Основные правила работы ведомственных архивов

5.1.3. Строительство  специального здания ведомственного  архива может проводиться как  по типовым проектам зданий  государственных архивов, так и  по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

5.1.4. Специальные  помещения для ведомственного  архива должны предусматриваться  при строительстве административных  зданий для организаций, в структуре  которых действует ведомственный  архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

5.1.5. Оптимальные  условия хранения документов  и работы с ними предусматривают  предоставление следующих помещений  для ведомственного архива:

- хранилище для хранения документов*(15);

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации  документов;

- помещения для работы  исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для  сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

5.1.6. Хранилища ведомственного  архива должны быть удалены  от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или  применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

5.1.7. Хранилища ведомственного  архива должны быть безопасными  в пожарном отношении, гарантированы  от затопления и иметь запасный  выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

5.1.8. Наружные двери  помещения ведомственного архива  должны быть обиты металлическим  листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются  или пломбируются. Печать или  пломбир хранят вместе с ключами  у дежурного по организации  или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

5.1.9. Помещение ведомственного  архива до размещения в нем  документов принимается комиссией, которая назначается руководителем  организации. В комиссию должны  входить представители структурного  подразделения, в состав которого  входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно-эпидемиологической станции.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

 

Электро- и противопожарное оборудование

5.1.10. В помещениях  хранилищ ведомственного архива  прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в  газовых трубах. Осветительная арматура  применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные  устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

5.1.11. По пожарной  опасности помещения архивов  относятся к категории "В". Хранилища  должны размещаться в зданиях  не ниже второй степени огнестойкости.

5.1.12. Основным противопожарным  оборудованием архивов являются  углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

5.1.13. Хранилища  и помещения для работы с  документами должны быть оборудованы  пожарной сигнализацией.

5.1.14. В архиве  на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается:

- курение;

- применение электронагревательных приборов;

- хранение продуктов  питания, легковоспламеняющихся веществ  и взрывоопасных предметов.

 

Температурно-влажностный и световой режимы

5.1.15. Температурно-влажностный  режим хранения документов должен  соответствовать следующим данным:

─────────────────────────┬───────────────────────┬───────────────────────

    Виды документов      │Помещения  с регулируе- │Помещения  с  нерегули-

                         │мым климатом           │руемым климатом

                         ├────────────┬──────────┼────────────┬──────────

                         │температура,│влажность,│температура,│влажность,

                         │°С          │    %     │    °С      │    %

─────────────────────────┼────────────┼──────────┼────────────┼──────────

Документы на бумажной ос-│ +17 - +19  │  50-55   │  +14 - +20 │  45-60

нове                     │            │          │            │

                         │            │          │            │

Кинодокументы      (ч/б),│            │          │            │

страховые копии          │     +12    │  50+-5   │не выше +15 │  40-55

                         │            │          │            │

Фотодокументы            │ +15 - +20  │  40-50   │+15 - +25   │  30-60

                         │            │          │            │

Фонодокументы            │ +18+-2     │  60+- 5  │не выше +20 │  40-70

─────────────────────────┴────────────┴──────────┴────────────┴──────────

5.1.16. В целях  улучшения режима хранения в  помещениях хранилищ с нерегулируемым  климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

5.1.17. Температурно-влажностный  режим хранения документов контролируется  путем измерения климатических  параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 7). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

5.1.18. Установка  контрольных измерительных приборов  производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4+-0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

5.1.19. Температуру  и влажность воздуха в закрытых  шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

5.1.20. Освещение  в хранилищах может быть естественным  и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается:

- хранением документов  в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

- применением на окнах  светорассеивателей, защитных фильтров  и т.п.

5.1.21. В качестве  источников искусственного освещения  применяются лампы накаливания  в закрытых плафонах с гладкой  наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

5.1.22. Защита документов  от разрушающего действия естественного  и искусственного света должна  предусматриваться не только  в хранилищах, но и во всех  помещениях при любых видах работ.

 

Санитарно-гигиенический режим

5.1.23. Помещения  архива должны содержаться в  образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления  плесени, насекомых, грызунов и накопления  пыли (не более 0,15 мг/м3).

5.1.24. Для защиты  документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально  возможную герметичность помещения  хранилищ и оборудовать их  установками, очищающими воздух  от пыли и вредных газообразных  примесей;

- не реже одного раза  в год проводить обеспыливание  коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;

- проводить систематическую  влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц  протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;

- следить за состоянием  дощатых полов, чтобы они не  имели щелей и были окрашены  масляной краской;

- периодически проветривать  помещения хранилища. Вопрос о  целесообразности проветривания  решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

5.1.25. При обнаружении  в хранилищах насекомых или  грызунов немедленно принимаются  меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются  и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д., необходима дезинсекция всего хранилища.

5.1.26. При обнаружении  в хранилищах документов и  коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).

5.1.27. Для проведения  санитарно-гигиенических работ в  хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одно раза в месяц).

 

Оборудование архива

5.1.28. Хранилища  должны быть оборудованы стационарными  стеллажами с соблюдением установленного  для архива порядка их размещения:

- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;

- ширина проходов между  стеллажами - 75 см;

- расстояние между стеной  и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

- расстояние между полками  по высоте - 40 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- расстояние от пола  до нижней полки стеллажа - не  менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.