).

5.5.17. Проверка наличия  и состояния дел считается  завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные  документы проверяемого фонда  и представления соответствующих  сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

 

5.6. Определение состава, учет и хранение  особо ценных  
документов ГАФ СССР

 

Выявление особо ценных дел

5.6.1. Ведомственный архив по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива, источником комплектования которого он является, проводит выявление особо ценных документов ГАФ СССР. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;

- выявление дел по  описям;

- непосредственный просмотр  отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с государственным архивом. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, которые отражают основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".

5.6.2. На выявленные  дела, содержащие особо ценные  документы, составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации, в составе которой функционирует ведомственный архив.

После утверждения перечней все особо ценные дела подлежат учету.

 

Учет особо ценных дел

5.6.3. Учет особо  ценных дел в ведомственном  архиве ведется по всем основным  учетным документам архива, за  исключением книги учета поступления  и выбытия документов и дел  в ведомственный архив (см. п.8.2.2).

5.6.4. Главным учетным  документом особо ценных дел  является опись особо ценных  дел, которая составляется по  установленной форме (Приложение 19).