Основные правила работы ведомственных архивов

К документам ГАФ СССР относятся акты законодательства, управленческая, научно-техническая, картографическая, телеметрическая, машиночитаемая документация; кинофильмы, фотоснимки, звуко- и видеозаписи; научные, художественные, литературные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписка и иные категории документов.

В состав ГАФ СССР входит также создаваемый организациями страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР.

Для хранения документов ГАФ СССР и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки документов ГАФ СССР к передаче на государственное хранение организации образуют ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Правовой основой для создания ведомственных архивов является постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274.

Если в штатное расписание организации не введена должность заведующего архивом, то приказом руководителя организации из числа ее работников назначается лицо, ответственное за архив.

Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомственных архивах до передачи их на государственное хранение установлены Положением о ГАФ СССР (см. п.13.1.).

 

1.1. Виды ведомственных архивов

 

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов ГАФ СССР могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы только данной организации. В организациях, в процессе деятельности которых создаются кинофотофонодокументы, научно-техническая и машиночитаемая документация, могут создаваться, кроме архива управленческой документации, специальные архивы для хранения научно-технической документации (отделы, бюро, службы), для хранения кинофотофонодокументов (фильмотеки, фототеки, фонотеки) и архивы для хранения машиночитаемой документации (архивы вычислительных центров);

центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

 

1.2. Главные задачи ведомственного  архива

 

Главными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива  документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора  и использования документов, хранящихся  в архиве, а также подготовка  и передача документов ГАФ  СССР на государственное хранение, в соответствии с требованиями, установленными Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы;

- осуществление методического  руководства и проверок состояния  организации документов в делопроизводстве  организации, а также архивного  дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

 

1.3. Основные функции ведомственного  архива

 

1.3.1. Ведомственный  архив в целях выполнения своих  главных задач осуществляет следующие  основные функции: принимает на  хранение в соответствии с  порядком, установленным пп.4.3.1. - 4.3.6. настоящих Правил, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения.

В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или междуведомственный архивы составляют и ведут списки организаций источников комплектования. Список, одобренный ЦЭК (ЭК) организации и согласованный с ЭПК соответствующего архивного учреждения, утверждается руководителем организации.

1.3.2. Учитывает и  обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов.

1.3.3. Осуществляет  фондирование принятых в архив  дел и документов.

1.3.4. Составляет  научно-справочный аппарат к хранящимся  в архиве документам с учетом  его преемственности с научно-справочным  аппаратом к документам, переданным в государственный архив.

1.3.5. Проводит экспертизу  ценности документов, хранящихся  в архиве, ежегодно представляет  на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации  годовые разделы сводных описей  дел, подлежащих хранению, и акты  на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов.

1.3.6. Подготавливает  и в установленном настоящими Правилами порядке (см. разд.13) передает на государственное хранение документы ГАФ СССР и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР. В этих целях:

1.3.6.1. Осуществляет  или организует ежегодное составление  и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

1.3.6.2. Осуществляет  по согласованию с соответствующим  государственным архивом выявление  и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

1.3.6.3. Оказывает  методическую и практическую  помощь службе делопроизводства  организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.

1.3.7. Представляет  ежегодно по утвержденным ЦСУ  СССР формам в соответствующий  государственный архив сведения  о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

1.3.8. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:

1.3.8.1. Информирует  руководство и работников организации  о составе и содержании документов  архива, по поручению руководства  организации осуществляет выявление  документов;

1.3.8.2. Выдает в  установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале;

1.3.8.3. Исполняет  запросы организаций и заявления  граждан СССР по вопросам социально-правового  характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

1.3.8.4. Ведет учет  использования документов, хранящихся в архиве.

1.3.9. Осуществляет  проверку сохранности, правильности  формирования и оформления дел  в делопроизводстве организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или  междуведомственный архивы осуществляют  также проверки в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях).

1.3.10. Участвует  в разработке нормативно-методических  документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному  делу и организации документов  в делопроизводстве.

1.3.11. Участвует  в проведении мероприятий по  повышению квалификации работников  архива и службы делопроизводства  организации (центральный (центральный  отраслевой), объединенный ведомственный  или междуведомственный архивы  проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

1.3.12. Центральный (центральный  отраслевой) архив участвует в  организации и осуществлении  ведомственного контроля за работой  архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы);

вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе).

1.3.13. Ведомственному  архиву для выполнения его  задач и функций предоставляется право:

1.3.13.1. Давать в  установленном порядке указания  структурным подразделениям организации  и архивам соответствующих подведомственных  организаций по вопросам, входящим  в компетенцию архива;

1.3.13.2. Запрашивать  от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

 

Раздел 2. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел

 

Ведомственный архив в целях качественного комплектования документами ГАФ СССР контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе делопроизводства.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Единой государственной системой делопроизводства, нормативно-методическими документами Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы, а также соответствующими ведомственными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

 

2.1. Основные требования к составлению  номенклатур дел

 

2.1.1. Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

2.1.2. Ответственность  за составление номенклатур дел  возлагается на службу делопроизводства организации.

Виды номенклатур дел

2.1.3. Составляются  номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

2.1.4. Конкретная  номенклатура дел - это систематизированный  перечень конкретных заголовков  дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

2.1.5. Типовая и  примерная номенклатуры дел являются  систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

2.1.5.1. Типовая номенклатура  дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

2.1.5.2. Примерная  номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

2.1.5.3. Типовая и  примерная номенклатуры дел разрабатываются  службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть  однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.