Основные правила работы ведомственных архивов

4.1.3. Полному оформлению  подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет  дела*(12);

- нумерацию листов в  деле;

- составление заверительной  надписи дела (Приложение 4);

- составление, в необходимых  случаях (см. п.4.1.21), внутренней описи документов дела (Приложение 5);

- внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 

Подшивка (переплет) дела

4.1.4. Документы, составляющие  дело, подшиваются на четыре прокола  в твердую обложку из картона  или переплетаются с учетом  возможности свободного чтения  текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.1.5. Дела постоянного  хранения, состоящие из документов  особой научно-исторической, художественной  и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

4.1.6. При наличии  в деле отдельных особо ценных  документов, а также невостребованных  личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

4.1.7. В конце каждого  дела подшиваются чистые бланки  форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях (см. п.4.1.21.) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

 

Нумерация листов дела

4.1.8. В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4.1.9. Листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому  или части отдельно.

4.1.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные  и специфические документы, представляющие  самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне  в левом верхнем углу.

4.1.11. Сложенный  лист разворачивается и нумеруется  в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

4.1.12. Лист с наглухо  наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

4.1.13. Подшитые в  дело конверты с вложениями  нумеруются; при этом вначале  нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.1.14. Подшитые в  дело документы с собственной  нумерацией листов (включая печатные  издания) могут нумероваться в  общем порядке или сохранять  собственную нумерацию, если она  соответствует порядковому расположению листов в деле.

4.1.15. В случаях  обнаружения большого числа ошибок  в нумерации листов дела в  делопроизводстве проводится их  перенумерация. При перенумерации  листов старые номера зачеркиваются  одной наклонной чертой и рядом  ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их ведомственным архивом к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

 

Составление заверительной надписи дела

4.1.16. Для учета  количества листов в деле и  фиксации особенностей их нумерации  составляется заверительная надпись дела.

4.1.17. Заверительная  надпись составляется в деле  на отдельном листе-заверителе  дела, в книгах на оборотной  стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном  чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (Приложение 4). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

4.1.18. В заверительной  надписи дела указывается цифрами  и прописью количество пронумерованных  листов дела и отдельно, через  знак "+" (плюс), количество листов  внутренней описи (при ее наличии).

4.1.19. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров  листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными  фотографиями, документами, вырезками  из газет;

- номера крупноформатных  листов;

- номера конвертов с  вложениями и количество вложенных  в них листов.

4.1.20. Заверительная  надпись подписывается ее составителем  с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

 

Составление внутренней описи документов дела

4.1.21. Для учета  документов определенных категорий  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

4.1.22. Внутренняя  опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 5), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4.1.23. При изменении  состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

 

Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

4.1.24. Обложка дела  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

- наименование организации  и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного  подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной  описи дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам  дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в  деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

4.1.25. На обложке  дел постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного  архива, в который они будут  переданы, кодов государственного  архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного учреждения (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем организации.

4.1.26. При оформлении  обложки дел наименование организации  указывается полностью, в именительном  падеже, с указанием полного наименования  организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

Пример: Главное архивное управление при Совете Министров СССР (Главархив СССР)

Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Главархива СССР.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

4.1.27. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Пример: Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 1990 года.

Том. 1. Промышленность.

Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 1990 года.

Том 2. Сельское хозяйство.

4.1.28. В заголовках  дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Пример: Приказы с N 1 по N 125 Института по основной деятельности за 1985 год. Копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

 

Дата дела

4.1.29. На обложке  дела обязательно указывается  дата дела - год(ы) заведения и  окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы).

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

4.1.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую  и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой  точная датировка имеет важное  значение, а также для дел, состоящих  из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

4.1.31. Если делом  является журнал приказов, распоряжений  и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

4.1.32. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если  они утверждаются) или составления  первого и последнего протокола, составляющих дело.