Основные правила работы ведомственных архивов

- участие в подготовке  и рассмотрении проектов нормативных  документов и методических пособий  по вопросам организации документов  в делопроизводстве, экспертизе  ценности документов и отбору  их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

- рассмотрение перечней  особо ценных дел описей особо  ценных дел;

- методическое руководство  и контроль за деятельностью  ЭК структурных подразделений  и ЭК подведомственных организаций*(8);

- организация и проведение  совместно со службой делопроизводства  и ведомственным архивом мероприятий  по повышению квалификации членов  ЭК структурных подразделений  и ЭК подведомственных организаций*(8).

3.2.7. В своей работе  ЦЭК (ЭК) организации руководствуется Положением о Государственном архивном фонде СССР, требованиями ЕГСД, приказами и указаниями Главархива СССР, нормативно-методическими документами других учреждений государственной архивной службы, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, положениями о ЦЭК (ЭК).

При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности отдельных категорий документов привлекаются в качестве консультантов работники соответствующих учреждений государственной архивной службы СССР, а также специалисты из других организаций.

 

Организация работы ЦЭК (ЭК)

3.2.8. Экспертная  комиссия создается приказом  руководителя организации (структурного  подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив), а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК организации, по согласованию с соответствующим государственным архивом, может включаться его представитель.

Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из руководящих работников организации.

3.2.9. ЦЭК (ЭК) проводит  заседания в соответствии с  планами работы, утверждаемыми руководителем  организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в  год. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются  большинством голосов. Заседания  экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

3.2.10. Протоколы  ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

- об одобрении описей  на дела постоянного хранения  и по личному составу;

- об одобрении проектов  типовых и примерных номенклатур  дел;

- об изменении сроков  хранения документов, установленных  типовыми и ведомственными перечнями  документов с указанием сроков  их хранения, типовыми и примерными  номенклатурами дел;

- об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР.

Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

 

3.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

 

Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

3.3.1. Экспертиза  ценности документов постоянного  и временного хранения осуществляется  в делопроизводстве организации  ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) организации и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

3.3.2. При проведении  экспертизы ценности документов  в структурных подразделениях  осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3.3.3. Отбор документов  постоянного хранения проводится  на основании ведомственного (а  при его отсутствии - типового) перечня  документов с указанием сроков  их хранения и номенклатуры  дел организации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики*(9), неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК"*(10) подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

3.3.4. Одновременно  с отбором документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в ведомственный  архив в структурных подразделениях  проводится отбор дел и документов  временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

 

Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

3.3.5. Ведомственный  архив проводит экспертизу ценности  документов при отборе их на  государственное хранение под  непосредственным методическим  руководством соответствующего  государственного архива.

3.3.6. При проведении  экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно-методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

3.3.7. Проведение  экспертизы ценности в ведомственном  архиве базируется на анализе  состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно-распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению*(11). Состав дублетных документов, оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим государственным архивом.

3.3.8. При проведении  экспертизы ценности документов  в ведомственном архиве уточняется  также характер повторения содержащейся  в них информации в других  документах; вид, форма и полнота  повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

3.3.9. В случае  обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.

Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы делопроизводства организации о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения руководителей структурных подразделений, как правило, в форме приказа или указания руководителя организации.

 

3.4. Оформление результатов экспертизы  ценности документов

 

3.4.1. По результатам  экспертизы ценности документов  в организации составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу, а также акты о выделении  дел к уничтожению. Оформление и описание дел производится в соответствии с требованиями разделов 4 и 7 настоящих Правил.

3.4.2. Отбор документов  за соответствующий период к  уничтожению и составление акта  о выделении их к уничтожению (Приложение 3) производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

3.4.3. Дела включаются  в акт о выделении их к  уничтожению, если предусмотренный  для них срок хранения истек  к 1 января года, в котором составлен  акт. Например, дела с трехлетним  сроком хранения, законченные делопроизводством  в 1976 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1980 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 1982 года.

3.4.4. Акт о выделении  к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

3.4.5. Учреждения  государственной архивной службы  СССР проверяют правильность  отбора документов на государственное  хранение и при необходимости  имеют право потребовать включить  в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

3.4.6. Организация, в  процессе деятельности которой  не создаются документы, подлежащие  передаче на государственное  хранение, составляет акты о выделении  к уничтожению документов, не  подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения, только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с требованиями настоящих Правил.

3.4.7. Дела, предназначенные  для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или ведомственного архива в конторы Главного управления "Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.

 

Раздел 4. Подготовка и передача дел в ведомственный архив

 

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и настоящих Правил.

 

4.1. Оформление дел

 

4.1.1. Оформление  дел проводится работниками службы  делопроизводства организации и  структурных подразделений, в ведении  которых находились заведение  и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

 

Полное или частичное оформление дел

4.1.2. В зависимости  от сроков хранения проводится  полное или частичное оформление  дел.