Основные правила работы ведомственных архивов

4.1.33. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

4.1.34. При обозначении  даты документа сначала указывается  число, затем месяц и год. Число  и год обозначаются арабскими  цифрами, название месяца пишется словами.

Пример: 9 мая 1945 года.

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, в том случае если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Пример: 09.05.45.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Пример: [не ранее 1961 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1940 г.]; [не ранее 25] июня 1958 г.; 15 [января] 1964 г.; 16 августа [1980 г.]; [22 сентября 1952 г.?].

4.1.35. Обязательными  реквизитами обложки дела является  указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.

 

4.2. Составление и оформление описей  дел 
в делопроизводстве организации

 

4.2.1. На все завершенные  в делопроизводстве организации  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД и подразделов 2.2. и 4.1. настоящих Правил, составляются описи дел.

4.2.2. Опись дел  - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

4.2.3. Описи составляются  отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу  и иные однотипные дела;

- на дела, состоящие из  специфических, характерных только  для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные  и следственные дела, научные  отчеты по темам и т.п.);

- служебные ведомственные  издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

 

Составление описи дел структурного подразделения

4.2.4. В делопроизводстве  описи указанных категорий дел  составляются на дела каждого  структурного подразделения организации  (в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации*(13), заведенные в каждом календарном году или за выборный срок (на дела общественных организаций и выборных органов).

Примечание. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с ведомственным архивом на них может составляться одна опись (внутри же дела располагаются по годам их заведения).

4.2.5. Описи дел  структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству организации, работниками службы делопроизводства организации или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством ведомственного архива.

4.2.6. Описи дел  структурных подразделений составляются  по установленной форме (Приложение 6) и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описей дел структурных подразделений министерств и ведомств СССР, которые представляют в ведомственный архив описи дел через 2 года.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

4.2.7. Перед внесением  заголовков дел в описи проверяются  качество формирования и оформления  дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству  заведенных дел по номенклатуре  дел организации.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по их розыску*(14). Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в ведомственный архив.

4.2.8. Описательная  статья описи дел структурного  подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его  заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в  деле (томе, части);

- срок хранения дела.

4.2.9. При составлении  описи дел структурного подразделения  необходимо соблюдать следующие  требования:

- каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером. Если дело  состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- систематизация дел  в описи и присвоение номера  описи структурного подразделения  устанавливается ведомственным  архивом.

Как правило, систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Так, описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения N 5, числящихся по номенклатуре и заведенных в 1981 г., будут иметь номера: 5п-81, 5в-81 и 5 л/с-81;

- графы описи заполняются  в точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на  обложку дела;

- при внесении в опись  подряд дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок об  особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.

 

Оформление описи дел структурного подразделения

4.2.10. В конце  описи вслед за последней описательной  статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

4.2.11. Опись дел  структурного подразделения подписывается  составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК), опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

4.2.12. Опись дел  структурного подразделения организации  составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и одобрена.

4.2.13. На обложках  дел, внесенных в опись структурного  подразделения, по согласованию  с ведомственным архивом, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

4.2.14. Описи структурных  подразделений служат основой  для составления годового раздела  сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается  на ведомственный архив (лицо, ответственное за архив).

 

4.3. Передача дел в ведомственный  архив

 

4.3.1. В ведомственный  архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу. Их передача  производится только по описям.

4.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (см. подраздел 3.3.). Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива или по описям или по номенклатурам дел.

4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации (см. п.12.3.1.).

4.3.4. В период  подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче  в ведомственный архив сотрудником  архива предварительно проверяется  правильность их формирования, оформления  и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (см. п.4.2.7.).

4.3.5. Прием каждого  дела производится заведующим (специальным  сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в  присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

4.3.6. Дела в ведомственный  архив доставляются сотрудниками  структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в ведомственный архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

 

Раздел 5. Обеспечение сохранности документов ведомственного архива

 

Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных  условий хранения документов;

- размещение документов  в хранилищах и их топографирование;

- соблюдение порядка  выдачи дел из архива;

- учет документов (см. разд.8), проверка их наличия и состояния;

- определение состава  особо ценных документов и  создание на них страхового  фонда;

- обеспечение физико-химической  сохранности документов.

 

5.1. Создание оптимальных условий  хранения документов

 

5.1.1. Оптимальные  условия хранения документов  обеспечиваются:

- предоставлением для  ведомственного архива помещения  и проведением планово-предупредительного  ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального  оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

- созданием оптимального  температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

 

Требования к помещению архива

5.1.2. В соответствии  с объемом и составом хранящихся  дел ведомственному архиву предоставляется  отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.